Ovládání a uživatelské rozhraní je v KEO4 shodné ve všech modulech. Pokud se chcete seznámit se základním ovládáním programu, věnujte prosím pozornost dokumentaci KEO4 Ovládání programu.
Spisovna slouží k ukládání, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Je to tedy místo, kam původce ukládá svoje dokumenty a spisy poté, co prošly svým životním cyklem a byly vyřízeny.
Způsob uložení dokumentů a spisů ve spisovně je vymezen spisovým a skartačním plánem.
Skartační řízení je proces, při kterém dochází k posouzení hodnoty dokumentů s uplynulou skartační lhůtou nadále nepotřebných pro činnost původce a rozhodnutí o jejich vyřazení a zničení nebo naopak vybrání za archiválie a předání do příslušného archivu.
Funkce modulu
•příjem vyřízených dokumentů a spisů od referentů,
•evidence veškerých převzatých dokumentů/spisů organizace v elektronické podobě, včetně informací o jejich přesném místě uložení (lokace),
•vyhledávání a filtrace dokumentů dle různých kritérií,
•podpora skartačního řízení - tvorba skartačních návrhů, skartačních protokolů,
•tisk přehledů, protokolů.
Základní pojmy
| Archiv | – zařízení, které slouží k uložení dokumentů trvalé dokumentární hodnoty (archiválií). |
| Archiválie | – obrazové, zvukové a jiné záznamy, které vznikly z činnosti organizace a které vzhledem ke své dokumentární hodnotě mají trvalou hodnotu. |
| Archivní krabice | – speciální krabice z kartonu odolného přímému slunečnímu záření, prachu, plísním a mechanickému poškození, sloužící k ukládání archiválií. |
| Komponenta | – komponentou v digitální podobě se rozumí jednoznačně vymezený proud bitů tvořící počítačový soubor. V analogové podobě je komponentou dále nedělitelná část dokumentu (průvodní dopis, příloha). Komponenta, popřípadě skupina komponent, je součástí rozpracovaného dokumentu nebo dokumentu. |
| Křížový odkaz | – křížový odkaz je vazba mezi spisy, mezi spisy a díly typových spisů, mezi dokumenty a mezi spisy a dokumenty. Pevný křížový odkaz zajišťuje spojení entit, které nelze bez uvedení důvodu odstranit, a přihlíží se k němu při exportu a přenosu. V případě volného křížového odkazu se jedná o informační vazbu, která nemá vliv na tímto odkazem spojené entity a práci s nimi. |
| SIP balíček | – Informační balíček („Submission Information Package“) určený k exportu nebo přenosu entit z eSSL do digitálního archivu. Obsahuje metadata a digitální komponenty: |
a) spisu,
b) dokumentu zatříděného přímo do věcné skupiny,
c) dílu typového spisu."
| Skartace | – fyzická likvidace dokumentů, je možná pouze u dokumentů skartačního znaku „S“ po uplynutí jejich skartační lhůty a po proběhnutí řádného skartačního řízení, při kterém byla skartace schválena příslušným státním archivem. |
| Skartační lhůta | – lhůta, udaná počtem let (nejméně 0), před jejímž uplynutím nesmějí být dokumenty/ spisy/ díly typového spisu skartovány, tzn. musí být uloženy u původce. Počítá se od roku následujícího po roce, kdy nastala spouštěcí událost. |
| Skartační komise | – je složena za účelem provedení skartačního řízení. |
| Skartační návrh | – návrh na vyřazení dokumentů, které není třeba dále uchovávat ve spisovně. |
| Skartační povolení | – vydává oblastně příslušný státní archiv, na jeho základě je možno předat dokumenty k fyzickému zničení. |
| Skartační plán | – seznam typů dokumentů s uvedením jejich skartačních znaků a lhůt (skartační režimy). |
| Skartační režim | – zahrnuje údaje stanovené původcem, které určují okamžik (skartační lhůta a spouštěcí událost), kdy musí být dokument, spis nebo díl typového spisu navržen ke skartačnímu řízení. Skartační režim tvoří skartační znak a skartační lhůta. |
| Skartační řízení | – postup, při kterém se vyřazují veškeré dokumenty, u nichž uplynuly skartační lhůty a které nadále nejsou potřebné pro činnost původce a dále razítka vyřazená z evidence. Skartační řízení se provádí pravidelně, obvykle každoročně. Bez skartačního řízení nelze žádné dokumenty zničit. |
| Skartační seznam | – seznam dokumentů vyřazovaných ze spisovny a rozdělených na dokumenty se skartačním znakem A a S, je součástí skartačního návrhu. |
| Skartační znaky | – znaky označující dokumentární hodnotu dokumentů, dokumenty se jimi označují před uložením v příručních registraturách. Dokumenty, které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou ke zničení, se označují skartačním znakem „S“; dokumenty trvalé hodnoty, které se předají do podnikového archivu, se označují skartačním znakem „A“. Dokumenty, u kterých nelze předem posoudit jejich dokumentární hodnotu, podle předchozí právní úpravy se značí jako dokumenty typu „V“ a po uplynutí skartační lhůty se znovu posuzuje, zda budou předány do archivu či skartovány. Od 1.1.2027 bude skartační znak "V" vypuštěn. |
| Spisový a plán | – schéma pro označování a ukládání dokumentů. Je to souhrn věcných skupin a součástí typového spisu platných v stanoveném časovém období (časový řez). |
| Spisový (ukládací) znak | – označení dle spisového plánu, pod kterým se spis ukládá. Zahrnuje v sobě označení vyřizujícího útvaru a věcného obsahu. |
| Spouštěcí událost | – např. uzavření spisu a vyřízení dokumentu, externí událost... |
Počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí převážně vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Spolu se skartačním znakem a skartační lhůtou tvoří skartační režim.
| Transakční protokol | – důvěryhodný zápis informací o operacích provedených v eSSL, které ovlivnily nebo změnily entity nebo eSSL. Tyto informace umožňují dohledání, identifikaci, rekonstrukci a kontrolu těchto operací, stavu entit v minulosti a činnosti uživatelů. Obsah transakčního protokolu za časové období je ztvárněn do samostatného dokumentu. |
| Ukládací jednotka (UJ) | – seskupení písemností a jejich příloh do jednoho celku. V praxi je ukládací jednotkou buď archivní pořadač (šanon) nebo archivní krabice. Do spisovny lze přenést pouze ukládací jednotky - nikoli jednotlivé dokumenty nebo spisy. Do ukládacích jednotek je možné vkládat vyřízené a uzavřené dokumenty/spisy (od 1.1.2027 pouze spisy). |
| Věcná skupina | – věcná skupina je entita spisového a skartačního plánu označující část jeho hierarchie a je identifikována spisovým znakem. Věcná skupina odpovídá položce spisového a skartačního plánu a může obsahovat jiné věcné skupiny, spisy, typové spisy nebo dokumenty (od 1.1.2027 již samostatný dokument nelze, vždy musí být ve spisu). Zařazení do věcných skupin umožňuje budoucí vyhledávání, ukládání a vyřazování entit. Toto zařazení je pro původce povinné. Dokumenty se do věcných skupin vkládají nejpozději při jejich vyřizování. |