Struktura menu pro evidenci a pořízení smluv se skládá:
1.menu Smlouvy, které je úplně nahoře a zde vidíte všechny smlouvy všech typů smluv.
2.jednotlivé menu pod nejvyšším menu Smlouvy jsou členěna přesně podle číselníku Typy smluv a zde vidíte a pořizujete smlouvy jen pro konkrétní typ smlouvy.
Ještě pár slov k záložkám v přehledu smluv, tedy záložky Smlouvy a Dokumenty:
Na záložce Smlouvy najdete přehled smluv a na záložce Dokumenty najdete všechny dokumenty těch smluv, které jste si vyfiltrovali na záložce Smlouvy.
Pořízení smlouvy
V levém menu vyberte typ smlouvy, který potřebujete pořídit a stiskněte tlačítko Nový.
Pokud máte napojení na Spisovou službu (Parametry / Základní), tak se nabízí dvě akce Nový ručně a Nový ze Spisové služby.
Pokud nemáte napojení na Spisovou službu, tak se otevře průvodce pro ruční pořízení smlouvy.
Průvodce pro ruční pořízení smlouvy
Číslo smlouvy - Přidělit z číselné řady
Pokud potřebujete, aby program sám přidělil první volné číslo smlouvy, vyberte typ číslování z číselníku Číselné řady pro čísla smluv. Po pořízení a uložení nové smlouvy dojde k přidělení čísla a zvýšení čítače pro tento rok (Číselníky / Číselné řady pro čísla smluv / Detail / Období a číslování / Pořadové číslo - nastavení čítače).
Nabízí se zde ty číselné řady, které mají nastavený tento typ smlouvy (Číselníky / Číselné řady pro čísla smluv / Detail / Typy smluv).
Jak si připravit a nastavit číslování smluv najdete v kapitole Číselné řady pro čísla smluv.
Číslo smlouvy - Vlastní číslo smlouvy
Pokud víte číslo smlouvy pro smlouvu, kterou chcete pořídit, vyplňte ho zde.
Nový ze Spisové služby
Tato akce slouží pro pořízení nové smlouvy tak, že se převezme vše co se dá z dokumentu a komponenty uložené ve Spisové službě KEO4.
Hledat dokument
- JID můžete buď ručně zadat, případně načíst čtečkou čárového kódu,
- nebo můžete použít našeptávač - stačí napsat Věc, Číslo jednací nebo JID,
- nebo kliknout na tlačítko se třemi tečkami ... a vybrat dokument ze Spisové služby.
Podmínky pro výběr dokumentu:
•Dokument musí být typ "přijatý" nebo "vlastní".
•Když jsem vlastník dokumentu, tak musí mít stav "Vyřízený" nebo "Vyřizovaný".
•Když nejsem vlastník, ale mám na dokument oprávnění (např. k nahlédnutí), tak může mít dokument libovolný stav,
•Pokud máte v číselníku Typy smluv vyplněný údaj KEO4 Spisová služba - typ dokumentu, budou se nabízet jen dokumenty s odpovídajícím typem dokumentu.
Po výběru dokumentu (JID), se otevře průvodce pro pořízení smlouvy, kde vyberte způsob přidělení čísla smlouvy pro novou smlouvu (přidělit nové číslo z číselné řady nebo vyplnit vlastní číslo smlouvy).
Dále vyplňte údaje Předmět smlouvy, Počátek a konec platnosti (příp. smlouvu na dobu neurčitou).
Následuje formulář Výběr smluvních stran. Zde si můžete vybrat, zda chcete, aby se vám doplnil jako smluvní strana "Adresát" nebo "Odesílatel" přímo z dokumentu ze spisové služby.
Nedoplňovat žádnou smluvní stranu - smluvní strany si vyplníte ručně
Doplnit do smluvní strany 1 - program doplní jako smluvní stranu 1 "Adresát" nebo "Odesílatel" z dokumentu ze spisové služby.
Doplnit do smluvní strany 2 - program doplní jako smluvní stranu 2 "Adresát" nebo "Odesílatel" z dokumentu ze spisové služby.
Nakonec se zobrazí formulář nově pořízené smlouvy s převzatou komponentou (dokumentem) ze Spisové služby.
Záložka Smlouvy / Detail - záložka Základní údaje
Údaj |
Popis |
Typ smlouvy |
|
Částka |
|
Číslo smlouvy |
Vyplní se podle masky a nastavení v číselníku Typy smluv. |
Původní číslo smlouvy |
|
Předmět smlouvy |
|
Počátek platnosti |
|
Konec platnosti |
|
Smlouva na dobu neurčitou |
|
Upozornit na konec platnosti smlouvy X dnů předem |
Vyplňte v případě, pokud chcete kontrolovat konec platnosti smlouvy - X dnů předem. Tento údaj se při pořízení předvyplňuje podle nastavení v číselníku Typy smluv a lze přepsat. |
Výpovědní doba (v měsících) |
|
Smluvní strana 1 |
Výběr existujícího subjektua) Subjekt můžete vyhledat psaním názvu, program našeptává průběžné výsledky. b) Nebo stiskněte tlačítko se třemi tečkami ... a otevře se okno se seznamem subjektů. Rychlý filtr Hledat - napište hledaný výraz, program hledá v těchto údajích: jméno, příjmení, název organizace, útvar, IČO, obec, část obce, ulice, č. d. nebo č. o. Program hledá i část výrazu v uvedených sloupcích (např. "nov" vyhledá všechny Nováky).
Pořízení nového subjektuStiskněte tlačítko se třemi tečkami ... a otevře se okno se seznamem subjektů, kde stiskněte tlačítko Nový. Více v kapitole Subjekty. |
Smluvní strana 2 |
Stejně jako u Smluvní strana 1. |
Umístění |
Výběr z číselníku Umístění. |
Datum schválení |
|
Číslo usnesení |
|
Schvalující orgán |
|
Poznámka |
|
Dokumenty |
Na záložce Dokumenty je seznam dokumentů (souborů) připojených ke smlouvě. Při tisku smlouvy se dokument dostane do tohoto seznamu ihned po tisku. Další dokumenty, jako je třeba naskenovaný originál smlouvy, obrázky nebo jiná dokumentace, můžete připojit pomocí tlačítka Nový. Přidělit číslo jednacíTlačítko Přidělit číslo jednací se zobrazí v případě, že máte zapnutý parametr Napojení na KEO4 Spisovou službu. Program se podívá na nastavení parametrů KEO4 Spisová služba a přidělí číslo jednací (založí dokument do spisové služby).
|
Vazby |
Můžete si smlouvu propojit s jinou smlouvou. Vazba = odkaz na jinou smlouvu, jejíž detail si můžete rovnou vyvolat. Pokud máte dodatek uložený jako samostatnou smlouvu (s vlastním číslem), můžete si smlouvy s dodatky takto propojit. Vazeb je možné pořídit i více. |
Záložka Smlouvy / Detail - záložka Doplňující údaje
Zde se zobrazí ty údaje, které jste si nastavili v číselníku Typy smluv na záložce Karta smlouvy - doplňující údaje.
Záložka Smlouvy / Vytvořit kopii
Tuto akci můžete použít, pokud potřebujete vytvořit novou smlouvu zkopírovanou z nějaké již pořízení.
Můžete zadat údaje, které se budou od původní smlouvy lišit: počátek platnosti smlouvy a číslo smlouvy (program přidělí číslo smlouvy z daného ročníku, případně sám nový ročník založí).
Záložka Smlouvy / Hromadná změna
Označte smlouvy, u kterých chcete provést hromadnou změnu a stiskněte tlačítko v nástrojové liště Hromadná změna.
Záložka Dokumenty
Na této záložce uvidíte veškeré uložené dokumenty smluv vyfiltrovaných na záložce Smlouvy. Uloženým dokumentům můžete přidělit číslo jednací nebo je vypravit do Spisové služby.