Tlačítko Nastavit přístup

Umožní nastavit přístup k podatelně pouze vybraným pracovním místům či organizačním jednotkám.

Tlačítko Tisk

Slouží uživateli s právem správce SSLJDR011 k vytištění aktuálního nastavení parametrů podatelny (sestava SSLJDR49).

Podatelna

Hlavní podatelna organizace

Pokud je zaškrtnuto, jedná se o hlavní podatelnu organizace.

Název

Pojmenování podatelny.

Hlavní maska č.j.

Slouží k nastavení hlavní masky č.j..

Maska pro formát čísel jednacích, která budou na Podatelně přidělována přijatým dokumentům. Pomocí tlačítka se třemi tečkami se otevře okno se seznamem již existujících řad čísel jednacích, z nich se vybere řada č.j. pro podatelnu. Řady čísel jednacích a masky jejich formátu se nastavují ve Společných parametrech SSL.

Další masky č.j.

Slouží k nastavení dalších masek č.j., v případě více masek pro evidování dokumentů.
(Při zaevidování bude dotaz jakou masku lze použít)

Druh dokumentu

Nastavení druhu dokumentu, který se bude primárně používat při stažení do spisové služby.

E-mail – odesílat automatickou odpověď při zaevidování dokumentu

Pokud je zaškrtnuto, bude povoleno odesílat automatickou odpověď při zaevidování dokumentu.

E-mail – povolit ruční evidování e-mailu

Pokud je zaškrtnuto, bude povoleno ruční evidování e-mailů. Zobrazena nabídka E-maily ručně.

Automatické pečetění automatických odpovědí

Lze zaškrtnout, jen pokud již je pečeť aktivována.

Předávací protokoly

Minimalizovat počet listů při tisku předávacího protokolu

Pokud je zaškrtnuto, automaticky se minimalizuje počet listů při tisku předávacího protokolu. Předávací protokol se nebude tisknout pro každé pracovní místo či OJ na samostatné stránce.

V předávacím protokolu zobrazovat výběr organizačních jednotek a pracovních míst.

Pokud je zaškrtnuto, budou v předávacím protokolu zobrazeny organizační jednotky a pracovní místa. V případě zaškrtnutí tohoto parametru se do nabídky Předávací protokoly vstupuje přes dialog pro výběr přebírajícího pracovníka a organizační jednotky, pro kterou poštu přebírá.

Záložky ve spodní části formuláře

Záložka Datové schránky podatelny

Pomocí tlačítka se třemi tečkami se vybere datová schránka organizace.

Záložka E-mailové účty podatelny

Zobrazení a možnost editace e-mailových účtů podatelny.

Záložka Umístění

Lze vyplnit umístění Podatelny, nebo zaškrtnout že je umístění shodné s adresou organizace.

Záložka Poznámka

V případě potřeby lze vyplnit poznámky.

Automatické stahování datových zpráv a e-mailů

Automaticky stahovat

Pokud je zaškrtnuto, bude povoleno automatické stahování datových zpráv a e-mailů.

Časový interval pro stahování v minutách

Lze zadat přesný počet minut pro stahování.

Výpravna

Datová schránka pro odeslání

Pomocí tlačítka se třemi tečkami nebo přes našeptávač lze vybrat datovou schránku výpravny.

E-mailový účet pro odeslání

Pomocí tlačítka se třemi tečkami nebo přes našeptávač lze vybrat e-mailový účet výpravny.

Poštovní podací arch

Číslo zákaznické karty

Je-li úřad držitelem Zákaznické karty České pošty, zapíše zde její číslo - bude použito v Podacím archu.

Podavatel

Zadání podavatele tak, jak má být uveden v poštovním podacím archu.

Odesílatel

Zadání odesílatele tak, jak má být uveden v poštovním podacím archu.

PPA – do poznámky generovat čj.

Pokud je zaškrtnuto, do sloupce “Poznámka“ v poštovním podacím archu se bude dosazovat číslo jednací.

Použít Elektronický podací arch

Zadání odesílatele tak, jak má být uveden v poštovním podacím archu. Zaškrtnutím checkboxu se povolí používání ePA - v modulu Výpravna, v nabídce K odeslání - Zásilky pro ČP, se zpřístupní tlačítko ePA.

Údaj

Popis

Identifikátory

Zkratka označení původce pro číslo jednací a JID

Nastavení zkratky, která se zobrazí v č.j. a JIDu pro každou entitu, dle Spisového řádu původce.

Masky – čísla jednací

Nastavení pro změny či úpravy masek pro č.j. pro různé druhy dokumentů, např. z Podatelny, Referenta, Vita stavebního úřadu, nebo pro transakční protokoly či výpisy z CzechPointu. Dále lze nastavit přístup pro jednotlivé masky č.j. pro konkrétní pracovní místo. (Dokumenty s č.j. se zobrazí v podacím deníku).

Masky - čísla jednací - pro přidělování čísel jednacích musí být nadefinována maska pro jejich tvar. Stiskne se tlačítko Nastavit. Nová maska pro tvar čísla jednacího se vytvoří pomocí tlačítka Nový.

Ve formuláři masky č.j. je nutné vyplnit Název masky a Základ masky – např. ve tvaru {zkrpuvodce}-{pcd,0000}/{zkrobdobi}. V souladu s vyhláškou musí zahrnovat označení nebo zkratku veřejnoprávního původce, pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v podacím deníku, a označení časového období. Číslo jednací může obsahovat také prefix a suffix a je možné zaškrtnutím příslušného políčka nastavit, zda budou uživatelsky editovatelné. Do prefixu či suffixu se dává např. zkratka příjmení, příjmení, zkratka organizační jednotky,  název organizační jednotky, zkratka pracovního místa nebo osobní číslo zaměstnance. Tyto součásti č.j. se přegenerují v souladu s tím, jak je dokument předáván z podatelny referentovi nebo mezi jednotlivými referenty.

Masku č.j. lze jednoduše sestavit zkopírováním (Ctrl+C, Ctrl+V) požadovaných součástí ze spodní tabulky vzorů.

Tlačítkem Náhled se č.j. zobrazí.

Hodnota pomocného čítače - do masky č.j. je možné zahrnout nějaké další pořadové číslo (pomocný čítač) - nejedná se o číslo podacího deníku. V tomto poli je možné nastavit výchozí číselnou hodnotu. S novým časovým obdobím vynulovat čítač - při zaškrtnutí tohoto parametru bude s novým rokem začínat číselná řada znovu od čísla 1.

Pomocí tlačítka Nastavit přístup se v okně multiselectu vybírají organizační jednotky nebo pracovní místa, která budou mít k řadě č.j. přístup.

Masky – čísla evidenční

Nastavení je určeno pro zvláštní evidence, a také  např. pro výpisy z CzechPOINTu či transakční protokoly. Dokumenty s evidenčními čísly se neevidují v podacím deníku. Způsob vytvoření masek č. evidenční je stejný jako pro masky č.j., rozdíl je pouze v tom, že se pro tyto dokumenty místo pořadového čísla (pcd) používá číslo evidenční (evdc). Od roku 2025 nebudou tyto masky používány.

Masky – spisové značky

Nastavení pro změny či úpravy masek pro spisovou značku, která se bude nabízet při vytvoření spisu.

Ve formuláři masky pro spisovou značku je nutné vyplnit Název masky a Základ masky – např. ve tvaru {zkrpuvodce}-{pcd,0000}/{zkrobdobi}. Spisová značka musí obsahovat pořadové číslo spisu a zkratku časového období.

Spisová značka může obsahovat také prefix a sufix a je možné zaškrtnutím příslušného políčka nastavit, zda budou uživatelsky editovatelné. Do prefixu či suffixu se dává např. jméno, příjmení referenta nebo název organizační jednotky či zkratka OJ.

Masku spisové značky lze jednoduše sestavit zkopírováním (Ctrl+C, Ctrl+V) požadovaných součástí ze spodní tabulky vzorů.

Tlačítkem Náhled se č.j. zobrazí.

Pomocí tlačítka Nastavit přístup se v okně multiselectu vybírají organizační jednotky nebo pracovní místa, která budou mít k řadě spisové značky přístup. Po stisknutí tlačítka Nastavit se zobrazí okno, ve kterém je třeba použít tlačítko Nový.

(Pozn.: V případě, že spis vzniká na základě iniciačního dokumentu, spisová značka se nesestavuje dle masky, ale použije se číslo jednací tohoto dokumentu.)

Jestliže nemáte v masce pro spisovou značku uveden povinný údaj – zkratku časového období, budete na to upozorněni žlutým proužkem. V případě, že tento údaj nedoplníte, bude v některé z následujících verzí údaj doplněn automaticky. Nové spisové značky již musí vždy povinně obsahovat číslo spisu i zkratku časového období.

Číslo jednací je automaticky přidělováno na podatelně

Pokud je zaškrtnuto, bude se automaticky přidělovat č.j. na Podatelně, ale nebude možné vyvářet sběrné archy (z důvodu neustálého přeevidování dokumentu dle sběrného archu).

Číslo jednací může přidělit až referent

Pokud je zaškrtnuto, č.j. bude přidělovat referent a bude povoleno vytvářet sběrné archy.

Automaticky vkládat číslo jednací k novému dokumentu

Při vytváření nového vlastního dokumentu se automaticky přidělí jednací. Pokud existuje více řad čísel jednacích, uživatel je hned v prvním kroku vyzván k výběru masky č.j.

Spisy

Povolit sběrný arch

Pokud je zaškrtnuto je povoleno vytvářet sběrné archy. (Pro čísla jednací musí být nastaveno, že je přiděluje až referent v modulu Referent).

Povolit typové spisy

Pokud je zaškrtnuto je povoleno vytvářet typové spisy.

Přístup ke spisu automaticky nastavit pro všechny uživatele

Pokud je zaškrtnuto, k nově založenému spisu budou mít automaticky přístup všichni uživatelé v rámci organizace.

Při odpovědi na dokument automaticky založit spis

Pokud je zaškrtnuto, při odpovědi na dokument přijatý program automaticky vyzve uživatele k založení nového spisu (automaticky se zobrazí formulář pro nový spis).

Povinné zařazování dokumentů do spisu

Pokud je zaškrtnuto, nelze vyřídit dokument pokud není zařazen do spisu.

Uzavřením spisu se provede i jeho vyřízení

Pokud je zaškrtnuto, provede se uzavření spisu bez nutnosti předchozího vyřízení. Pomocí akce Uzavřít se spis uzavře a zároveň vyberete způsob jeho vyřízení.

Při založení spisu nad dokumentem použít jako spisovou značku

•č.j. iniciačního dokumentu,

•spisovou značku dle masky (musí být nastavena maska pro spis. značku a nelze použit pro spisy typu sběrný arch),

•na dotaz (musí být nastavena maska pro spis. značku a nelze použit pro spisy typu sběrný arch).

Maximální přijímaná velikost datové zprávy

Nastavit

Umožňuje nastavení maximální velikosti přijímaných datových zpráv v MB dle spisového řádu (tato informace se zveřejňuje na webových stránkách či na úřední desce). Zvlášť lze nastavit maximální velikost datové zprávy přijímané prostřednictvím ISDS a prostřednictvím e-mailové zprávy.

Kontrolovat velikost datové zprávy

Po zaškrtnutí zatržítka je při pokusu o zaevidování překontrolována zadaná velikost. Pokud datová zpráva překračuje stanovený limit, je na tuto skutečnost upozorněn pracovník podatelny.

Kontroly a řízení pracovních postupů

Validace metadat

Nastavení pro kontroly duplicit přijatých dokumentů.

Přímé odesílání všech zásilek referentem

Pokud je zaškrtnuto, zásilky se budou odesílat přímo z modulu Referent, bez modulu Výpravna.

Přímé odesílání datových zpráv a e-mailů referentem

Pokud je zaškrtnuto, datové zprávy a e-maily se budou odesílat přímo z modulu Referent, bez modulu Výpravna. Analogové zásilky budou klasicky předávány na Výpravnu.

Jednouživatelská spisová služba

Lze použít, pokud SSL obsluhuje pouze jeden uživatel. Poté je potřeba vyplnit vlastníka dokumentů. Spisová služba bude používána ve zjednodušené podobě.

Forma vedení spisové služby

•elektronická (digitální)

Dokumenty vlastní budou prioritně digitální, bez ohledu na typ zásilky. U přijatých analogových dokumentů je doporučeno provést konverzi z moci úřední a tím je převést do formy digitální. Musí být nastaveny parametry transakčního protokolu a vytvářeny denní svodky. Odpověď by měla mít jiné číslo jednací než dokument přijatý. Od 1.1.2027 bude povinnost vést spisovou službu pouze v elektronické podobě.

•analogová (listinná)

Dokumenty vlastní budou prioritně v listinné (analogové) podobě bez ohledu na typ zásilky. U přijatých digitálních dokumentů je třeba provést konverzi z moci úřední, případně konverzi dle §69a zákona č. 499/2004 Sb.. V parametrech transakčního protokolu bude vypnuto generování denních svodek. Tuto formu lze používat pouze do 31.12.2026.

•dle typu zásilky (hybridní)

Tato forma by již neměla být využívána. Forma dokumentu se určuje dle typu zásilky. Generování denních svodek transakčního protokolu určuje uživatel.

Ukládání digitálních spisů a dílů do spisovny samostatně

Pokud je zaškrtnuto, pak je možné předávat digitální spisy a díly do spisovny samostatně, bez nutnosti vkládání do Ukládacích jednotek. V modulu Referent se rozšíří nabídka Předání do spisovny o nabídku Bez ukládací jednotky. Vybrané spisy či díly označíte a zvolíte akci Předání do spisovny. A modul Spisovna se rozšíří o nabídky Samostatné digitální spisy a Samostatné digitální díly.

Plány

Spisový plán

Lze nastavit spisový plán (i v modulu Referent). Po stisknutí tlačítka Nastavit se zobrazí okno, ve kterém je třeba použít tlačítko Nový. Ve formuláři Spisový a skartační plán je nutné vyplnit název. Vlastní spisový plán je možné buď sestavit ručně vytvořením věcných skupin (tlačítko Nový) nebo je možné převzít vzorový spisový plán - pomocí tlačítka Akce -Převzít z distribučního číselníku. Podrobněji v kapitole Spisový a skartační plán.

Parametry spisového a skartačního plánu

Formátování spisového plánu skartačního plánu.

Kontrola možnosti uzavření dílů typových spisů

Zobrazí seznam dílů a důvodů, proč nelze jednotlivé díly uzavřít.

Evidence dokumentů

Časová období

Automaticky se na každý rok vytváří nové časové období. Lze ho upravit či připravit dopředu.

Stiskne se tlačítko Nastavit a v následně otevřeném okně tlačítko Nový.

Ve formuláři pro nové časové období je nutné vyplnit Název období a jeho zkratku. Dále se nastaví počáteční pořadové číslo dokumentů a pořadové číslo spisů.

Při prvním zadání časového období se nastavuje datum začátku období a dle zvolené jednotky období (rok, měsíc, týden, den…) se automaticky dopočítá konec období. Při pozdějším zadávání dalších období se datum začátku již automaticky nastaví tak, aby navazovalo na předchozí.

Správce systému může vytvořit i uzavřené časové období – např. kvůli doručenkám starších datových zpráv. K tomu slouží tlačítko Vytvořit uzavřené čas. období. Tím se vytvoří období předcházející prvnímu, již zadanému, čas. období.

Časová razítka

Autorita časových razítek

Nastavení autority časových razítek (přihlašovací údaje) pro odběr časových razítek.

Přes tlačítko se 3 tečkami se vybere časová autorita (přihlašovací údaje) pro odběr časových razítek.