Import se vyvolává v modulu Mzdy - Převod dat.
Práva pro převod
Ten, kdo převod provádí, musí mít přiřazeno přístupové právo: detail pracovního místa - Práva - Nový - EKOMZD004 Mzdy - převod dat.
OZ se z důvodu zabezpečení pod svým pracovním místem v organizační jednotce Obchodní zástupce nedostane do modulu Mzdy. Proto je třeba právo EKOMZD004 přiřadit pracovnímu místu uživatele a uživatel pak udělí zástup obchodnímu zástupci (nebo import provádí uživatel s právem k převodu sám).
Nový převod
Jsou dva typy převodu:
A)Základní evidence – jen Osobní karty a Pracovní vztahy (doporučujeme dělat na začátku roku).
B)Základní evidence a měsíční evidence (pokud chcete převádět uzavřené měsíce).
Tip: Pokud provádíte převod v průběhu roku, zvažte převést jen základní evidenci (dle A) a chybějící měsíce zpracovat ručně v KEO4. Proč? Uživatel se naučí s KEO4 pracovat a každý měsíc si zkontroluje na výstupy z KEO. Zpracování nového měsíce v KEO4 již pro uživatele bude hračkou.
Vyberte z menu Nový převod, stiskněte Importovat a vyhledejte na disku soubor K4_mzd14.keo, který vytvořil převodní program ExpKEOX.
Vyberte organizaci, kterou převádíte a stiskněte Dokončit.
Nyní dochází k načtení všech osobních karet, pracovních vztahů, případně měsíční evidence převáděných zaměstnanců a pracovních vztahů.
Na této obrazovce vyberte zaměstnance, které chcete převádět. Pozor, nelze provádět převod po částech (že byste vybrali jednu skupinu zaměstnanců a k nim pak nahráli další vybranou skupinu).
Vyberte typ převodu A (jenom karty) nebo B (včetně zpracovaných měsíců). Vyberte jaké období chcete převádět.
Mapování číselníků KEO na číselníky KEO4
V této části převodu proveďte napojení (mapování) číselníků KEO na číselníky KEO4. Vybíráte jednotlivé položky číselníku z KEO a přiřazujete jim nové hodnoty v KEO4. Ve sloupci název je hodnota z KEO a ve sloupci Hodnota jsou údaje z KEO4.
V průběhu napojování číselníků je možné se pohybovat v průvodci směrem dopředu (tlačítkem Další), či dozadu (tlačítkem Předchozí).
Převodní program automaticky namapuje číselníky a hodnoty, které jsou jednoznačné. Co jednoznačné není, je nutné vybrat ručně: v případě, že údaj ve sloupci hodnota (KEO4) chybí, doplňte jej: dvojklikem nebo přes tlačítko Detail.
Někdy není možné rozhodnout, jakou hodnotu doplnit. (údaj z KEO může nabývat různých hodnot v KEO4) - například prázdný údaj v KEO v údaji Druh činnosti musí nabýt v KEO4 konkrétní hodnoty, ale je u každého zaměstnance jiný. V těchto případech hodnotu nevyplníte a pokračujete na Další. Tyto hodnoty budete moci doplnit v další části importu - ve vlastním importu se budou nabízet jednotlivé karty, abyste tyto hodnoty doplnili.
U některých údajů, jako jsou například střediska, je nutné nejdříve přidat záznam do číselníku KEO4:
Tlačítkem Detail zobrazíte číselník KEO4 a pomocí tlačítka Nový pořiďte nový záznam (například středisko).
Mapování položky číselníku můžete zrušit pomocí tlačítka Smazat.
Typ pracovního vztahu je nutné vyplnit u všech. V případě, že necháte některou položku číselníku nenapojenou na KEO4 a stisknete tlačítko Další, zobrazí se seznam pracovních vztahů z KEO a přiřaďte jim správnou hodnotu v KEO4.
Na posledním snímku průvodce stiskněte tlačítko Dokončit.
Mohou se zobrazit další mzdové složky, které není možné jednoznačně přiřadit k číselníku mzdových složek v KEO4; pak se objeví seznam a musíte vybrat příslušnou MS v KEO4.
Pozor: Po kontrolním dotazu jsou odstraněna všechna stávající data v modulu Mzdy v databázovém schématu, ve kterém provádíte import.
Vlastní import dat
Nyní jsou převáděni jednotliví zaměstnanci a v případě, že převádíte i měsíční evidenci, jsou převáděny údaje z prvního převáděného období.
V průběhu importu se nabízejí ty karty osobních karet nebo pracovních vztahů, které mají nějaké nesrovnalosti. Tyto nesrovnalosti je potřeba opravit a následně stisknout tlačítko Uložit a zavřít. Informace o špatném nebo chybějícím údaji je v horní části okna (žlutý trojúhelník s vykřičníkem) a dokud nejsou splněny povinné kontroly, není tlačítko Uložit a zavřít aktivní (je šedivé).
V případě, že stisknete tlačítko Storno, karta se převede bez vyplněných povinných údajů: tuto možnost využívejte jen výjimečně a jen v případech, kdy jinak není možné pokračovat v převodu dat.
Postupujte jednou obrazovkou za druhou a vyplňujte požadované údaje. Někdy se může zdát, že údaje vyplňujete opakovaně, nebo jste přesvědčeni, že údaje jsou uloženy v KEO. Bohužel záleží na kvalitě údajů uložených v KEO. Program vyžaduje uživatelské rozhodnutí jen v případech, kdy je to nutné.
Přerušení importu
Import můžete kdykoli přerušit stisknutím tlačítka Storno: rozpracovaný import se uloží na počítači, kde převod provádíte.
Pokračování v přerušeném převodu
V případě, že byl import přerušen a nyní v něm chcete pokračovat, vyberte Pokračovat v přerušeném importu. Načte se uložený soubor a pokračuje se v místě, kde došlo k přerušení importu.
Přechod na další období
V případě, že děláte import dat včetně měsíční evidence, po dokončení každého období jste požádáni o provedení kontroly převedených dat.
Zkontrolujte, jak se data převedla za dané období, vytiskněte si potřebné sestavy, například M211 – Protokol – mzdy po výpočtu B a M210 Protokol – mzdy po výpočtu.
V případě, že zjistíte rozdíly mezi KEO a KEO4, je potřeba nejdříve najít příčinu rozdílu. V této fázi máte k dispozici plný komfort programu KEO4 Mzdy. Můžete tisknout, opravovat údaje na kartách nebo v měsíční evidenci, provádět výpočty atd. Když problém odstraníte, spusťte nový výpočet mzdy a znovu vytiskněte sestavy. Pokud jsou již údaje z KEO shodné s údaji v KEO4, pokračujte s přechodem na další období.
Změna období
V případě, že zjistíte po dokončení převodu ještě nějaké chyby v převedených datech, můžete se přepnout do příslušného období, chybu opravit a spustit nový výpočet mezd.
Ukončení převodu
V případě, že jste si jisti, že převedená data jsou v pořádku, stiskněte Ukončení převodu. Po ukončení převodu již není možné měnit období a zasahovat do převedených dat - lze zpracovávat mzdy v aktuálním období.
POZOR !!!!!!!! Bez stisknutí tohoto tlačítka, tj. ukončení režimu převodu dat, nebude program počítat správně. Program stále pracuje v režimu importu a nespouští se standardní výpočet mezd, ale výpočet v režimu importu (který je od toho běžného odlišný i když v mnohém hodně podobný).
Co nastavit po převodu
I. Parametry
1.Základní parametry – vyplňte parametry organizace.
2.Měsíční organizace – nastavte hodnoty dle potřeb vaší organizace.
3.Zaúčtování – nastavte hodnoty dle potřeb vaší organizace.
II. Číselníky
1.Číselník smluv
2.Číselník účtů organizace
3.Číselník účtů pro odvody
4.Číselník zdravotních pojišťoven
5.Zaúčtování - organizace
Nepřeváděné údaje
•Nepřevádíme údaje o praxi zaměstnance z programu KEO Praxe. Je nutné pořídit samostatně do osobní karty a pracovního vztahu zaměstnance.
•Údaje k exekucím – v KEO se pořizuje jen MS s výší provedené exekuce. Aby program KEO4 mohl sám spočítat exekuční srážku ze mzdy, je potřeba vyplnit na kartě zaměstnance údaje k exekuci.
•Osobní příplatky zadané v KEO na kartě.
•Srážky, např. MS 9270 pojištění, 9280 spoření.