V detailu dokumentu se použije tlačítko Akce - volba Zničení/ztráta. Tuto akci lze provést pouze u analogového dokumentu.
Zobrazí se okno, ve kterém je předvyplěno, kdo a kdy zničení/ztrátu zaznamenal. Dále se uvede, kdo dokument zničil či ztratil (přes tlačítko se 3 tečkami se vybere uživatel) a datum zničení/ztráty, tyto údaje jsou nepovinné, protože někdy není jasné, kdo a kdy dokument zničil. Povinným údajem je však Číslo jednacího protokolu, kterým se ztráta/zničení dokumentu řešila. Jednací protokol je dokument jednající o ztrátě/zničení, měl by být zařazen do nového spisu. Dalším povinným údajem je Důvod, komentář, kde by mělo být stručně vyjádřeno, k jakému problému došlo. Poté se stiskne tlačítka Uložit a zavřít.
Dokumentu je přiřazen stav Vyřizovaný/ztracený, Vyřízený/ztracený 
k dohledání je v nabídce Dokumenty.
V detailu dokumentu, pod tlačítkem s lupou vedle údaje Stav lze zobrazit stavové informace - zde jsou k dispozici předchozí informace o ztrátě či zničení dokumentu.
Dokument, který byl označen jako ztracený/zničený lze v případě jeho nálezu vrátit zpět do stavu Vyřizovaný - a to pomocí tlačítka Nález dokumentu v detailu dokumentu v seznamu dokumentů. Je možné zapsat Důvod vrácení (je předvyplněno, kdo ztrátu/zničení zapsal a kdy, kdo a kdy zničil, číslo jednacího protokolu a důvod zničení/ztráty). Po stisknutí tlačítka Uložit a zavřít je dokument opět ve stavu Vyřizovaný a lze jej vyřídit.