Princip služby Konverzní pošta spočívá v tom, že spisová služba KEO4 odešle do speciální datové schránky České pošty dokument v digitální podobě. Česká pošta digitální dokument převede za pomoci automatizované konverze dokumentů z digitální do listinné podoby. Odesílatel si může zvolit, zda bude dokument vytištěn oboustranně a zda bude opatřen doložkou o převedení z elektronické do listinné podoby. Česká pošta zajistí tisk a přípravu zásilek k doručování, stejně jako jejich následné doručení. Odesílatel následně ve spisové službě obdrží doklad o doručení písemnosti nebo potvrzení o nemožnosti písemnost doručit a případné důvody nedoručení.
Co je třeba udělat proto, abyste mohli službu využívat?
V prvé řadě je třeba uzavřít s Českou poštou veřejnoprávní smlouvu o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování. Následně je třeba zakoupit licenci na Konverzní poštu v KEO4, a pak již můžete odesílat dokumenty datovou schránkou i těm subjektům, které datovou schránku nevlastní a ušetřit tak čas za tisk, kompletaci a nošení dopisů na poštu.
Konverzní pošta v KEO4
V modulu Podatelna v nabídce Příjem - Konverzní pošta najdete datové zprávy České pošty o stavu zásilek odeslaných konverzní poštou. Tyto zprávy nepřichází okamžitě po odeslání, ale s časovým zpožděním.
V modulu Podatelna v nabídce Evidence - Konverzní pošta získáte přehled o všech odeslaných a přijatých datových zprávách, které se týkají se konverzní pošty.
V modulu Referent lze vypravit zásilku pomocí konverzní pošty tak, že referent vybere jeden ze Vzorů vypravení (se správným Typem výplatného), například Červený pruh (standard). V Zásilce pak zaškrtne možnost Odeslat přes službu konverzní pošta, přitom je automaticky zaškrtnuto také připojení konverzní doložky a oboustranný tisk.
Konverzní poštu lze použít pouze u některých Vzorů vypravení (se správným Typem výplatného). Základní Vzory vypravení jsou distribučně přednastavené, ale uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011) má možnost tyto vzory dále rozšířit.
Dle pravidel České pošty lze konverzní poštou odeslat pouze digitální dokument, který obsahuje soubory ve výstupním formátu PDF/A a jsou elektronicky podepsané či obsahují elektronickou pečeť. Podaná zásilka může obsahovat maximálně 99 souborů o celkové velikosti 20MB, s tím, že následně do obálky C4 může být vloženo maximálně 99 listů.
V modulu Výpravna v nabídce K odeslání - Konverzní pošta naleznete zásilky připravené na vypravení pomocí služby Konverzní pošta.