Na podatelně se přijímají dokumenty všech formátů doručené v analogové (listinné) i elektronické podobě (e-maily, datové zprávy, technické nosiče dat). Pravidla pro příjem a zpracování dokumentů jsou shodná bez ohledu na způsob jejich doručení.
Aby bylo možné přijatý dokument dále zpracovat a vyřídit, je nutné mu přiřadit zpracovatele. Zpracovatel může být určen již při zápisu zásilky. V takovém případě je dokument ihned připraven k předání referentovi a zobrazí se v nabídce Předávané dokumenty v modulu Podatelna a současně v nabídce Předání - K převzetí v modulu Referent.
Pokud zpracovatel není při zápisu zásilky určen, dokument se přesune do nabídky Doplnit zpracovatele, kde lze zpracovatele vybrat dodatečně.
Proces předání dokumentu zpracovateli je dokončen až ve chvíli, kdy si referent v modulu Referent dokumenty převezme. Případně může dokument odmítnout a pak se přesune do nabídky Odmítnuté dokumenty, kde je nutné určit jiného zpracovatele. Následně se proces předání dokumentu opakuje.
