<< Zobrazit obsah >> Navigace:  »Žádné kapitoly před« Digitalizace účetnictví

Modul KEO4 Účetnictví umožňuje vést účetnictví v elektronické podobě. Systém podporuje evidenci účetních dokladů, jejich schvalování, elektronické podepisování i dlouhodobou archivaci. Díky propojení jednotlivých modulů lze celý proces zpracování dokladů provádět bez tisku dokumentů a jejich fyzického oběhu.

Evidence účetních dokladů

V modulu KEO4 Účetnictví můžete evidovat všechny běžné účetní doklady, například faktury, objednávky, přísliby nebo příkazy k úhradě.

Ke každému dokladu lze připojit elektronické přílohy. Dokumenty jsou uloženy přímo v systému, jsou snadno dohledatelné a připravené pro další zpracování.

Schvalování dokladů

Schvalování dokumentů probíhá prostřednictvím modulu KEO4 Podpisová kniha, který umožňuje nastavit a řídit schvalovací procesy v rámci předběžné řídicí kontroly před vznikem i po vzniku závazku nebo pohledávky.

Řešení odpovídá požadavkům zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, a je připraveno také na novou právní úpravu účinnou od 1. 1. 2027 podle zákona č. 231/2025 Sb., o řízení a kontrole veřejných financí.

Schvalovatelé mohou dokumenty schvalovat elektronicky, včetně připojení elektronického nebo viditelného podpisu. Každý krok schvalovacího procesu je zaznamenán, což umožňuje zpětné dohledání průběhu schvalování.

Postup schválení dokladu

Schválení účetního dokladu probíhá v několika krocích:

1.V modulu KEO4 Účetnictví vytvořte účetní doklad (například objednávku, příslib nebo příkaz k úhradě).

2.V detailu dokladu vytvořte žádost o schválení.

3.Odešlete žádost určeným schvalovatelům.

4.Schvalovatelé dokument posoudí a v případě schválení jej elektronicky podepíší v modulu KEO4 Podpisová kniha.

5.Schválený dokument se automaticky uloží k příslušnému dokladu.

6.V případě potřeby můžete dokument odeslat do KEO4 Spisové služby.

Archivace dokumentů

Propojení s modulem KEO4 Spisová služba umožňuje dlouhodobou archivaci schválených dokumentů v souladu s legislativními požadavky. Archivované dokumenty zůstávají bezpečně uloženy a jsou kdykoliv dostupné pro vyhledání nebo kontrolu.

Přínosy elektronického zpracování

Elektronické zpracování účetních dokladů v systému KEO4 přináší zejména:

•vedení účetních dokladů v elektronické podobě,

•omezení tisku a fyzického oběhu dokumentů,

•jednotný proces evidence, schvalování a archivace,

•dohledatelnost všech kroků schvalovacího procesu,

•dlouhodobou archivaci dokumentů prostřednictvím KEO4 Spisové služby,

•podporu legislativních požadavků na finanční kontrolu a řízení veřejných financí.