Formy vedení spisové služby

Spisová služba může být vedena v listinné (analogové) nebo v digitální formě.

Forma vedení spisové služby v digitální podobě

Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v digitální podobě je elektronický systém spisové služby (eSSL).

•Vlastní dokumenty jsou evidovány v digitální podobě. Veřejnoprávní původce proto vytváří vlastní dokumenty v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, pokud tomu nebrání povaha konkrétního dokumentu.

•Doručené dokumenty v analogové (listinné) podobě veřejnoprávní původce zpravidla převede prostřednictvím autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převodu podle §69a do dokumentu v digitální podobě.

•Pro řádné vedení spisové služby je nutné nastavit Parametry transakčního protokolu, které umožní vytváření denních svodek transakčního protokolu.

•Digitální dokumenty by měly být uchovávány ve výstupních datových formátech, pokud to jejich povaha umožňuje.

•Vlastní komponenty ve formátu PDF/A by měly obsahovat textovou vrstvu (OCR), pokud komponenta obsahuje textové informace. Doporučuje se používat skenovací software podporující rozpoznávání textu, například NAPS2.

•Pro vytváření vlastních dokumentů je doporučeno využívat Šablony, které zajišťují jednotnou podobu dokumentů a usnadňují jejich správu.

Forma vedení spisové služby v listinné podobě

Veřejnoprávní původci mohou vést spisovou službu v listinné podobě nejpozději do 31.12.2026.

•Dokumenty vlastní jsou evidovány v listinné podobě. Veřejnoprávní původce vyhotovuje tedy vlastní dokumenty v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.

•Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle §69a zákona do dokumentu v analogové podobě.

•Veřejnoprávní původce opatří otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě.

•Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě je podací deník.

Forma vedení spisové služby - dle typu zásilky (nedoporučuje se)

Tento způsob již není podporován.
Odporuje současné vyhlášce.
Vlastní dokumenty musí být evidovány dle formy vedení spisové služby a tato forma je buď digitální nebo listinná. Žádná další možnost jako hybridní forma vedení spisové služby není možná.

Pokud je zvolena tato forma vedení spisové služby je uživatel informován při vstupu do modulu Podatelna žlutým proužkem. Správce SSL je oprávněn změnit formu vedení spisové služby na digitální či analogovou ve Společných parametrech SSL.