|
<< Zobrazit obsah >> Navigace: Dokumenty přijaté k vyřízení > Založení nového spisu z dokumentu |
Pokud dokument ještě nebyl vložen do spisu, je možné přímo z jeho detailu založit nový spis. Do tohoto spisu pak bude dokument automaticky vložen.
Spis se založí v detailu přijatého dokumentu pomocí tlačítka Akce - Založit spis.
V dalším kroku je třeba vybrat, jestli má být založen spis priorovaný anebo sběrný arch (sběrný arch připadá v úvahu pouze v případě, že byly sběrné archy povoleny ve společných parametrech SSL).
Pokud dokument nemá přiřazeno číslo jednací, program vyzve k jeho zadání.
Pokud nemá dokument přiřazenou věcnou skupinu, je uživatel vyzván k výběru věcné skupiny.
Otevře se formulář nového spisu. V něm budou vyplněné údaje:
| JID | - jednoznačný identifikátor, systém přiřadí automaticky |
| Vlastník | - uživatel, který spis založil |
| Spisová značka | - pomocné označení spisu, sloužící k jeho identifikaci - je odvozena z čísla jednacího dokumentu, ze kterého je spis zakládán. Lze upravit. |
| Název | - převzatý z věci dokumentu, lze přepsat |
| Zpracovatel | - uživatel, který spis založil - lze vybrat jiného |
| Věcná skupina | - dosazena dle výběru při zakládání spisu |
| Skartační znak/lhůta | - dosazeno dle přiřazené věcné skupiny |
| Forma | - forma spisu se nastaví "analogová" nebo "digitální" - v souladu s tím, z jakého dokumentu se spis zakládá. |
| check box Sběrný arch | - je zaškrtnutý, pokud bylo vybráno, že spis bude vedený formou sběrného archu. V opačném případě jde o spis priorovaný. |
| Vytvořeno | - datum založení spisu |
| Stav | - otevřený |
Dokument, ze kterého byl spis vytvořen, bude do spisu vložen jakožto dokument iniciační (zakládající) a bude v seznamu na záložce Vloženo do spisu tučným písmem.
Dle potřeby lze doplnit:
•Umístění
•Vyřídit do - datum, do kterého má být spis vyřízen,
•Popis a Poznámku,
•na záložce Křížové odkazy pomocí tlačítka Nový je možno přidat odkaz na jiný související spis nebo dokument. Mohou se zde zaznamenat všechny vazby k jiným dokumentům či spisům.
•na záložce Ostatní údaje:
- Klíčová slova,
- Bezpečnostní kategorie.
Dále dle potřeby je možné nastavit přístup ke spisu (jednotlivým uživatelům, organizačním jednotkám či pro všechny organizační jednotky a pracovní místa) pomocí tlačítka Nastavit přístup v horní liště detailu spisu.