Tento návod slouží pro správné nahrání datových souborů XML z jiných softwarových řešení.
Podmínka: datové soubory musí odpovídat struktuře dle Národního standardu pro elektronické vedení matriky.
Postup a průběh importu
•Import dat může provést obchodní zástupce ALIS nebo pracovník zákaznické podpory ALIS.
•Ve složce, kde jsou uloženy nahrané XML soubory, je potřeba přejmenovat jejich názvy. Konkrétně je přejmenujte na:
Pokud nebudou soubory správně pojmenované, nebude import spuštěn.
➡️ Import se spouští v modulu Administrace, záložka Databázové schéma, nabídka Moduly / Matrika / Převod dat, sekce "Import dat z XML dle Národního standardu pro eMatriku, tlačítko Importovat.
Smazat původní data?
• Tlačítko ANO = smazání původních dat
• Tlačítko NE = data se nesmažou a doplní se nová data.
Následuje krok, kdy program projde všechny XML soubory a zjistí, zda jsou validní dle struktury Národního standardu pro eMatriku. Pokud nejsou, zobrazí se hláška, která informuje o tom, který XML soubor není validní, např.
Pod tlačítkem Podrobnosti jsou vypsány chyby, tzn., na kterých řádcích se nachází. Tyto chyby je nutné v zápisech opravit. Po opravě byste měli zažádat o nový XML soubor, který bude odpovídat struktuře Národního standardu pro eMatriku.
Příklad: Když bude validní jen jeden XML soubor, např. knihy Úmrtí, převedou se zápisy pouze těchto knih.
V dalším kroku se zobrazí okno "Matrikáři", které slouží pro spárování uživatelů matriky (uživatel v XML / uživatel v KEO4).
•Při nahrávání importu program umožní pokračovat bez spárování matrikářů s tím, že se do zápisu uloží matrikář, který je uveden v XML souboru.
•Aktuální matrikáře z XML souboru můžete spárovat s uživatelem, pokud je založen v KEO4.
•Po kliknutí na jméno matrikáře se otevře tabulka „Provázání matrikáře s eMatrikou“.
Pomocí třech teček v políčku „KEO4 – Matrikář“ se dostanete do výběru z číselníku „Matrikáři“. Pomocí tlačítka „Nový“ můžete pořídit nového matrikáře. Vyplní se identifikační číslo matrikáře (musí se shodovat s číslem v XML souboru) a poté přes 3 tečky vyberte uživatele, který je v seznamu uživatelů v KEO4.
Dokončení importu:
A) Import byl dokončen.
B) Import nebyl dokončen. Při importu došlo k chybám – více v sestavě. Zobrazí se protokol o chybách, které je potřeba vyřešit.
Importované XML soubory se uloží do přehledu: Administrace / Databázové schéma / Moduly / Matrika / Importní log.
Postup po importu dat
A) Pokud importujete data do KEO4, kde již jsou matriční události zpracovávány
•Číselníky / Knihy / detail – upravte údaje dle rukopisné knihy.
•Každý import založí nové knihy. Zápisy je nutné v naimportované knize (svazku) zkontrolovat a pomocí Akce / Přesunout do jiné knihy, si vybrané zápisy přesunout do již platné knihy. Následně importovanou knihu z Číselníku knih smažte.
•Doporučení: Měli byste si zkontrolovat naimportované zápisy a porovnat s rukopisnou knihou.
•Matriční zápisy lze jednotlivě nebo hromadně upravovat prostřednictvím nástrojů v nabídce „Akce“ (v nabídce matričních zápisů), příp. vkládat historické zápisy.
B) Pokud importujete data do KEO4, kde zatím nejsou žádná data
•Po importu vyplňte základní parametry matriky.
•Zkontrolujte uživatele v číselníku „Matrikáři“.
•Zkontrolujte číselník „Knihy“, kde budou převedené knihy. Nyní je potřeba přiřadit matrikáře do podpisových vzorů. Vyberou se pouze matrikáři, kteří mohou zapisovat do matričních knih rukopisných i elektronických.
•Doporučení: Před dalším zpracováním je nezbytné porovnat naimportovaná data s originálním rukopisným zápisem.
•Matriční zápisy lze jednotlivě nebo hromadně upravovat prostřednictvím nástrojů v nabídce „Akce“ (v nabídce matričních zápisů), příp. vkládat historické zápisy.