|
<< Zobrazit obsah >> Navigace: »Žádné kapitoly před« Předání do spisovny |
Vyřízené samostatné dokumenty a uzavřené spisy se předávají do Spisovny, kde čekají na skartační řízení.
Před vkládáním dokumentů a spisů do ukládacích jednotek je třeba:
•Zkontrolovat, zda již některé dokumenty/spisy neprošly skartačním řízením a jen nebyly ze spisovky odstraněny - takové dokumenty lze odstranit přes modul Archiv.
•Zkontrolovat, že věcné skupiny mají správné skartační režimy.
•Zkontrolovat, zda jsou opravdu dokumenty a spisy zařazeny ve správných věcných skupinách.
•Vyřešit případné konflikty v křížových odkazech, kdy dokument přijatý a jeho odpověď:
- mají různé věcné skupiny nebo
- mají různé skartační režimy nebo
- jeden dokument je ve spisu a druhý ne nebo je v jiném spisu.
Proces přípravy dokumentů a spisů na předání do Spisovny předání spočívá v těchto krocích:
•vytvoření ukládacích jednotek
•rozřazení vyřízených dokumentů a uzavřených spisů do ukládacích jednotek
•předání ukládacích jednotek do Spisovny.
Pokud je ve Společných parametrech SSL zatržen parametr Ukládání digitálních spisů a dílů do spisovny samostatně, pak není nutné digitální spisy a díly vkládat do ukládacích jednotek. Lze je předat do spisovny rovnou z nabídek Digitální spisy a Digitální díly.