V nabídce Spisy se stiskne tlačítko Nový. Nabídne se formulář pro pořízení nového spisu.
Ve formuláři jsou automaticky předvyplněné údaje:
| JID | - jednoznačný identifikátor |
| Vlastník | - aktuálně přihlášený uživatel, který spis zakládá |
| Zpracovatel | - aktuálně přihlášený uživatel, který spis zakládá - lze vybrat jiného |
| Vytvořeno | - datum založení spisu |
| Stav | - otevřený. |
Povinné údaje, které obsluha musí vyplnit, jsou:
•Spisová značka - pomocné označení spisu, sloužící k jeho identifikaci.
| Spisovou značku lze ručně editovat nebo je možné ji zadat tlačítkem Přidělit, a to na základě masky, kterou je za tímto účelem třeba vytvořit ve Společných parametrech spisové služby. |
| Pozn.: Tyto masky lze využít pouze při vytváření nového spisu přes tl. Nový. V případě, že spis vzniká na základě iniciačního dokumentu, použije se pro spisovou značku číslo jednací tohoto dokumentu. |
•Název (libovolné pojmenování spisu) a Věcná skupina (položka spisového plánu).
Dle potřeby lze doplnit:
•Popis a Poznámku,
•zadat umístění spisu - pomocí tlačítka se třemi tečkami
•Vyřídit do - datum, do kterého má být spis vyřízen,
Záložky Vloženo do spisu, Zásilky, Doručenky, Komponenty - v okamžiku zakládání spisu zde nic není, do spisu ještě nebyly vloženy žádné dokumenty.
•na záložce Křížové odkazy pomocí tlačítka Nový je možno přidat odkaz na jiný související spis nebo dokument. Mohou se zde zaznamenat všechny vztahy k jiným dokumentům či spisům.
•na záložce Pracovní soubory je možné připojit pracovní (pomocné soubory) ke spisu
•na záložce Ostatní údaje: Klíčová slova, Bezpečnostní kategorie.
Vložení dokumentů do spisu
| 1) | Z detailu spisu |
Do spisu je možné vložit dokumenty hromadně pomocí tlačítka Vložit dokumenty na záložce Dokumenty. Zobrazí se nabídka dokumentů, které lze do spisu vložit. Přednostně se zobrazují dokumenty se stejnou nebo prázdnou věcnou skupinou za poslední rok. Lze ale zobrazit všechny dokumenty, a to zrušením přednastaveného filtru. Vybrané dokumenty po vložení získají věcnou skupinu dle spisu.
2) Z detailu dokumentu
Dokumenty přijaté i vlastní je možné do spisu vložit v nabídkách Přijaté k vyřízení, Vlastní k vyřízení anebo Dokumenty.
a) Pokud již existuje potřebný spis, stiskne se v detailu dokumentu tlačítko se třemi tečkami vedle údaje Spis a vybere se spis, do kterého má být dokument zařazen.
b) Není-li ještě odpovídající spis založen, použije se tlačítko Akce - Založit spis - viz kap. Založení nového spisu z dokumentu.