Nabídka Dokumenty
V této nabídce může správce SSL (SSLJDR011) pomocí rychlého filtru vytřídit dokumenty dle JIDu, data vytvoření, věci, vlastníky, č.j./spisové značky, odesílatele/adresáty a věcné skupiny. Kromě toho jsou zde umístěna tlačítka důležitá pro činnost správce.
K činnostem Správce SSL patří:
Reorganizace pracovních míst
Tato akce se použije v situacích, kdy je potřeba předat agendu od nějakého referenta jinému. Například, když na pracovním místě jeden referent skončí a nastoupí místo něj někdo jiný. Nebo pokud se agenda má rozdělit mezi více pracovníků a část agendy zůstane původnímu zpracovateli a část se přiřadí někomu novému.
Po použití tlačítka Reorganizace pracovních míst se nabídne formulář, ve kterém se vybere pracovní místo, od kterého se bude agenda přebírat a pracovní místa, kterému se naopak bude předávat.
Následuje výběr položek k předání. Zobrazí se přehled spisů, dokumentů, žádostí, dokumentů k nahlédnutí, ukládacích jednotek, typových spisů a součástí, které jsou ve vlastnictví uživatele, od kterého mají být předány. Ve výchozím stavu se k předání nabízí vše, co má uživatel ve vlastnictví. Má-li být tento seznam upraven a některé dokumenty, spisy apod. se předávat nemají, použije se tlačítko Vybrat. Zobrazí se seznam položek k předání. Pomocí zaškrtávátek je třeba vybrat položky, které se budou předávat novému uživateli. Je také možné výběr usnadnit tím, že se vyfiltrují položky např. podle stavu vyřízení, data vzniku nebo dle jejich formy či typu. Vybrané položky se potvrdí tlačítkem Vybrat.
Tlačítkem Vyjmout se zobrazí všechny vybrané položky a některé z nich je možné ještě z předání vyloučit. Zaškrtnou se příslušná zaškrtávátka a výběr se potvrdí tlačítkem Vyjmout.
K vlastnímu předání vybraných položek dojde po použití tlačítka Dokončit.
Reorganizace věcných skupin
Tato akce slouží k přesunu dokumentů, spisů a ukládacích jednotek z jedné věcné skupiny do jiné.
Použije se tlačítko Reorganizace věcných skupin. Vybere se věcná skupina, ze které budou dokumenty přeřazeny a skupina, do které budou přeřazeny. Pro výběry věcných skupin je možné použít tlačítko se třemi tečkami anebo našeptávač (začne se psát název věcné skupiny a program nabídne odpovídající položky).
Pokud mají přesouvané dokumenty atd. převzít i skartační režim nové věcné skupiny, je třeba zaškrtnout volbu Převzít skartační režim nové věcné skupiny do všech přeřazených spisů, dokumentů či ukládacích jednotek.
Další postup je obdobný jako při reorganizaci pracovních míst.
Pro přeřazení se nabízí pouze spisy, které nejsou vložené v ukládací jednotce; dokumenty, které nejsou ve spisu, ani v žádné ukládací jednotce a všechny ukládací jednotky s danou věcnou skupinou, které nejsou součástí skartačního řízení.
Kontrola křížových odkazů
Tímto tlačítkem se zobrazí přehled dokumentů, které jsou spolu svázané křížovým odkazem s konfliktem pro dokument a odpověď.
Jde o případy, kdy dokumenty s křížovou vazbou:
•nejsou ve stejném spisu,
•nemají stejnou věcnou skupinu,
•jeden je ve spisu a druhý ne.
Přehled je možné vytisknout.
Konflikty mezi dokumenty je třeba vyřešit s ohledem na budoucí skartační řízení.
Spisová rozluka
Spisová rozluka se provádí v případě, že některé dokumenty a spisy předáte jinému původci. Po jejich předání můžete přes akci Spisová rozluka data smazat. Před samotnou rozlukou je třeba domluvit a následně provést export dat ze spisové služby. Dále vybrat dokumenty/spisy k vyřazení v rámci spisové rozluky. Poté se zobrazí přehled položek k vyřazení v rámci spisové rozluky. Také lze provést export vybraných dat na server.
Vybrané položky budou nenávratně smazány ze Spisové služby a metadata budou přenesena do modulu Archiv.
Po dokončení se zobrazí informace, že spisová rozluka byla dokončena.
Zobrazit spisy obsahující konflikt
Možnost vyřešit konflikty křížových odkazů u spisů přes akci Zobrazit spisy obsahující konflikt. Je možné takto hromadně zařadit chybějící dokumenty do uzavřených spisů. U spisů, které nelze vyřešit hromadně, si můžete Zobrazit chybějící dokumenty. V případě, že to kontroly umožňují, máte k dispozici v detailu chybějících dokumentů akci Přeřadit k dokumentu s pevným křížovým odkazem, která umožní vyřešit konflikty v těchto odkazech. Přes akci Změnit pevný odkaz na volný, může Správce SSL změnit pevný křížový odkaz na volný.
Správce SSL má možnost úpravy metadat v detailu dokumentu:
•Smazání č.j. v detailu dokumentu
Správce SSL může smazat č.j. u přijatého nevyřízeného dokumentu a vlastního konceptu. Pouze 14 dní po zaevidování dokumentu/konceptu. Akce - Smazat č.j. v detailu dokumentu.
•Změna názvu u vyřízeného dokumentu
V případě chybného názvu lze změnit název v detailu dokumentu.
•Změna počtu listů/příloh u vyřízeného dokumentu
V případě chybného počtu listů/ příloh lze změnit tento údaj v detailu dokumentu.
•Změna skartačního režimu u vyřízeného dokumentu
Pouze u dokumentu, který je v neuzavřeném spisu či u není zařazen v ukládací jednotce.
•Znepřístupnění přijatých dokumentů
Možnost znepřístupnit přijaté (nevyřízené) dokumenty. Více v dokumentaci KEO4 - Referent.
Správce SSL má možnost u vyřizovaných a vyřízených dokumentů:
•přes tlačítko Akce:
oVytisknout komponenty - vytiskne komponenty u vybraných dokumentů.
oZměna formy dokumentu - Umožňuje hromadnou změnu formy dokumentu na digitální či analogovou. Převod z analogové formy dokumentu na digitální formu dokumentu lze použít v případě, že analogový dokument obsahuje komponentu a není již ve Spisovně.
oPřepočítat pořadí a verze komponent - přepočítá pořadí komponent a verze komponent.
oExport dat SSL - nejprve označíte dokumenty (nezařazené do spisu), které chcete importovat a poté použijete tuto akci. Vyexportovaná data najdete v nabídce Vyexportovaná data.
•kromě standardního filtru pracovat s rychlými filtry JID, Vytvořeno (datum vytvoření dokumentu), Věc, Vlastník, Č.j./Spis. značka, Odesílatel/adresát a Věcná skupina.
Správce SSL má možnost úprav na záložce Komponenty:
•Konverze - u vyřízených digitálních dokumentů lze konvertovat komponentu do listinné podoby a u analogových dokumentů lze konvertovat komponentu do digitální podoby.
•přes tlačítko Akce:
oExport komponent - vybrané komponenty můžete uložit do zadané složky.
oVytisknout komponenty - vybrané komponenty můžete hromadně vytisknout.
oOvěřit datový formát - u vybraných komponent můžete hromadně ověřit datový formát.
oOvěřit el. podpis - u vybraných komponent můžete hromadně ověřit elektronický podpis.
oRozbalit kontejner - u komponent typu kontejner můžete použít pro rozbalení kontejneru.
Správce SSL má možnost úprav na záložce Komponenty v detailu komponent:
•přes tlačítko Akce:
oPřepočítat verze komponent - přepočítá pořadí verzí komponent.
oExterní konverze dle §69a - slouží k převedení komponenty, která není ve výstupním datovém formátu (a není ztvárněna do výstupního datového formátu), a nepodařilo se ji převést do výstupního datového formátu v KEO4. V tomto případě lze komponentu převést do PDF/A mimo spisovou službu a za pomoci této akci ji vložíme do spisové služby.
Postup: Nejprve převeďte komponentu mimo KEO4, pak spusťte akci Externí konverze dle §69a a vložte převedenou komponentu v PDF/A. Komponenta se ztvární do výstupního datového formátu. V doložce o změně datového formátu, která je součástí ztvárnění, lze najít informace o původním dokumentu, včetně elektronického podpisu, razítka a pečeti.
Správce SSL má možnost úprav na záložce Související subjekty:
•přes tlačítko Nový lze přidat nový Související subjekt, nebo lze přes tlačítko Smazat naopak Související subjekt odstranit.
Správce SSL má možnost úprav na záložce Vyřízení:
•Doplnit datum nabytí právní moci.
•Doplnit právní normu.
•Upravit obsah vyřízení a jeho odůvodnění.
Správce SSL má možnost úprav na záložce Další metadata:
•Doplnit další metadata.