Ovládání a uživatelské rozhraní je v KEO4 shodné ve všech modulech. Pokud se chcete seznámit se základním ovládáním programu, věnujte prosím pozornost dokumentaci KEO4 Ovládání programu.
Modul Referent je určen pro pracovníky, kteří vyřizují došlou poštu anebo vytvářejí vlastní dokumenty.
Zahrnuje činnosti počínající převzetím dokumentů nebo spisů z Podatelny anebo od jiných pracovníků, jejich následným vyřízením různými způsoby a odesláním odpovědí. Nebo může dokument (nebo celý spis) předat k vyřízení někomu jinému. Lze přijímat dokumenty analogové (papírové), dokumenty doručené e-mailem nebo prostřednictvím datové schránky.
U dokumentů je možné provádět autorizovanou konverzi (převedení dokumentu v listinné podobě do elektronické podoby a naopak) nebo konverzi dle §69a a převod komponent do výstupního datového formátu PDF/a s doložkou či bez.
Uživatel může samozřejmě také vytvářet vlastní dokumenty. Dokument se obvykle vytváří na základě šablon v textovém editoru (OpenOffice / LibreOffice), ale může se pracovat i se soubory uložené v počítači nebo na nějakém externím zařízení.
Dokumenty mohou být zpřístupněny jiným pracovníkům k nahlížení, mohou být vyvěšené na úřední desce, pracovník je může nechat schválit nadřízeným pracovníkem, převést do výstupního formátu PDF/A, může je opatřit elektronickým podpisem a časovým razítkem... Odesílat je může na libovolný počet adres - k jednomu dokumentu lze založit více zásilek. Dokumenty mohou být jak v analogové, tak i digitální formě. Součástí je i evidence doručenek k odeslaným zásilkám. Vlastní dokumenty nemusí být vždy odesílány, mohou být vyřízené i jinou formou, např. "na vědomí", telefonicky, spisem, záznamem na dokumentu apod.
Modul podporuje práci se spisy - vytvářet se mohou buď spojováním dokumentů (priorací) anebo pomocí sběrného archu.
Další možností je vedení tzv. typových spisů, tj. spisů, které se člení na součásti a ty dále na díly.
Vedoucí pracovníci s příslušným oprávněním mohou nahlížet do dokumentů svých podřízených - mohou mít buď oprávnění na "Dokumenty organizace", kdy mají k dispozici pouze přehled dokumentů všech pracovníků, bez toho, aby mohli prohlížet obsah jejich příloh (komponent) anebo mohou mít zpřístupněnou funkčnost "Dokumenty odboru" a pak mají přístup i ke komponentám dokumentů svých podřízených.
Dále je zde možnost nastavení zástupu na pracovním místě po dobu nepřítomnosti pracovníka.
Modul také zahrnuje evidenci výstupů z Czech POINTu a Konverze z moci úřední.