Názvosloví v KEO4 Spisové službě

Spisová služba KEO4 používá terminologii v souladu s Národním standardu elektronické spisové služby (NSESSS).

Spisová služba přináší řadu vylepšení pro běžnou práci, například našeptávání údajů, práci se šablonami dokumentů, efektivnější správu e-mailů, automatický rozdělovník, způsob vyřízení postoupením a mnoho dalšího.

Spisová služba KEO4 reflektuje požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, zákona o archivnictví a spisové službě, vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby i nařízení eIDAS. Součástí systému je jednotná terminologie, předepsané evidenční údaje, pravidla práce s dokumenty a zajišťovacími prvky.

Záznamy webinářů

Ke spisové službě KEO4 jsou k dispozici webináře. Přístupná jsou přímo v programu prostřednictvím nabídky zobrazené po kliknutí na logo KEO4 v levém horním rohu pracovní plochy.

Základní pojmy

Otevřený dokument (dříve Koncept)

Otevřený dokument lze upravovat, jedná se tedy o „budoucí dokument“, který ještě není finálně vytvořen a lze jej měnit.

Otevřený dokument mít několik „verzí“, které se vytváří automaticky při každé změně. Verze představuje číselné nebo slovní označení vývoje stavu dokumentu v určité fázi jeho životního cyklu.

Dokument

Dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace v podobě analogové (listinná a nelistinná část – např. CD) nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.

Dokument v KEO4 vzniká z otevřeného dokumentu, je neměnný. Po jeho vytvoření je dokument neměnný a nelze jej dále upravovat.

Může obsahovat více zásilek (umožňuje hromadné zasílání dokumentu pro více adresátů) nebo nemusí obsahovat žádnou zásilku.

Komponenta

Komponentou se rozumí příloha dokumentu, tedy přiložený soubor. Komponenta je vždy vedena v digitální podobě.

Zásilka

Zásilkou je nejčastěji listinná obálka, datová zpráva z informačního systému datových schránek, e-mail, optický disk nebo USB flash disk.

Zásilka obsahuje informace o odesílateli nebo adresátovi dokumentu a o způsobu jeho doručení či odeslání.

Zásilky mají různé vzory vypravení - viz. číselník vzorů vypravení.

Ze zásilky se provádí tisk štítků a obálek – jednotlivě i hromadně.

Součástí zásilky je také informace o doručence.

Spis

Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se jedné věci spojí ve spis (z.499/2004 § 65).

Každý spis musí obsahovat:

•spisovou značku,

•věcnou skupinu,

•skartační režim.

Dokumenty zařazené do spisu automaticky přebírají věcnou skupinu a skartační režim spisu.

Tvorba spisu

•Priorací (spojováním)

Každý dokument má vlastní číslo jednací a je samostatně evidován v podacím deníku.

•Pomocí Sběrného archu

V podacím deníku je evidován pouze iniciační dokument, ke kterému se založí sběrný arch.

Další dokumenty:

•získají stejné číslo jednací doplněné pořadovým číslem ve spisu,

•zapisují se pouze do sběrného archu,

•nejsou samostatně evidovány v podacím deníku.

Čísla jednací v tomto případě přiděluje referent, nikoliv podatelna.

Typový spis

Typový spis představuje soubor dokumentů s předem stanovenou strukturou. Typový spis se člení na věcné, podle obsahu stanovené součásti, které jsou dále členěny na díly, do kterých se zatřiďují dokumenty nebo vkládají křížové odkazy na spisy. Typový spis se týká jedné nebo více agend. Základním odlišujícím znakem typových spisů je skutečnost, že příslušný typový spis je vždy výsledkem stejnorodých opakujících se procesů (například stavební spisy budov, zdravotnická dokumentace, personální spisy), má obdobný obsah nebo strukturu.

Typový spis se vyznačuje tím, že:

•má předvídatelnou strukturu,

•obsahuje velké množství dokumentů,

•vzniká v rámci předem známého procesu,

•jeho označení názvem nemá vazbu na evidenci dokumentů.

Součást

Součást je logická část typového spisu. Každá součást je pojmenována a použita prostřednictvím jejího dílu k uložení stanoveného druhu nebo stanovených okruhů dokumentů, jako jsou například „daňová přiznání“. Každý typový spis obsahuje alespoň jednu součást.

Díl

Díl slouží k dalšímu členění součástí typového spisu. Každá součást musí obsahovat alespoň jeden díl.

Díly:

•jsou vytvářeny zpravidla podle časových období,

•usnadňují správu rozsáhlých typových spisů,

•mohou být uzavřeny, aniž by byl uzavřen celý typový spis,

•obsahují dokumenty,

•jsou zařazovány do výběru archiválií jako celek.

Spisová značka

Každý spis musí být označen spisovou značkou. Ta vychází z masky spisové značky, která je nastavena ve Společných parametrech SSL. Každá spisová značka musí obsahovat minimálně pořadové číslo spisu a časové období.

Spisový znak a věcná skupina

Věcná skupina je entita spisového plánu označující část jeho hierarchie zahrnující dceřiné věcné skupiny, spisy (historicky i dokumenty) nebo typové spisy. Věcná skupina představuje položku spisového plánu, do které jsou zařazovány dokumenty a spisy. Spisový znak je její číselné označení (kód).

Zařazení dokumentů do věcných skupin umožňuje:

•jejich následné vyhledávání,

•ukládání,

•skartační řízení.

Zařazení do věcné skupiny je povinné a musí být provedeno nejpozději při vyřízení dokumentu.

Spouštěcí událost

Spouštěcí událost určuje okamžik zahájení běhu skartační lhůty. Může jí být např. uzavření spisu a vyřízení dokumentu, externí událost.

Konverze

Konverze je proces převodu jedné nebo více komponent do jiného formátu. Výsledkem konverze je ztvárnění.

Ztvárnění

Ztvárnění vzniká zpravidla převodem spisu, dokumentu nebo jeho komponent do jiného formátu.

Využívá se například pro:

•odesílání dokumentů a spisů,

•tisk,

•archivaci ve formátu PDF/A.

Při založení dokumentu je vždy vytvořeno výchozí ztvárnění představující původní stav dokumentu.

Jednotlivá ztvárnění stejného dokumentu mohou obsahovat rozdílný počet komponent.

Výtah

Výtah je replika dokumentu, ve kterém byla provedena redakce obsahu.

Transakční protokol

Spisová služba KEO4 zaznamenává do transakčního protokolu veškeré operace prováděné s dokumenty, komponentami, spisy, zásilkami, věcnými skupinami a spisovým plánem. Ukládá se kompletní historie všech změn v hodnotách metadat, jakékoli změny a komentáře vztahující se k dokumentu, změny učiněné správcovskými rolemi (např. přístupová oprávnění uživatelů, změny konfigurace transakčního protokolu). Transakční protokol zahrnuje datum a čas operace, typ transakce, kdo transakci provedl a popis (pokud je k dispozici).

Denní obsah transakčního protokolu se na konci kalendářního dne automaticky uloží jako dokument ve formátu PDF/A, který se opatří zajišťovacími prvky.

Uživatel s přiřazeným právem na správu a přístup k transakčnímu protokolu SSL (SSLJDR007) má v modulu Referent zpřístupněnou nabídku Transakční protokoly - Dokumenty s přehledem dosud vytvořených transakčních protokolů.

JID - Jednoznačný identifikátor dokumentu

Jednoznačný identifikátor je unikátní označení entity v elektronické spisové službě, které zajišťuje její nezaměnitelnost. Každá entita v eSSL je označena jednoznačným identifikátorem, kterým je údaj v metadatech. Identifikátor vždy obsahuje označení původce nebo zkratku původce ve formě alfanumerického kódu.

Křížový odkaz

Křížový odkaz vytváří vazbu mezi: spisy; dokumenty; spisy a díly typových spisů; spisy a dokumenty.

Rozlišují se:

•pevné křížové odkazy, které nelze bez uvedení důvodu odstranit a zohledňují se při exportu a přenosu dat,

•volné křížové odkazy, které mají pouze informativní charakter.

Zajišťovací prvky

Zajišťovací prvky jsou elektronické bezpečnostní prvky, které jsou připojeny ke komponentám digitálních dokumentů.

Patří mezi ně:

•elektronický podpis,

•elektronická značka,

•elektronická pečeť,

•časové razítko.

SIP balíček

Ve spisové službě SIP balíček znamená Submission Information Package (předávací informační balíček). Jde o standardizovaný datový balíček, který se používá při skartačním řízení a předávání digitálních dokumentů, spisů a dílů do archivu.

Lze si ho představit jako digitální krabici, do které se zabalí dokumenty, spisy či díly a všechny důležité informace o nich.

SIP balíček obvykle obsahuje:

•digitální entity,

•metadata entit (evidenční údaje, spisové znaky, skartační znaky, lhůty apod.),

•informace o průběhu životního cyklu dokumentu,

•XML soubory definované Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.

Při elektronickém skartačním řízení odesílá eSSL (elektronický systém spisové služby) digitální entity právě ve formě SIP balíčku. Archiv následně ověřuje jeho správnost a načítá jej do svých systémů. Bez validního SIP balíčku nelze digitální dokumenty standardním způsobem předat do archivu.

Rozlišujeme dva druhy SIP balíčků:

•SIP pro skartační návrh - SIP balíček, coby elektronická forma skartačního návrhu, obsahující pouze popisná a doplňující metadata každého dokumentu, bez samotných datových souborů. (Metadata jsou záznamy všech operací prováděných s dokumentem.)

•Kompletní SIP - SIP balíček obsahující kompletní metadata, včetně datových souborů.