Stane-li se, že se poškodí, zničí nebo ztratí již zaevidovaný dokument, nebo se poničí jeho komponenta, uživatel v detailu dokumentu vybere nabídku Akce - volba Označit jako poškozený.
Zobrazí se formulář s předvyplněnými údaji Zapsal kdo/kdy a Datum poškození (tento údaj lze přepsat). Povinně je potřeba vybrat Dokument, který o poškození pojednává (tento dokument by měl být zařazen do nového spisu). Dalším povinným údajem je Důvod, komentář. Volitelným údajem k vyplnění je Kdo poškodil (tento údaj a Datum poškození jsou nepovinné údaje, protože někdy není jasné, kdo a kdy dokument poničil; u digitálních dokumentů se většinou nejedná o konkrétní osobu).
U digitálních dokumentů se vybere poškozená komponenta, která se nahradí podepsaným ztvárněním informací o zničení komponenty. Ztvárnění poškozené komponenty je nevratná akce, digitální poškozený dokument již nebude možné vrátit do stavu Otevřený a nebude možné tento dokument znovu odeslat.
Dokumentu je přiřazen příznak Poškozený 
a je možné s ním dále pracovat jako s nepoškozeným dokumentem (vložit do spisu, vyřídit, ..).
V případě, že je ztracený analogový dokument nalezen, lze v detailu ztraceného dokumentu pomocí akce: Nález dokumentu a po vyplnění důvodu vrácení - odstranit příznak Poškozený.