Uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011) je uživatel, kterému je přiděleno zvláštní oprávnění. Správce SSL (SSLJDR011) by měl být odpovědný za chod spisové služby, a proto může v rámci tohoto práva upravovat např. společné parametry SSL, spisový plán, upravovat parametry Podatelny či Spisovny. Umožňuje provádět případné opravy chyb uživatelů (například chyby při vkládání dat, chybné zařazení ve spisovém plánu). Správce spisové služby vidí všechny neotevřené dokumenty, které může konvertovat do výstupního datového formátu.
Všechny takové operace jsou zaznamenány v transakčním protokolu.
V případě, že chcete právo správce spisové služby použít, je třeba jej aktivovat v menu KEO4 (ikona KEO4 vlevo nahoře) přes akci Zapnout spisová služba – správce. Stejným způsobem lze poté právo i deaktivovat.
Podrobný přehled možných zásahů správce SSL v KEO4:
•může upravovat společné parametry ssl,
•může upravovat spisový a skartační plán,
•může upravovat parametry Podatelny, Výpravny, Spisovny,
•může měnit změnit heslo do ISDS,
•může změnit pracovní místa přes Reorganizaci pracovních míst,
•může upravovat věcné skupiny přes Reorganizaci věcných skupin,
•může kontrolovat a upravovat křížové odkazy,
•může smazat dokumenty a spisy po jejich exportu v rámci akce Spisová rozluka,
•může Zobrazit spisy obsahující konflikt,
•může konverzí do PDF/A změnit komponenty do výstupního datového formátu, nebo v detailu komponenty Externí konverzí dle §69a.
Úprava metadat dokumentu v různých stavech
•metadata vyřízeného dokumentu, který není ve spisu ani v UJ
- název věci,
- věcná skupina + skartační režim,
- počet listů a příloh,
- druh dokumentu,
- forma dokumentu,
- popis a poznámka.
•metadata vyřízeného dokumentu, který je ve spisu, který není uzavřený
- název věci,
- skartační znak/lhůta,
- počet listů a příloh,
- popis a poznámka.
•metadata vyřízeného dokumentu, který je v uzavřeném spisu nebo UJ
- název věci,
- popis a poznámka,
- počet listů a příloh.
•změna data vyřízení dokumentu,
•změna názvu věci,
•přeřazení do minulého časového období,
•max 14 dní zpátky po zaevidování možnost smazání č.j. - resp. přidělení č.j. (dokument nesmí být vyřízený, nesmí být ve spisu v rámci současného časového období).
Spis
•přístup,
•konverze do PDF/A,
•změna data vytvoření a uzavření,
•znepřístupnění otevřeného spisu,
•předání,
•název,
•popis a poznámka,
•věcná skupina a skartační režim,
•změna data uzavření spisu,
•změna data spouštěcí události.
Datové schránky
•V parametrech Podatelny v detailu Datové schránky lze editovat přístupové údaje do ISDS. Správný postup je přihlašovat se pomocí certifikátu hostované spisové služby nebo systémovým certifikátem pro konkrétní organizaci, nikoliv jménem a heslem.
UJ ve Spisovně
•změna věcné skupiny,
•změna skartačního režimu,
•vrácení zpět referentovi.
Vyvěšení na úřední desku
•nastavení kategorií pro zobrazení v archivu UD,
•změna data vyvěšení (i do minulosti - za podmínky zapsání důvodu) a data sejmutí,
•nezobrazovat na el. úřední desce,
•zobrazit na el. úřední desce.