|
<< Zobrazit obsah >> Navigace: »Žádné kapitoly před« Dokumenty přijaté k vyřízení |
Seznam dokumentů, které referent převzal z podatelny nebo od jiného referenta k vyřízení.
Při vstupu do nabídky jsou zobrazené všechny nevyřízené přijaté dokumenty. Jejich množství lze omezit pomocí filtru - zadáním data (nebo intervalu dat) v poli Vytvořeno.
Pro vyhledávání jsou zde k dispozici filtry Věc, JID, Čj./Spis. značka a Odesílatel/adresát.
Tlačítkem Detail nebo dvojklikem se otevře formulář detailu přijatého dokumentu.
V něm je možné doplnit nebo změnit některé údaje, např. Věc, Popis, Poznámka, Umístění, Č.j. původní, Spis. značka původní, Ze dne, Datum požadovaného vyřízení a hlavně doplnit věcnou skupinu či vložit dokument do spisu, případně typového spisu (pokud je používání typových spisů v parametrech povoleno).
•Jednotlivě vyřídit dokument na vědomí – tlačítko Vyřídit na vědomí - poté je potřeba vyplnit datum vyřízení dokumentu (při najetí kurzorem myši na kolonku data vyřízení se zobrazí minimální datum vyřízení.
•Předat jinému uživateli - tlačítko Předat.
•Ve speciálních případech i zde, v modulu Referent, je možné zaevidovat do spisové služby přijatý dokument - tlačítko Zaevidovat přijatý dokument.
•Hromadně zařadit do spisu - tlačítko Akce - Zařadit do spisu. Poté lze zařadit do existujícího spisu, nebo vytvořit nový spis pomocí tlačítko Nový.
•Hromadně doplnit věcnou skupinu - tlačítko Akce - Přiřadit věcnou skupinu.Věcnou skupinou je možné též upravit přímo na daném řádku - klikněte do něj a editujte.
•Hromadně doplnit nebo změnit druh dokumentu - tlačítko Akce - Přiřadit druh dokumentu. Druh dokumentu je možné též upravit přímo na daném řádku – klikněte do něj a editujte.
•Hromadně lze dát k nahlédnutí konkrétnímu pracovnímu místu/organizační jednotce - tlačítko K nahlédnutí,
• tlačítko Tisk s těmito možnostmi hromadného tisku:
- Vytisknout komponenty - přímý tisk komponent,
- Štítky s podacím razítkem - tisk štítků v podobě podacího razítka,
- Štítky s čárovým kódem - tisk štítků dokumentu s čárovým kódem.
•vyřídit - tlačítko Vyřídit,
•předat jinému uživateli - tlačítko Předat,
•lze z něj založit nový spis (a do tohoto spisu jej vložit) - tlačítko Akce - Založit spis,
•pokud je vložen do spisu, lze dokument přes tlačítko Akce - Vyřadit ze spisu - vloženo omylem nebo Vyjmout ze spisu,
•u nevyřízených dokumentů lze přes tlačítko Akce - Změnit číslo jednací dle vybrané masky, touto akcí se změní maska čísla jednací (na výběr jsou pouze masky podatelny), ale pořadové číslo dokumentu zůstane stejné,
•znepřístupnit (pouze analogové dokumenty, které ještě nemají č.j.) - tlačítko Akce - Znepřístupnění (storno),
•nastavit jako ztracený / zničený (pouze analogové dokumenty) - tlačítko Akce - Zničení/ztráta,
•lze z něj vytvořit kopii (pomocí tlačítka Akce - Vytvořit kopii v detailu přijatého dokumentu); kopie dostane nové číslo jednací,
•vyvěsit na úřední desce, resp. vytvořit žádost o vyvěšení na úřední desce - tlačítko Akce - Žádost o vyvěšení na úřední desce,
•ve formuláři přijatého dokumentu lze vytisknout jeho detail, a to buď samotný nebo včetně transakčního protokolu anebo lze vytisknout štítky dokumentu (např. s čárovým kódem) - tlačítko Tisk - volby Tisk detailu dokumentu, Tisk detailu dokumentu s transakčním protokolem a Štítky,
•zpřístupnit vybranému uživateli k nahlížení - tlačítko K nahlédnutí,
•je možné zobrazit přiložený soubor (komponentu), a to na záložce Komponenty, kliknutím na ikonku kancelářské sponky,
•komponenty, které nejsou ve výstupním datovém formátu, je možné převést do formátu PDF/A s doložkou opatřenou elektronickým podpisem a časovým razítkem dle §69a zákona č. 499/2004 Sb. - tlačítko Konverze do PDF/A - volba Konverze do PDF/A s doložkou,
•pokud má dokument doručený datovou zprávou nebo e-mailem více než jednu komponentu, je možné jej rozdělit na více dokumentů - tlačítko Rozdělit dokument.
Přehled všech příloh (komponent) daného přijatého dokumentu.
Kromě možnosti zobrazení komponenty (pomocí tlačítka s ikonkou sponky) anebo dvojkliku na dané komponentě jsou na této záložce tlačítka umožnující různé akce.
•Tlačítko Konverze
- Konverze z moci úřední do elektronické podoby (Konverze LE) - v případě analogového dokumentu je možné na komponentě provést autorizovanou konverzi z listinné do elektronické podoby.
| - | Konverze z moci úřední do listinné podoby (Konverze EL) - v případě digitálního dokumentu je možné provést autorizovanou konverzi z elektronické do listinné podoby. |
•Tlačítko Elektronický obraz (prostý sken)- možnost vytvořit elektronický obraz komponenty (u analogového dokumentu).
•Tlačítko Akce
- Export komponent - komponenty digitálního dokumentu je možné vyexportovat a uložit na disk počítače (jednotlivě i hromadně).
- Vytisknout komponenty - komponenty je možné vytisknout (jednotlivě i hromadně), a to bez nutnosti je nejdříve zobrazit.
- Ověřit datový formát - proběhne ověření datového formátu komponenty. Informace o identifikaci datového formátu dle databáze PRONOM, kterou spravuje Národní Archiv Velké Británie, jsou k dispozici v detailu komponenty, na záložce Datový formát. Na základě této identifikace provádíme validaci PDF/A formátu dle pdfVERA, který vznikl za podpory Evropské komise.
- Ověřit el. podpis - ověření el. podpisů probíhá automaticky na podatelně (ihned při zaevidování DZ a následně znovu po 24 hodinách, z důvodu možného zneplatnění podpisového certifikátu), ale zde je další možnost provést toto ověření. Informace o ověření elektronického podpisu jsou k dispozici v detailu komponenty, na záložce Ověření podpisu.
- Rozbalit kontejner - tato akce nahrazuje původní akci Rozbalit ZFO/FO a umožní rozbalit kontejnery nejen typu ZFO/FO, ale i další typy, jako je EML, ASiC, ISDOCKX, ZIP a PDF/A3. Po rozbalení se u dokumentu vytvoří nové komponenty. Původní kontejner zůstane zachován jako jedna z komponent.
Údaje zásilky, jejímž prostřednictvím byl dokument doručen.
Pomocí tlačítka Nový je možné vytvořit nové ztvárnění dokumentu (ztvárnění do výstupního datového formátu).
K dokumentu je možné přidat související subjekty - tedy subjekty, které jsou např. v dokumentu zmíněny. Standardně jsou na této záložce automaticky zobrazené subjekty ze zásilek.
K dokumentu lze přidat křížové odkazy na související dokumenty nebo spisy.
Informace o způsobu vyřízení dokumentu.
Je zde možné připojit "Vyřizující záznam", doplnit Obsah a Odůvodnění vyřízení anebo údaje o Nabytí právní moci a související právní normě. Vyplněný datum nabytí právní moci rozhodnutí program kontroluje a v případě, že dojde k jeho vypršení se zobrazí uživateli červeně, pokud je přidán sloupeček "Datum nabytí právní moci" v nabídce přijatých dokumentů.
U přijatého nevyřízeného dokumentu zde nejsou žádné informace. Po vyřízení se zde zobrazí Datum spouštěcí události, Skartační lhůta od roku a Skartační řízení.
Možnost doplnit Klíčová slova nebo Bezpečnostní kategorii.
Dále se zde vyplní údaje Pořadové číslo, čpd (číslo z podacího deníku) a Čítač masky čísla jednacího.
Záznamy o případném vyvěšení dokumentu na úřední desce.
Je zde možné použít tlačítko Tisk s nabídkami:
Potvrzení o vyvěšení dokumentu na úřední desce,
Potvrzení o vyvěšení dokumentu na úřední desce včetně času,
Vytisknout komponenty.
Tlačítkem Nový anebo Import souborů je zde možné připojit tzv. pracovní soubory, což jsou pouze pomocné soubory, nikoli komponenty dokumentu. Pracovní soubory může kromě vlastníka vložit i nahlížející do dokumentu. Pracovní soubory je možné editovat.
Tlačítkem Export souborů je možné je naopak uložit mimo spisovou službu.
Mohou se i vytisknout - tlačítkem Vytisknout soubory.
Jsou zde uvedeny všechny verze komponent dokumentu přijatého.
Jsou zde uvedeny všechny operace (změny) na dokumentu přijatém.
Tato nabídka je dostupná pouze na "Development" prostředí a jsou zde zapsaná data z externí aplikace. Možnost zrušit vazbu do externí aplikace pomocí tl. Zrušit vazbu do externí aplikace.
V případě, že jsou vytvořené další metadata v číselníku Entity, lze je vyplnit v detailu dokumentu na záložce Další metadata. Následně je možné dle těchto metadat vyhledávat, nastavovat do pohledu.