Pokud se vám nabídka Pokladna nezobrazuje, je třeba nastavit číselník Pokladny, dokladové řady a práva.
Pokladna v odděleném okně
Chcete mít pokladnu stále otevřenou, abyste se do ní mohli během práce v jiné části programu rychle vracet?
Klikněte na ikonu KEO4 vlevo nahoře a z menu vyberte Zobrazit rozšíření/Pokladna (Účetnictví). Pokladna se zobrazí v samostatném okně a toto okno lze třeba přesunout na jiný monitor (pokud máte více monitorů) nebo si ho umístit na vámi vybrané místo v okně KEO4. Toto okno lze přes tlačítko _ minimalizovat.
Program si okno pokladny pamatuje a zobrazí vám ho automaticky i příště tam, kam jste jej minule umístili.
Další možností, jak mít stále pokladnu otevřenou v druhém okně, je spustit celý program KEO4 znovu. Minimalizujte si okno KEO4 a přes ikonu, kterou obvykle KEO4 spouštíte, otevřete KEO4 ještě jednou. Podmínkou vícenásobného spuštění je, přihlásit se pod stejným uživatelem na stejném počítači.
Prostřední panel nahoře - pokladny
Při vstupu do nabídky Pokladna se v prostřední části zobrazí seznam pokladen. Jedná se o záznamy z číselníku Pokladny, u kterých jste nastavili dokladovou řadu s typem dokladu Pokladní doklad, a na kterou máte dostatečná práva.
- zatržítko Aktivní - když je zaškrtnuto, zobrazí se jen pokladny, které mají nastavenou dokladovou řadu s příznakem "Aktivní". Když odškrtnete, zobrazí se všechny pokladny.
Prostřední panel dole - infopanel
Infopanel je panel, který se zobrazí po kliknutí na menu Pokladny v prostřední části obrazovky dole.
Načítá se zde zůstatek pokladny z evidence pokladních dokladů a stav intervalu zaúčtování pro interval nastavený v číselníku pokladen.
Nápočty v infopanelu určuje také počáteční stav nastavený pro konkrétní pokladnu v číselníku pokladen.
U valutové pokladny je v infopanelu u CZK navíc údaj Kurzový rozdíl. Pro naplnění tohoto údaje je potřeba do číselníku pokladen zadat AU pro zaúčtování kurzového rozdílu. Pro každou valutovou pokladnu musí být AU jiné, aby se správně načetlo zaúčtování kurzového rozdílu. Po načtení kurzového rozdílu se upraví konečný zůstatek v Kč valutové pokladny, který se kontroluje na interval účtu. Kurzový rozdíl se neúčtuje přímo do pokladny, ale zaúčtujte jej do vnitřního dokladu.
Obdobně se eviduje i kurzový rozdíl ve devizové bance.
Pravý panel - seznam dokladů
V pravé části se zobrazují pořízené doklady ve vybrané pokladně.
Akce / Přepočet sloupce Rozdíl - opravná funkce, která provede přepočítání údaje Rozdíl na všech pokladních dokladech. Použijte jen ve výjimečných případech, pokud vykazuje hodnota Rozdíl chybnou hodnotu.
Akce / Vystavit žádost - Zaškrtněte si více dokladů a pomocí této akce jim vystavíte žádost o podpis či schválení všem najednou. Žádosti o schválení dokladů se schvalují v modulu KEO4 Podpisová kniha. V dokumentaci k tomuto modulu najdete i popis pro vystavení nových žádostí o schválení a elektronický podpis dokumentu.
Akce / Zrušit žádost - Pomocí této akce můžete zrušit k více (zaškrtnutým) dokladům žádost o podpis či schválení.
Akce / Export do Spisové služby - Tlačítko se zobrazuje v případě, že máte zapnutý parametr Napojení na KEO4 Spisovou službu. V programu KEO4 Spisová služba se u dokumentu založeného při přidělení čísla jednacího připojí komponenty s pokladním dokladem v PDF.
Akce / Uložit pokladní doklad v PDF na kartu - v seznamu dokladů si označte doklady, u kterých chcete uložit pokladní doklad v PDF a klikněte na Akce / Uložit pokladní doklad v PDF na kartu. Program bez zobrazení sestavy uloží dokument do detailu pokladního dokladu na záložku Dokumenty.
Výčetka - vyplňte počet bankovek a mincí a program provede celkový součet.
Nový, Detail
údaj |
popis |
Číslo dokladu |
Číslo dokladu vygenerované podle masky v dokladové řadě. U nového dokladu dojde k přidělení čísla dokladu až v okamžiku uložení dokladu. |
Dokladová řada |
Dokladovou řadu vybíráte pouze tehdy, pokud jste si nastavili pro tuto pokladnu zvlášť dokladovou řadu pro příjmové a zvlášť pro výdajové pokladní doklady. Více viz Pokladny. Pokud se vám dokladové řady nenabízí, zkontrolujte práva na dokladových řadách a nastavení dokladových řad v číselníku pokladen.
|
Typ |
Typ Příjem nebo Výdej vybíráte pouze tehdy, pokud jste si nastavili pro tuto pokladnu jednu dokladovou řadu. Více viz Pokladny. |
Účetní období |
Účetní období se automaticky vyplní podle data platby. Pokud se období liší od data platby, stiskněte tlačítko "Změnit účetní období" - lze zadat jen aktuální období nebo vyšší. |
Přijal/Vydal |
Vyplňte osobu, komu peníze vydáváte, příp. je od něj berete.
Osobu můžete vybrat buď ze subjektů: •Začněte psát a dle stisknutých znaků se začnou našeptávat subjekty (osoby). Pomocí šipky nahoru nebo dolů a klávesy ENTER subjekt vyberte. •Pokud jste osobu v subjektech nenašli, stiskněte tlačítko s ikonou
Nebo osobu vypište ručně.
Pozor! Do pole Přijal/Vydal nepatří jméno pokladní, ale jméno toho, komu peníze vydáváte, případně je od něj berete. Takže v případě výběru poplatků by tam měl být např. pan Novák, který přišel zaplatit poplatek. A v případě výdaje peněz, např. na drobný nákup zaměstnanci úřadu, tam musí být jméno toho zaměstnance, kterému pokladní peníze vydala. |
Partner |
Do položky Partner je možné zadat (vybrat ze subjektů), že šlo např. o nákup v Papírnictví XY, Benzínové pumpě ZZ. Aby šlo podle tohoto údaje také filtrovat. |
Částka |
Fakturovaná částka v původní měně |
Měna |
Měna - vazba na číselník |
Kurz |
Kurz převzatý z číselníku; lze upravit dle skutečnosti |
Částka po přepočtu |
Částka v Kč = částka v původní měně vynásobená kurzem |
Rozdíl |
V tomto poli uvidíte, zda je pokladní doklad správně zaúčtovaný. V číselníku pokladen máte nastaveno, jaký interval zaúčtování se kontroluje pro tuto pokladnu (např. 261 0100). Rozdíl by měl být nula. Pokud není, zkontrolujte zaúčtování, nebo nastavení.
Platba kartou - v pokladním dokladu uhrazeném kartou "Rozdíl" upozorní na případné zaúčtování, které tam nepatří; zobrazí se v něm částka zaúčtovaná na SU 261 (která k bezhotovostním platbám nepatří). |
Ev. číslo daň. dokl. |
Evidenční číslo daňového dokladu - u přijatých dokladů opíšete evidenční číslo daňového dokladu z přijatého dokladu. |
Zvláštní daňový doklad |
Zaškrtněte u platebních a splátkových kalendářů, pokud suma částek v roce překračuje 10 000,- Kč. |
Datum úhrady |
•Okamžik uskutečnění účetního případu a uskutečnění zdanitelného plnění •Povinná položka |
Datum vyhotovení |
Datum nevyplňujte; program ho automaticky vyplní v okamžiku vzniku zaúčtování dokladu dle data úhrady. |
Poznámka |
Vyplňte poznámku - bližší textovou specifikaci dokladu.
|
Zaúčtoval |
Uživatel, který provedl zaúčtování dokladu. |
Osoba odpovědná za úč. případ |
Vyberte z číselníku, příp. doplňte do číselníku. |
Rekapitulace DPH |
Přehled sazeb, základů a daní uvedených na záložce DPH. |
Doklady (F2) / Poplatky (F4) / Hřbitovy (F10)
Můžete vybrat jeden nebo více dokladů případně poplatků ke spárování (uhrazení) s pokladním dokladem.
Úhrada dokladů (F2) / Úhrada poplatků - Příjmové agendy (F4) / Úhrada poplatků - Evidence hřbitovů (F10)
Akce / Nový opravný doklad
V případě, kdy byl uhrazen nesprávný doklad, ale zaúčtování už je v uzavřeném období, postupujte takto:
oDoklad nebo poplatek odpárujte.
oPůvodní zaúčtování nadále zůstává u pokladního dokladu.
oStiskněte Akce / Nový opravný doklad.
oVyberte dokladovou řadu pro vytvoření nového vnitřního (opravného) dokladu.
oVe vnitřním (opravném) dokladu zaúčtujte opravu.
oMezi vnitřním dokladem a pokladním dokladem vznikne vazba na záložce Opravy.
Zaúčtování opravného dokladu ovlivňuje v pokladně hodnotu údaje Rozdíl.
Akce / Změnit příjem / výdej
Pokud je to ještě možné, lze touto akcí změnit příjmový doklad na výdajový a naopak.
Tisk - klávesová zkratka Ctrl+T
Tisk pokladních dokladů dle parametrů v číselníku pokladen.
Zaplatit kartou
Nastavení a popis chování najdete v kapitole Platební terminály.
Kolik vrátit peněz (F11)
Jednoduchá kalkulačka funguje na principu, že vyplníte částku, kterou jste obdrželi od klienta a program na základě částky na příjmovém dokladu vypočítá, kolik peněz máte vrátit.
Položky (F7)
Viz popis níže Záložka Položky (F7).
Sklady (F8)
Viz popis níže Záložka Sklady (F8).
Odemknout / Zamknout
Příznakem Zamykat pokladní doklady po pořízení v číselníku Pokladny si můžete nastavit režim zamykání pokladních dokladů hned po jejich pořízení.
Když máte tento režim v dané pokladně zapnutý, tak nebude již možné měnit vydané pokladní doklady (budou zamčené a označené ikonou se zámečkem 
) a pro odblokování (odemčení) uzamčených pokladních dokladů je zapotřebí osoba s příslušnými právy.
Kde nastavíte právo pro odemykání uzamčených pokladních dokladů: v nabídce Číselníky / Základní / Dokladové řady - Detail - a na záložce Práva přidělit danému pracovnímu místu právo "Odemykání / zamykání pokladních dokladů (při zapnutém parametru)".
Uzamčený pokladní doklad má zakázané tyto akce:
- hlavička pokladního dokladu
- možnost přidávat, upravovat, nebo mazat (odpárovat) úhradu dokladů (F2 Doklady, F4 Poplatky, F10 Hřbitovy, F7 Položky, F8 Sklady)
Tyto akce má povolené i uzamčený pokladní doklad:
- DPH
- Zaúčtování
- Příprava platby
- Dokumenty
- Zaplatit kartou
- Vazby / Smazat vazbu
Pokud osoba s právem na odemykání zamčených pokladních dokladů stiskne v zamčeném pokladním dokladu tlačítko Odemknout, tak tento pokladní doklad zůstává odemčený (přístupný pro úpravy) a automaticky se nezamkne. Pokud jej potřebujete opět zamknout, ručně stiskněte tlačítko Zamknout.
Záložka DPH
Vyplňte záznamní povinnost DPH dokladu. Vyberte z číselníku Typ daně (pište název nebo kód a výsledky se ihned zobrazují v našeptávači) a předvyplní se sazba DPH. Vyplňte základ a dopočítá se daň a částka s daní. Nebo vyplňte s daní a dopočítá se daň a základ.
Poměrný odpočet: hodnota z parametrů.
Ruční zadání DPH: použijete v případě, kdy DPH uvedené na došlém dokladu neodpovídá výpočtům a vy ho potřebujete zadat přesně.
Záložka Zaúčtování
Vyplňte zaúčtování pokladního dokladu.
Záložka Příprava platby
Tato záložka se zobrazuje tehdy, pokud je v číselníku pokladen nastaveno Zobrazovat záložku příprava platby.
Slouží pro případy, kdy s pokladnou pracuje obsluha bez práv na zaúčtování.
Obsluha s právem na zaúčtování v této dokladové řadě může přesunout ze záložky Příprava platby do záložky Zaúčtování.
Záložka Položky (F7)
Je napojené na Ceník pro pokladnu a slouží pro případy, kdy vystavujete pokladní doklady na opakované operace.
Nejprve si připravte ceníkové položky pro pokladnu: Ceník pro pokladnu.
Stiskněte tlačítko Nový nebo stiskněte klávesovou zkratku F7 a vyplňte sloupec Množství u položky, kterou chcete použít (můžete najednou vybrat více položek). Podle vybrané položky (položek) se pokladní doklad zaúčtuje, vyplní se poznámka a DPH.
Záložka Sklady (F8)
Záložka F8 Sklady se zobrazuje v příjmovém pokladním dokladu za předpokladu, že je nastavený parametr Napojení na KEO4 Účetnictví - pohyby (parametrech modulu Sklady).
Tlačítko Nový nebo klávesová zkratka F8: vyberte existující skladovou kartu, zadáte dole Množství a do skladů se založí pohyb typu výdej. Zaúčtování pokladního dokladu v dolní části formuláře se sestaví podle automatické operace nastavené na materiálové skupině ve skladech.
Pravidla pro zobrazení skladových karet:
•Nabízí se ty skladové karty, na jejichž Sklad máte nastavena práva.
•Na dokladové řadě pro pokladnu musíte mít nastaveno právo "Prodej ze skladu".
•Na číselníku Materiálové skupiny ve Skladech musíte mít nastavenou dokladovou řadu pokladny.
•Skladové položky musí mít nastavenou prodejní cenu.
•Nenabízí se skladové karty ze Skladů se zatržítkem Sklad určený pro majetek.
Záložka Opravy
Přehled dokladů, které mají na doklad vazbu - vnitřní (opravné) doklady.
Záložka Vazby
Přehled dokladů, které mají na doklad vazbu.
Záložka Žádosti
Přehled žádostí o schválení dokladu.
Pokud je vystavená žádost o schválení, tak je zakázaná editace hlavičky dokladu a doklad nelze smazat.
Dokument, který se schvaluje, resp. podepisuje, je sestava Pokladní doklad s rozúčtováním (UC200).
Žádosti o schválení dokladů se schvalují v modulu KEO4 Podpisová kniha. V dokumentaci k tomuto modulu najdete i popis pro vystavení nových žádostí o schválení a elektronický podpis dokumentu.
Záložka Objednávky
Přehled objednávek, které mají na doklad vazbu. Když si k pokladnímu dokladu připojíte vytvořenou, resp. schválenou objednávku, dojde k vynulování alokace rozpočtu v té objednávce (podle částky, na kterou je pokladní doklad).
Vyřízené / Nevyřízené - tento rychlý filtr rozlišuje, jestli je u objednávky vytvořená vazba na doklad.
Záložka Dokumenty
V detailu dokladu se na záložku Dokumenty ukládají tiskové sestavy buď přímo po jejich vytištění nebo si je sem můžete vložit z disku nebo ze skeneru.
•Vložení automaticky po tisku sestavy: režim automatického ukládání je podle nastavení v číselníku Pokladny, na záložce Tisk, nastavení „Po vytisknutí uložit na záložku Dokument“, více v kapitole Pokladny.
•Vložení ručně: klikněte na tlačítko Nový a připojte dokument, nebo jej přímo naskenujte.
JID dokumentu ze Spisové služby – Tento údaj je JID dokumentu, pod kterým je ve Spisové službě evidován dokument. 
Smazat JID – Toto tlačítko zruší vazbu mezi dokladem a dokumentem ve Spisové službě (dokument ve spisové službě zůstane beze změny, ruší se pouze vazba). Následně můžete opakovat export ze Spisové služby.
Export do Spisové služby - Akce se zobrazuje v případě, že máte zapnutý parametr Napojení na KEO4 Spisovou službu. Vyberte dokument, který chcete odeslat a klikněte na akci Export do Spisové služby. Tato akce odešle dokument do Spisové služby, kde vznikne po každém odeslání nový „Vlastní dokument“. Z pokladního dokladu je možné do Spisové služby odeslat pouze dokument typu „UC200 Pokladní doklad".
Pro odeslání můžete využít i hromadnou akci nad seznamem pokladních dokladů. Zaškrtněte více dokladů a klikněte na Akce / Export do Spisové služby. Za každý odeslaný doklad vznikne v modulu Referent jeden „Vlastní dokument“.
Smazat vazbu na spisovou službu – Akce se zobrazuje v případě, že máte zapnutý parametr Napojení na KEO4 Spisovou službu. Akce smaže JID vybraného dokumentu a tím se zruší se vazba mezi dokumentem v účetnictví a dokumentem ve Spisové službě (dokument ve spisové službě zůstane beze změny, ruší se pouze vazba). Následně můžete opakovat export do Spisové služby.
Nový e-mail - Více v kapitole E-maily.