V systému KEO4 se dokument začíná vytvářet dokumentem ve stavu otevřený (dříve tzv. konceptem). Dokument ve stavu otevřený je možné editovat a je u něj podporováno verzování.
Dokument ve stavu otevřený se může uzamknout pro editaci a provede se kontrola (dříve "povýšit" na dokument). Pokud není připojeno číslo jednací, program vyzve uživatele k jeho doplnění. Dále zařazení dokumentu do Věcné skupiny či Spisu. Poté je provedena kontrola komponent - pro převod do PDF/A, připojení podpisu a časového razítka.
Po uzamčení dokumentu pro editaci dokument již nelze měnit, nelze k němu připojovat komponenty.
V nabídce Vlastní k vyřízení jsou pohromadě všechny vyřizované a otevřené dokumenty z vlastní činnosti referenta. Množství zobrazených dokumentů lze omezit zadáním data (nebo intervalu dat) v poli Vytvořeno.
Dokument ve stavu otevřený a dokument ve stavu vyřizovaný se snadno rozliší podle ikony:
Dokument ve stavu otevřený (dříve Koncept) 
Dokument ve stavu vyřizovaný 
Pozn.:
Dokument může mít více adresátů (zásilek) - v takovém případě je ve sloupci Adresát uveden pouze první z nich a před adresou jsou tři tečky - např.:
Nad seznamem vlastních dokumentů jsou k dispozici tlačítka:
| Nový | - pořízení nového vlastního dokumentu (dokumentu ve stavu otevřeny - dříve konceptu). |
| Detail | - zobrazení detailu vlastního dokumentu. |
| Smazat | - smazání záznamu - tlačítko je aktivní pouze v případě dokumentu otevřeného, který není vložen do žádného spisu. |
| Filtr | - vyhledávání dokumentu. |
| Zařadit do spisu | - vlastní dokumenty lze zařadit do spisu hromadně. Dokumenty lze zařadit do existujícího spisu, nebo vytvořit nový spis pomocí tlačítko Nový. |
| Akce - Přiřadit věcnou skupinu | - možnost hromadně přiřadit stejnou věcnou skupinu vybraným dokumentům. Věcnou skupinou je možné též upravit přímo na daném řádku - klikněte do něj a editujte. |
| Akce - Přiřadit druh dokumentu | - možnost hromadně doplnit či změnit druh dokumentu. Druh dokumentu je možné též upravit přímo na daném řádku – klikněte do něj a editujte. |
| Akce - K nahlédnutí | - možnost hromadně zpřístupnit dokument k nahlížení jinému uživateli. |
| Vytisknout komponenty | - možnost hromadného tisku komponent (příloh). |
Na seznamu dokumentů lze použít pravé tlačítko myši, nabídne se menu:
Detail
Smazat
Zařadit do spisu
Přiřadit věcnou skupinu
Přiřadit druh dokumentu
K nahlédnutí
Vytisknout komponenty
Kopírovat
Hledat
Třídit
Filtrovat
Filtrovat podle hodnoty
Filtrovat mimo výběr
Označ vše
Odznač vše
Vytvoření a odeslání nového vlastního dokumentu - stručný pracovní postup
1.Nabídka Vlastní k vyřízení - tlačítko Nový.
2.Ve formuláři nového dokumentu (ve stavu otevřený) zadat údaj Věc.
3.Vytvořit zásilku (např. přes tlačítko s obálkou vedle údaje Adresát nebo na záložce Zásilky pomocí tlačítka Nový).
4.Připojit komponenty (soubory) a v případě analogové zásilky zapsat podací informace (počet listů/příloh).
5.V případě e-mailu vyplnit tělo e-mailu.
6.Stisknout tlačítko Odeslat.
7.Vybrat spis nebo věcnou skupinu.
8.Potvrdit výběr masky pro přiřazení čísla jednacího.
9.Převést do PDF/A, v případě potřeby připojit elektronický podpis a časové razítko.
10.V okně Vypravení dokumentu použít tlačítko Předat na Výpravnu.
11.Na Výpravně - tlačítko Odeslat.
Záložka dokumenty
Na záložce Dokumenty jsou k dispozici všechny otevřené či vyřizované dokumenty z vlastní činnosti.
Záložka komponenty
Na záložce Komponenty se zobrazí komponenty dle vyfiltrovaných atributů:
•Elektronický podpis - Podepsáno, Nepodepsáno, Nezjištěno
•Výstupní datový formát - Je ve výstupním datovém formátu, Bez zjištěného formátu, Není ve výstupním datovém formátu
•Ztvárnění do PDF/A - Má ztvárnění do PDF/A, Nemá ztvárnění do PDF/A
•checkbox "Pouze PDF" - zobrazí se pouze komponenty ve formátu PDF/A. V případě potřeby je možné komponenty hromadně podepsat. Hromadné podepisování v tomto případě neumožňuje použití viditelného podpisu.
Na záložce komponenty jsou k dispozici tato tlačítka:
Detail,
Filtr,
Ověřit datový formát,
Ověřit el. podpis,
Podepsat.