Úvod

Ovládání a uživatelské rozhraní je v KEO4 shodné ve všech modulech. Pokud se chcete seznámit se základním ovládáním programu, doporučujeme prostudovat dokumentaci KEO4 Ovládání programu.

Základní funkcí modulu Podatelna je příjem a evidence veškeré doručené pošty a to v analogové (listinné) i digitální podobě.

K tomuto účelu slouží část Příjem.

Druhou klíčovou částí modulu Podatelna je Evidence, která poskytuje přehled všech entit spisové služby. K dipozici jsou zde evidence dokumentů, spisů, zásilek, komponent, e-mailů, datových zpráv, doručenek, ověření zajišťovacích prvků, časových razítek, typových spisů, dokumentů určených k přiřazení oprávnění (k nahlédnutí), konverzí atd..

Na podatelně musí být evidovány všechny dokumenty, které podle spisového řádu původce podléhají evidenci ve spisové službě.

Kromě klasické došlé pošty v analogové (listinné) podobě umožňuje podatelna přijímat také elektronická podání prostřednictvím informačního systému datových schránek a elektronické pošty.

Zapisují se zde rovněž doručenky k odeslaným dokumentům.

Každému dokumentu je při jeho vzniku (podání) přidělen JID (jednoznačný identifikátor dokumentu), který zůstává neměnný po celou dobu jeho životního cyklu.