|
<< Zobrazit obsah >> Navigace: Dokumenty přijaté k vyřízení > Zaevidování přijatého dokumentu v modulu Referent |
Ve speciálních případech je možné přijatý dokument zaevidovat ručně i v modulu Referent.
Jde o případy, kdy má referent na starosti agendu, v rámci které osobně přijímá dokumenty (např. žádosti) od občanů a není pro něj přijatelné, aby je nosil na podatelnu k zaevidování (např. matrikářky). Nebo jde o případ, kdy je nutné zaevidovat přijaté dokumenty z náhradní evidence (například po povodni) nebo z listinné samostatné evidence dokumentů. A nebo případ, kdy byl referentovi doručen pracovní e-mail na osobní e-mailový účet a nyní potřebuje e-mail zaevidovat.
Takovému uživateli je možné přiřadit právo na evidenci dokumentů v modulu Referent (SSLJDR018).
V přijatých dokumentech pak může použít akci Zaevidovat přijatý dokument.
V rámci této akce lze zaevidovat přijatý dokument:
•Analogový dokument,
•E-mail ručně (Ruční zápis e-mailu, Ze souboru ".eml/.msg").
Stiskněte tl. Zaevidovat přijatý dokument a vyberte akci Analogový dokument. Nabídne se formulář pro vytvoření nové zásilky, kde nejdříve vyberte Odesílatele (přes našeptávač nebo přes tři tečky vybrat subjekt ze jmenného rejstříku, případně přes tlačítko s plusem lze zadat nový subjekt), případně můžete upravit datum odeslání a doručení, poté stiskněte tlačítko Další.
V dalším kroku zadejte údaje o doručení (Vzor, Způsob, Druh a Služba), lze doplnit i Číslo zásilky.
Následně je nutné zadat Věc a Počet listů. Dále zde lze vyplnit Čj. původní nebo z jiné evidence, např. ze samostatné evidence dokumentů nebo z náhradní evidence, a také Počet příloh. Pokračujte tlačítkem Dokončit.
Zobrazí se klasický formulář přijatého dokumentu, zde je třeba doplnit další údaje (č.j., věcnou skupinu, spis...). Pokud je používáno více řad čísel jednacích, referent musí vybrat svoji řadu (pomocí tlačítka se 3 tečkami - výběr masky čj.).
K dokumentu můžete připojit komponenty, máte dvě možnosti:
- 1. referent použije tlačítko Konverze - vybere buď Konverzi z moci úřední (získá originál v digitální podobě) nebo Konverzi dle §69a (získá ověřenou kopii v digitální podobě)
- 2. referent použije tlačítko Elektronický obraz. Zobrazí se formulář pro připojení komponenty. Zde má referent možnost komponentu vytvořit:
•oskenováním přijatého dokumentu (tlačítko s ikonou scanneru)
•nebo vyhledáním souboru uloženého v počítači nebo např. na přenosném USB disku (tlačítko s ikonou žluté složky).
Stejná funkcionalita jako v modulu Podatelna v případech ručního evidování e-mailů. Lze pořídit přijatý dokument - ručně nebo nahráním souboru .eml/.msg.
Podrobnější popis naleznete v dokumentaci modulu Podatelna.