Údržba jmenného rejstříku > Slučování duplicitních subjektů

Nalezené duplicitní subjekty je možné sloučit do vybraného subjektu.

Tato funkce je přístupná pouze uživateli s právem "správa jmenného rejstříku" (JASADR011).

Sloučit pod jiný subjekt lze pouze subjekt, který není přihlášený k notifikacím.

Ruční sloučení subjektů

Slučovat subjekty můžete ručně přímo v nabídce Subjekty. Vyfiltrujte si, zaškrtněte a vyberte z nabídky Akce / Sloučit subjekty.

Vyhodnocení duplicit programem

Program automaticky vyhodnocuje duplicity subjektů a v případě duplicity se v horní části modulu zobrazí žlutý proužek.

Automatické vyhodnocení duplicit můžete také zobrazit v nabídce Údržba jmenného rejstříku / Kontrola duplicit.

•Zobrazí se okno s přehledem duplicit.

•Dvojklikem nebo tlačítkem Detail se pro každou nalezenou duplicitu zobrazí přehled duplicitních záznamů:

•Je třeba vybrat (zaškrtnout) subjekt, který má být zachován, a stisknout tlačítko:

oSloučit a přidat jako novou doručovací adresu - subjekt, který zaškrtnete, tak zůstane zachovaný a ostatní subjekty budou zrušeny a záznamy, které na ně byly navázané (dokumenty, spisy...) se přepnou na subjekt, který zůstal zachován. Navíc se k subjektu, který zůstal zachován přidají adresy ze zrušených subjektů jako doručovací adresy.

oSloučit - subjekt, který zaškrtnete, tak zůstane zachovaný a ostatní subjekty budou zrušeny a záznamy, které na ně byly navázané (dokumenty, spisy...) se přepnou na subjekt, který zůstal zachován.

•Vyjmout z výběru - pokud program vyhodnotil tuto duplicitu chybně, můžete ji ručně vyjmout z výběru; po sloučení ostatních duplicit zůstane ta vyjmutá zachována.

Detail subjektu po sloučení

V detailu subjektu, který vznikl sloučením více záznamů, je k dispozici záložka Sloučené subjekty. Zde se zobrazí záznamy, které byly do tohoto subjektu sloučeny.

Na záložce Sloučené subjekty lze využít akci Vytvořit ze sloučeného subjektu nový kontakt na to, aby mohly být převzaty z vybraného sloučeného subjektu do kontaktů tyto údaje: název, adresa a spojení na datovou schránku.

V případě potřeby je možné sloučené záznamy zpětně rozdělit tlačítkem Vyřadit ze sloučených. Myslete na to, že po vyřazení ze sloučených zůstanou vložené kontakty, spojení a doručovací adresy u subjektu, ze kterého bylo vyřazováno. Pokud bude potřeba, lze tyto údaje ručně smazat.