V nabídce Listinné zásilky se evidují všechny došlé analogové (listinné) zásilky. Zásilky mohou být doručeny například poštou, osobně nebo kurýrní službou.
V seznamu zásilek čekají zásilky na předání k vyřízení. K předání slouží tlačítko Předat ke zpracování, které je dostupné nad seznamem zásilek anebo v detailu každé zásilky.
Ke každé zásilce (lze říci obálce) je nutno pořídit vlastní obsah (jeden či více dokumentů) - jinak ji nelze předat ke zpracování. Dokumentu lze připojit jednu nebo více komponent (není povinné).
Tisk štítku a potvrzení o převzetí
K zásilce je možné vytisknout štítek dokumentu a ten použít místo podacího razítka. Štítek se vytiskne pomocí tlačítka Tisk štítku nad seznamem zásilek. Štítky lze tisknout jednotlivě i hromadně pro více zásilek současně. K dispozici je několik variant štítků, včetně štítků s čárovým kódem.
Pomocí tlačítka Tisk potvrzení o převzetí nad seznamem zásilek lze vytisknout potvrzení o převzetí zásilky.
Předání dokumentu ke zpracování
Dokumentu lze rovnou při pořízení dokumentu zadat zpracovatele (údaj Zpracovatel). Pokud není zpracovatel určen při pořízení dokumentu, lze jej doplnit později, a to i hromadně v nabídce Doplnit zpracovatele.
•Pokud je dokument předán ke zpracování bez určeného zpracovatele, přesune se po stisknutí tlačítka Předat ke zpracování do nabídky Doplnit zpracovatele.
•Pokud již byl k dokumentu zadán zpracovatel, přesune se po stisknutí tlačítka Předat ke zpracování do nabídky Předávané dokumenty. Určený zpracovatel si může dokument převzít v modulu Referent.
Kontextové menu zásilky
V seznamu zapsaných zásilek lze na označené zásilce použít pravé tlačítko myši - nabídne se menu kontextových nabídek:
| Detail | Zobrazí detail vybrané zásilky. |
| Smazat | Odstraní zásilku. Smazání je možné pouze tehdy, pokud zásilka neobsahuje žádný dokument. |
| Předat ke zpracování | Předá dokumenty obsažené v zásilce k dalšímu zpracování. |
| Další akce |
- Do nepřijatelných - Zásilce (+ dokumentům v zásilce) se přiřadí stav "nepřijatelná/ý".
- Stornovat - Provede se storno zapsané zásilky, zásilce se přiřadí stav "stornovaná". Pokud zásilka obsahuje dokument, znepřístupní se spolu se zásilkou i její dokument.
- Výběrové řízení - Možnost zaevidovat listinnou zásilku bez zadání odesílatele (výběrová řízení) a bez počtu listů u odesílatele. Pokud tuto akci zopakujete, pak se tato akce zruší.
| Kopírovat | Zkopíruje hodnotu vybraného údaje např. pro vyhledávání ve filtrech. |
| Hledat | Vyhledávání zásilek dle různých kritérií (dle data a času doručení, odesílatele, způsobu doručení, počtu dokumentů, komponent či vlastníka). |
| Třídit | Možnost setřídění zásilek (vzestupně či sestupně) podle vybraných sloupců. |
| Filtr | Možnost filtrování dle kritérií zadaných v okně filtru. |
| Filtrovat podle hodnoty | Možnost filtrovat podle vybrané hodnoty údaje ve vybraném sloupci bez nutnosti použití filtru (vyhledá všechny záznamy, ve kterých se vyskytuje hodnota údaje daného sloupce, na kterém aktuálně stojí kurzor myši). |
| Filtrovat mimo výběr | Inverzní výběr - vybere se vše mimo hodnoty údaje ve vybraném sloupci. |
Označit vše Označí všechny zásilky v seznamu.
Odznačit vše Zruší označení všech zásilek v seznamu.
Příjem listinné zásilky – stručný pracovní postup
A. Založení zásilky
1.Klikněte na tlačítko Nový.
2.Vyberte Odesílatele.
•Pokud subjekt neexistuje ve Jmenném rejstříku, nejprve jej založte a ověřte.
•Ve výjimečných případech (např. výběrové řízení) lze zásilku založit bez odesílatele.
3.Vyberte Vzor vypravení.
B. Založení dokumentu
4.Na záložce Dokumenty klikněte na tlačítko Nový.
5.Vyplňte pole Věc.
6.Doplňte podací informace (počet listů/počet příloh), pokud jsou povinné. Netýká se doručených nabídek bez odesílatele (do výběrových řízení) - u těch se podací informace zadávat nemusí. Pokud není aktivní parametr Povinné zadávání počtu listů u analogových dokumentů, pak se pole počet listů a příloh nemusí vyplňovat .
C. Připojení komponent
7.Na záložce Komponenty stiskněte tlačítko Nový.
8.Zvolte způsob připojení komponenty (přílohy): Elektronický obraz (prostý sken), Konverze z moci úřední do elektronické podoby (Konverze LE), Konverze do digitální podoby dle §69a, Z importu souborů.
9.Po připojení komponent/y klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.
D. Předání dokumentu
10.Vyberte zpracovatele.
11.V detailu přijatého dokumentu klikněte na tlačítko Předat ke zpracování.
12.Dokument se přesune do nabídky Předávané.
13.Zpracovatel si dokument převezme v modulu Referent – K převzetí.
Zápis nové došlé listinné zásilky
Klikněte na tlačítko Nový.
Otevře se formulář pro zápis nové zásilky.
Předvyplněné údaje:
JID (= jednoznačný identifikátor dokumentu) - nelze upravit.
Vlastník - jméno a příjmení pracovníka, který zásilku zapsal.
Odesláno - předvyplněno na aktuální datum minus jeden den, lze změnit výběrem data z kalendáře.
Doručeno - předvyplněno na aktuální datum, lze změnit výběrem data z kalendáře.
K doplnění:
Odesílatel - Odesílatel je povinný údaj. Bez jeho zadání nelze k zásilce připojit dokument.
Vyhledání existujícího subjektu
•Začněte psát jméno, název, IČO nebo ID datové schránky do pole Odesílatel a vyberte subjekt z "našeptávače", který nabízí pouze dostatečně ověřené subjekty ze Jmenného rejstříku. Viz kapitolu Ověření subjektu ve jmenném rejstříku.
•Pokud subjekt nenaleznete, použijte tlačítko se třemi tečkami a vyhledejte jej ve Jmenném rejstříku nebo založte nový subjekt.
Založení nového subjektu
Prostřednictvím tlačítka se třemi tečkami 
lze vstoupit do Jmenného rejstříku a zde v poli Hledat vyhledat adresu odesílatele. Zde jsou opět přednastavené jen dostatečně ověřené subjekty ze Jmenného rejstříku. Případně je možné zrušit filtr na Dostatečné údaje pro ztotožnění, a tak otevřít celý jmenný rejstřík.
Pokud odesílatel dosud vůbec ve Jmenném rejstříku není, musí se adresa nejdříve pořídit. Nejrychlejším způsobem je použití tlačítka se zeleným symbolem "plus" 
vedle pole Odesílatel. Nabídnou se dlaždice pro výběr typu pořizovaného subjektu a následně formulář Nová fyzická osoba pro nový subjekt. Zde vyplňte co nejvíce údajů, a pak ověřte dle typu subjektu v Aresu, v základních registrech nebo dle datové schránky. Pokud je zadáno dostatečné množství údajů nového subjektu, zaškrtne se automaticky checkbox Dostatečné údaje pro ztotožnění. Poté subjekt uložte.
Další možností je použít tlačítko se třemi tečkami vedle pole Odesílatel a v následně otevřeném Jmenném rejstříku přes tlačítko Nový adresu do Jmenného rejstříku pořídit. Zde vyplňte co nejvíce údajů, a pak ověřte dle typu subjektu v Aresu, v základních registrech nebo dle datové schránky. Pokud je zadáno dostatečné množství údajů nového subjektu, zaškrtne se automaticky checkbox Dostatečné údaje pro ztotožnění.
Pokud je potřeba místo adresy trvalého pobytu či sídla zadat jinou adresu (doručovací či fakturační) a pokud tyto adresy ve Jmenném rejstříku jsou evidované, vybere se správná adresa pomocí tlačítka Vybrat typ adresy - nabídne se seznam adres k dotyčnému subjektu. Výběr požadované adresy se potvrdí tlačítkem Ok.
Pokud je třeba zadat doručovací nebo fakturační adresu, ale ta ještě ve Jmenném rejstříku evidována není, má obsluha možnost použít tlačítko s lupičkou vedle pole Odesílatel a adresu přímo z tohoto místa pořídit a následně vybrat.
Přes tlačítko s velkým A 
je možné ověřit subjekt ve jmenném rejstříku. Nejprve vyberte typ subjektu, poté doplňte co nejvíce údajů pro hledání fyzické osoby. Pokud se adresát vyhledá, pak potvrďte tlačítkem Ztotožnit se jmenným rejstříkem a převzít a poté se již otevře Zásilka. Pokud se adresát nevyhledá, lze Upřesnit údaje pro vyhledávání (doplnit či změnit zadané údaje) nebo Založit nový subjekt (postupovat dle následujícího bodu c) zadání adresáta).
Ve výjimečných případech při evidování listinné zásilky (zejména při výběrovém řízení) není nutné doplnit odesílatele. Je možné v detailu listinné zásilky využít akci Výběrové řízení. Odesílatele je nutné vyplnit později, v rámci vyřizování daného dokumentu. Dále není povinný počet listů.
| Způsob | - způsob doručení - vyberte z nabídky roletového menu. |
| Druh | - druh zásilky - vyberte z nabídky roletového menu. |
| Služba | - druh poštovní služby - po použití tlačítka se 3 tečkami se zobrazí okno, ve kterém je možné z Číselníku služeb vybrat jednu nebo více služeb. |
Nebo pro zadání údajů Způsob, Druh a Služba vyberte některý z předem nadefinovaných vzorů vypravení (údaj Vzor) a položky budou dle vzoru naplněny.
Nepovinně je možné vyplnit Číslo zásilky nebo zapsat libovolnou poznámku.
Na záložce Dokumenty se k zásilce připojí vlastní dokument(y).
Pořízení dokumentu
Po stisknutí tlačítka Nový na záložce Dokumenty se zobrazí formulář pro pořízení dokumentu.
Ikona přijatého dokumentu: 
Popis údajů ve formuláři nového dokumentu:
JID |
Jednoznačný identifikátor - automaticky předvyplněn, nelze změnit. |
Vlastník |
Automaticky předvyplněn dle aktuálně přihlášeného uživatele, nelze změnit. |
Čj. |
Číslo jednací - doplňuje se v souladu s nastavením Společných parametrů SSL. Dokumenty je možné evidovat nejen pod číslem jednacím, ale také pod číslem evidenčním ze samostatné evidence (např. evidence faktur). Pro použití čísel evidenčních je třeba mít v parametrech vytvořené masky řad čísel evidenčních - ty se poté nabízejí při evidování nových dokumentů. Pokud se pro nový dokument zvolí maska čísel evidenčních, ve formuláři dokumentu se údaj č.j. změní na č. evidenční. Ve Společných parametrech SSL je možné nastavit tyto možnosti přidělování čísel jednacích: - automatické přidělování čj. na podatelně - čj. dokumentu přiřazuje povinně pracovník podatelny, a to tlačítkem Přidělit Čj. Pokud je ve Společných parametrech SSL k dispozici více masek č.j. nebo č.evid., musí se v dalším kroku vybrat správná maska pro přidělení č.j. nebo č. evidenční. - čj. může přidělit až referent - čj. se nemusí přiřadit na podatelně - přidělí jej až zpracovatel v modulu Referent po stisknutí tlačítka Přidělit Čj. Pozn.: Pokud dojde k nesprávnému výběru masky, je možné daný dokument dodatečně přeevidovat (v detailu dokumentu tlačítkem Další akce - Přeevidovat dokument). Toto je možné ale max. měsíc od zaevidování dokumentu. |
Věc |
Povinná položka, musí být vyplněna. |
Odesílatel |
Automaticky se přebírá ze zásilky. |
Zpracovatel |
Zpracovatel dokumentu. Stačí zadat první písmeno (nebo několik) - "našeptávač" nabídne odpovídající možné uživatele. Nebo lze použít tlačítko se 3 tečkami a vybrat uživatele ze seznamu. Dokument může také být předán organizační jednotce (resp. vedoucímu OJ). To se provede pomocí tlačítka |
Forma |
Analogový x digitální - automaticky doplněno. |
Popis, Poznámka |
Textová pole k zápisu popisu obsahu dokumentu nebo libovolné poznámky. |
Druh dokumentu |
Druh obsahu dokumentu - vybírá se z roletového menu. Pro usnadnění výběru stačí zadat první písmeno zadávané položky - kurzor se nastaví na odpovídající položku. |
Umístění |
Umístění - zde se nezadává. |
Věcná skupina |
Věcná skupina - položka spisového plánu - vybírá se pomocí tlačítka se 3 tečkami. Je-li dokument vložen do spisu, přebírá se věcná skupina ze spisu. |
Skartační znak/lhůta |
Dosadí se dle vybrané věcné skupiny. Lze zadat i nezávisle na věcné skupině pomocí tlačítka se 3 tečkami. |
Listinná podoba Počet listů dokumentu Počet příloh |
Doručené množství u dokumentu v analogové podobě, uvádí se počet listů dokumentu a počet příloh. Pokud není zaškrtnut parametr Povinné zadávání počtu listů u analogových dokumentů, pak se nemusí vyplňovat pole počet listů a počet příloh.
|
Nelistinná podoba Počet příloh Popis příloh |
Doručené množství a popis příloh (druh) v nelistinné podobě. |
Čj. původní |
Číslo jednací přiřazené původcem (odesílatelem) dokumentu. |
Spis. zn. pův. |
Spisová značka přiřazená původcem (odesílatelem) písemnosti. |
Ze dne |
Datum vytvoření původního dokumentu. Pokud se zde zadá datum „ze dne“, automaticky se doplní i k odpovědi na tento dokument. |
Doručeno |
Datum a čas doručení zásilky - nelze přepsat. |
Zaevidováno |
Datum a čas zaevidování dokumentu do KEO4. |
Vyřídit do |
Možnost nastavení termínu vyřízení - datum se může zadat ručně nebo vybrat z kalendáře (tlačítko s ikonkou kalendáře). |
Stav |
Stavové informace - tlačítkem s lupou je možné zobrazit podrobnější informace. |
Záložka Komponenty |
Zde se připojí k dokumentu jednotlivé komponenty (přílohy dokumentu). Na záložce Komponenty je také k dispozici tlačítko Akce s nabídkou Export komponent - možnost uložení komponenty na disk počítače. |
Záložka Zásilky |
Informace o zásilce, která je součástí daného dokumentu. |
Záložka Ztvárnění |
Pokud byla/y k dokumentu připojena/y komponenta/y, je zde možné pomocí tlačítka Nový provést jejich "ztvárnění" - převod do výstupního datového formátu. |
Záložka Související subjekty |
K dokumentu je možné přidat související subjekty - tedy subjekty, které jsou např. v dokumentu zmíněny. Standardně jsou zde automaticky zobrazené subjekty ze zásilek. |
Záložka Transakční protokoly |
Standardní záložka s výpisem akcí evidovaných v transakčního protokolu. |
Záložka Oprávnění k nahlédnutí |
Na této záložce se zpřístupní dokument jiným uživatelům k nahlížení. Po stisknutí tlačítka Nastavit oprávnění se otevře okno, ve kterém se vybere jeden či více uživatelů (pracovních míst), kteří budou oprávněni dokument prohlížet, ale nebude jim umožněno provádět v něm změny. Vybraní uživatelé dokument najdou v nabídce Nastavené přístupy k dokumentům a spisům. |
Tlačítko Předat ke zpracování |
Pokud dokumentu není zadán zpracovatel, změní se po použití tohoto tlačítka stav dokumentu z "K zaevidování" na "Zaevidovaný" a přesune se do nabídky Doplnit zpracovatele. Pokud je zadán zpracovatel, rovněž se dokumentu změní stav a přesune se do nabídky Předávané dokumenty. |
Tlačítko Akce: - Přeevidovat dokument
- Do nepřijatelných
- Znepřístupnění (Storno)
|
Po přidělení č.j. možnost přeevidování dokumentu, pokud byla chybně vybrána maska č.j. nebo č. evidenčního (v době do 1 měsíce po zaevidování dokumentu). Dojde k přeevidování dokumentu do jiné evidence.
Označení dokumentu za nepřijatelný. Po stisknutí tlačítka se nabídne dialog pro zapsání důvodu. Je zde předvyplněn aktuálně přihlášený uživatel a aktuální datum a čas (= údaj Zapsal kdo/kdy). Tyto informace budou k dohledání v Evidenci dokumentů - v detailu dokumentu, ve stavových informacích (pod tlačítkem s lupou vedle údaje Stav).
Znepřístupnění dokumentu. Po stisknutí tlačítka následuje dialog pro zapsání důvodu. Je zde předvyplněn aktuálně přihlášený uživatel a aktuální datum a čas (= údaj Zapsal kdo/kdy). Po zápisu důvodu a stisknutí tlačítka Uložit a zavřít bude dokumentu přiřazen stav znepřístupněný. Pokud byl dokument jediným dokumentem u zásilky, vystornuje se tímto i zásilka. Znepřístupněný dokument bude přesunut do modulu Archiv. |
Tlačítko Tisk - Detailu dokumentu - Detailu dokumentu s transakčním protokolem - Štítky |
Možnost tisku podrobných informací o dokumentu. Tisk detailu dokumentu včetně výpisu z transakčního protokolu. Tisk štítku dokumentu. |
Po pořízení dokumentu se mohou připojit komponenty tohoto dokumentu.
Doplnění komponent dokumentu
Komponentou se rozumí příloha dokumentu v podobě počítačového souboru.
Komponenta se pořídí v detailu dokumentu, na záložce Komponenty, pomocí tlačítka Nový a následným výběrem jedné ze čtyř nabízených možností.
| 1) | Elektronický obraz (prostý sken) |
Pořízení komponenty oskenováním přijatého dokumentu (pomocí tlačítka s ikonou scanneru 
).
V detailu takto pořízené komponenty bude v údaji Původ uvedeno "Elektronický obraz".
| 2) | Konverze z moci úřední do elektronické podoby - Konverze LE |
Vytvoření komponenty cestou provedení Konverze z moci úřední z listinné do elektronické podoby.
Původ komponenty bude "Autorizovaná konverze".
| 3) | Konverze do digitální podoby dle §69a |
Vytvoření komponenty cestou konverze listinného dokumentu do digitální podoby dle §69a.
Je třeba naskenovat nebo vybrat dokument, a poté dojde k převedení souboru do výstupního datového formátu PDF/A.
Původ komponenty bude "Ruční".
| 4) | Z importu souborů |
Touto cestou lze naimportovat soubory z počítače. Bez konverze však nemají komponenty žádnou právní platnost a dokument zůstane analogový.
Popis údajů ve formuláři nové komponenty:
Úprava zapsané zásilky - formulář detailu zásilky
Obsluha vybere v seznamu zásilek zásilku a použije na ní dvojklik nebo stiskne tlačítko Detail.
Zobrazí se formulář detailu zásilky, v něm je možné provést požadované úpravy (kromě údajů JID, Vlastník, Forma).
K zásilce musí být pořízen dokument(y), pak teprve je možné použít tlačítko Předat ke zpracování.
Jestliže obsluha ve formuláři pro dokument vybere PM nebo OJ pro předání (pomocí tlačítka se třemi tečkami za položkou Zpracovatel), poté se dokument pomocí tlačítka Předat ke zpracování přesune do nabídky Předávané dokumenty.
Pokud se k dokumentu nezadá zpracovatel, dokument se přesune do sekce Doplnit zpracovatele).
Obsluha může použít tlačítko Další akce - s nabídkami:
| Do nepřijatelných | - zásilce se přiřadí stav "nepřijatelná"  . |
Nabídne se dialog pro zapsání důvodu. Je zde předvyplněn aktuálně přihlášený uživatel a aktuální datum a čas (= údaj Zapsal kdo/kdy). Tyto informace budou k dohledání v Evidenci zásilek - v detailu zásilky, ve stavových informacích (pod tlačítkem s lupou vedle údaje Stav). Pokud byly k zásilce pořízené dokumenty, je i dokumentům přiřazen stav "nepřijatelný". K dohledání budou v Evidenci dokumentů.
| Výběrové řízení | - možnost zaevidovat listinnou zásilku bez zadání odesílatele (výběrová řízení). |
Smazání zásilky
Smazat lze pouze zásilku, ke které ještě nebyly pořízeny dokumenty.
Smazání se provede pomocí tlačítka Smazat 
.
Všechny zapsané zásilky ve všech stavech jsou k dohledání v nabídce Evidence - zásilky.
Předání zásilky na jinou podatelnu
V případě existence více podatelen v rámci jedné organizace (úřadu), lze použít tlačítka Předat na jinou podatelnu. Po zadání důvodu předání se zásilka přesune na jinou vybranou podatelnu.
Přeevidování dokumentu do jiné evidence
V případě, že je dokumentu na podatelně omylem přiřazeno nesprávné číslo jednací (výběrem nesprávné masky č.j. nebo č.evid.), je možné dokument za splnění určitých podmínek dodatečně přeevidovat.
Přeevidování lze provést z detailu dokumentu (v nabídkách Příjem listinných zásilek, Doplnit zpracovatele, Předávané dokumenty, Odmítnuté dokumenty) - použitím tlačítka Další akce - volba Přeevidovat dokument.
Uživatel je následně vyzván k výběru jiné masky č.j. nebo č.evid.
Aby šel dokument přeevidovat, nesmí být zaevidován dříve než před měsícem.