Správce SSL má možnost úprav metadat v nabídce Správce spisové služby (SSLJDR011) a Spisový a skartační plán. Nejprve je potřeba mít aktivovanou funkci Správce SSL.
Nabídky v modulu Referent:
Nabídka Dokumenty
•Podrobnější popis nabídky Dokumenty najdete zde.
•Reorganizace pracovních míst
Vybrané Dokumenty/Spisy/Žádosti/Dokumenty k nahlédnutí/Ukládací jednotky/Typové spisy/ Součásti budou přesunuty z přebíraného pracovního místa na předávané pracovní místo.
•Reorganizace věcných skupin
Z vybrané Věcné skupiny budou přeřazeny Dokumenty/Spisy/ Ukládací jednotky do jiné Věcné skupiny. Lze převzít původní skartační režim nové věcné skupiny do všech zařazených spisů, dokumentů a ukládacích jednotek.
•Spisová rozluka
Spisová rozluka se provádí v případě, že některé dokumenty a spisy předáte jinému původci. Před samotnou rozlukou je třeba domluvit a následně provést export dat ze spisové služby. Dále vybrat dokumenty/spisy k vyřazení v rámci spisové rozluky. Poté se zobrazí přehled položek k vyřazení v rámci spisové rozluky. Také lze provést export vybraných dat na server. Po předání můžete přes akci Spisová rozluka data smazat.
Vybrané položky budou nenávratně smazány ze Spisové služby a metadata budou přenesena do modulu Archiv. Po dokončení se zobrazí informace, že spisová rozluka byla dokončena.
•Kontrola křížových odkazů
Pokud existují konflikty v křížových odkazech zobrazí se při kliknutí na akci Kontrola křížových odkazů. Poté lze vytisknout a vyřešit každý konflikt zvlášť. Nyní je v programu k dispozici kontrola křížových odkazů, tudíž by se konflikty neměly uskutečnit.
•Zobrazit spisy obsahující konflikt
Pomocí této akce lze zobrazit spisy s konflikty křížových odkazů v dokumentech. Zde je možnost zařadit chybějící dokumenty do uzavřených spisů pomocí akce Zařadit chybějící dokumenty do uzavřených spisů.
Správce SSL má možnost úpravy metadat v detailu dokumentu:
•Smazání č.j. v detailu dokumentu
Správce SSL může smazat č.j. u přijatého nevyřízeného dokumentu a vlastního konceptu. Pouze 14 dní po zaevidování dokumentu/konceptu. Akce - Smazat číslo jednací v detailu dokumentu.
•Změna názvu u vyřízeného dokumentu
V případě chybného názvu lze změnit název v detailu dokumentu u vyřízeného dokumentu.
•Změna popisu a poznámky u vyřízeného dokumentu
U vyřízeného dokumentu lze upravit popis a poznámka.
•Změna počtu listů/příloh a umístění u vyřízeného analogového dokumentu
V případě chybného počtu listů/ příloh lze změnit tento údaj v detailu dokumentu.
•Změna skartačního režimu u vyřízeného dokumentu
Pouze u dokumentu, který je v neuzavřeném spisu či u není zařazen v ukládací jednotce. Změnu skartačního režimu lze provést v detailu dokumentu.
•Znepřístupnění přijatých dokumentů
Možnost znepřístupnit přijaté (nevyřízené) dokumenty. Více v dokumentaci KEO4 - Referent.
Správce SSL má možnost u zaevidovaných, vyřízených a vyřizovaných dokumentu přes tlačítko Akce:
oVytisknout komponenty - Hromadná akce pro tisk komponent u vybraných dokumentů.
oZměna formy dokumentu - Umožňuje hromadnou změnu formy dokumentu na digitální či analogovou. Převod z analogové formy dokumentu na digitální formu dokumentu lze použít pouze v případě, že analogový dokument obsahuje komponentu a není již ve Spisovně.
oPřepočítat pořadí a verze komponent - Přepočítá pořadí komponent a verze komponent.
oExport dat SSL - Umožňuje hromadně provést export dokumentů. Vyexportovaná data najdete v nabídce Vyexportovaná data.
Správce SSL má možnost úprav v detailu komponent přes tlačítko Akce:
oPřepočítat verze komponent - přepočítá pořadí komponent a verze komponent.
oExterní konverze dle §69a - slouží k převedení komponenty, která není ve výstupním datovém formátu, a nepodařilo se ji převést do výstupního datového formátu v KEO4. V tomto případě lze komponentu převést do PDF/A mimo spisovou službu a za pomoci této akci ji vložíme do spisové služby.
Postup: Nejprve převeďte komponentu mimo KEO4, pak spusťte akci Externí konverze dle §69a a vložte převedenou komponentu v PDF/A. Komponenta se ztvární do výstupního datového formátu. V doložce o změně datového formátu, která je součástí ztvárnění, lze najít informace o původním dokumentu, včetně elektronického podpisu, razítka a pečeti.
Nabídka Spisy
•Podrobnější popis nabídky Spisy najdete zde.
•V nabídce Spisy najdete akci Export dat SSL - Umožňuje hromadně provést export dokumentů. Vyexportovaná data najdete v nabídce Vyexportovaná data.
V detailu spisu lze provést například tyto změny:
•Konverze do PDF/A
Správce SSL může přes tlačítko Konverze do PDF/A konvertovat komponenty spisu do výstupního formátu.
•Změna data vytvoření a uzavření spisu
Správce SSL může změnit datum vytvoření spisu v detailu otevřeného spisu - pomocí akce Změna data vytvoření spisu. Dále také změnu data uzavření spisu v detailu uzavřeného spisu – pomocí akce Změna data uzavření spisu.
•Smazat došlé kontejnery u dokumentů
Pomocí akce – Smazat došlé kontejnery u dokumentů lze smazat přijaté kontejnery.
•Znepřístupnění (storno)
Správce SSL může pomocí akce Znepřístupnění (storno) znepřístupnit otevřený spis.
•Předat spis
Správce SSL může v detailu spisu - pomocí tlačítky Předat spis předat několika způsoby - Předat pouze spis, Předat spis včetně dokumentů ve vlastnictví, nebo Předat spis včetně všech dokumentů.
•Změna data zařazení dokumentu do spisu
Změna data zařazení dokumentu do spisu pomocí akce – Změna data vložení do spisu na záložce Dokumenty.
•Změny v uzavřených spisech
▪Názvu spisu,
▪Věcné skupiny a Skartačního režimu,
▪Popisu, Poznámky a Umístění.
Nabídka Typové spisy, Součásti a Díly – správa typových spisů
•Podrobnější popis nabídky Typových spisů najdete zde, nabídky Součásti najdete zde a nabídky Díly najdete zde.
•Zrušit uzavření typového spisu/součásti typového spisu
V detailu typového spisu/součásti pomocí akce Zrušit uzavření.
•Uzavřít součást typového spisu
V detailu součásti pomocí akce Uzavřít součást.
Nabídka Vyexportovaná data
V tabulce vyexportovaných dat najdete exporty dat provedené Správcem SSL. Ke každému exportu můžete zapsat svoji Uživatelskou poznámku.
Provedený export dat je možné smazat pomocí tlačítka Smazat.
Pomocí akce Uložit vyexportovaná data si vyberete složku, kam se mají data uložit, a pak data uložíte.