|
<< Zobrazit obsah >> Navigace: »Žádné kapitoly před« Skartační řízení |
Provádění skartačního řízení je povinnost každého původce dokumentů. Skartační řízení může probíhat v:
•listinné podobě - pokud je spisová služba vedena v listinném podacím deníku.
•elektronické podobě - pokud je spisová služba vedena v elektronické spisové službě. Při elektronickém skartačním řízení se využívají tzv. SIP balíčky. Komunikace s příslušným archivem pak probíhá elektronicky a přes Národní archivní portál (NARP).
Není rozhodující forma dokumentu (listinná/digitální), ale forma vedení spisové služby.
Do skartačního řízení se zařazují:
•uzavřené spisy a díly, vyřízené samostatné dokumenty s uplynulou skartační lhůtou,
•vyřazená úřední razítka.
Entity se ukládají do ukládacích jednotek (UJ) podle:
•stejné věcné skupiny,
•stejného roku skartačního řízení,
•v elektronické spisové službě ideálně také podle stejné formy dokumentů.
Skartační znaky:
•„A“ - archiválie, trvalá hodnota.
•„S“ - skartace, zničení .
•„V“ - výběr - entity se posoudí a zařadí skartační znak „A“ nebo „S“.
•Vytvoření skartačního návrhu - vznik návrhu
•Úpravy skartačního návrhu na základě posouzení archivu - SIPy pro skartační návrh, změny skartačních režimů
•Příprava dat pro archiv a pro skartaci - SIPy kompletní, odeslání archiválií
•Smazání dat ze spisové služby.
Prvním krokem skartačního řízení je založení nového skartačního řízení.
Postup:
1.Klikněte na tlačítko Nový.
2.Zadejte název skartačního řízení (např. SŘ 2018).
3.KEO4 automaticky vyhledá všechny ukládací jednotky, samostatné digitální spisy a díly s uplynulou skartační lhůtou, podle vypočítaného roku skartačního řízení.
4.Potvrďte vytvoření tlačítkem Dokončit. Po založení má řízení stav: „Příprava návrhu“
5.Připravte dokument "Skartační návrh", který zašlete příslušnému archivu. Skartační návrh sestává z průvodního dopisu a z přílohy skartačního návrhu. V návrhu původce uvede zejména:
•celkový rozsah zařazených entit,
•charakteristiku obsahu (Faktury apod.),
•období, ze kterého roku pocházejí (např. 2000 - 2003),
•skartační režim.
Pro skartační řízení vedené v listinné podobě v detailu skartačního řízení použijte tlačítko Skartační návrh - volba Příprava ukládacích jednotek.
Zobrazí se skartační návrh rozdělený do záložek Skartační znak A, Skartační znak V a Skartační znak S. Na každé z těchto záložek je seznam ukládacích jednotek s příslušným skartačním znakem.
Pokud mají ukládací jednotky stejnou věcnou skupinou, spisový a skartační znak, jsou tyto ukládací jednotky sloučeny do jednoho řádku seznamu, ve sloupci Množství je uveden jejich počet. Toto sloučení lze zrušit tlačítkem Zrušit sloučení ukládacích jednotek.
Před odesláním návrhu musí být všechny ukládací jednotky (UJ) se znakem V převedeny na A nebo S.
Pokud se změna skartačního znaku týká celé ukládací jednotky (UJ), lze jej upravit hromadně pro všechny dokumenty a spisy.
Jestliže se změna skartačního znaku týká pouze konkrétního dokumentu či spisu v ukládací jednotce, pak je třeba dokument/spis přeřadit do jiné ukládací jednotky, která bude odpovídat novým požadavkům anebo se musí vytvořit nová ukládací jednotky s novým skartačním znakem, do které se dokument či spis nově zařadí. To se provede v detailu ukládací jednotky, na záložce Dokumenty - tlačítkem Přeřadit nebo Změna skartačního režimu.
Prostřednictvím tlačítka Tisk skartačního návrhu vytiskněte seznamy ukládacích jednotek (dle skartačních znaků), který jako přílohu skartačního návrhu spolu s průvodním dopisem odešlete příslušnému oblastnímu archivu.
Při elektronickém skartačním řízení je nutné v této fázi vytvořit SIP balíčky pro skartační návrh, které budou následně odeslány příslušnému archivu prostřednictvím Národního archivního portálu.
1. V detailu skartačního řízení použijte tlačítko Skartační návrh - volba Příprava SIP balíčku.
2. Příprava SIP balíčků - Ve formě záložek se zobrazí přehled dokumentů, spisů, příp. dílů typových spisů a komponent zahrnutých do skartačního řízení.
3. Příprava SIP balíčků - záložka Dokumenty - označte všechny dokumenty a zvolte tlačítko Akce - SIP pro skartační návrh - vytvořené SIPy uložte do zvoleného místa na disku počítače.
4. Příprava SIP balíčků - záložka Spisy - označte všechny spisy a zvolte tlačítko Akce - SIP pro skartační návrh - vytvořené SIPy uložte do zvoleného místa na disku počítače.
5. Příprava SIP balíčků - záložka Díly - označte všechny díly a zvolte tlačítko Akce - SIP pro skartační návrh - vytvořené SIPy uložte do zvoleného místa na disku počítače.
6. Uložené SIP balíčky vložte do Národního archivního portálu – NARP (nacr.cz).
7. Příprava skartačního návrhu, ať už v listinné či elektronické podobě, ukončete prostřednictvím tlačítka Ukončit přípravu skartačního návrhu. Skartační řízení přechází do fáze "Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí archivu".
2) Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí archivu
Příslušný archiv na základě předloženého skartačního návrhu:
•posoudí dokumenty A, S a V,
•rozhodne o archiváliích,
•stanoví, co bude zničeno,
•vydá Rozhodnutí/ Protokol o změnách skartačních znaků v XML.
Na základě vydaného rozhodnutí archivu je potřeba změnit skartační znak některého dokumentu/spisu nebo celé ukládací jednotky.
Pokud se změna skartačního znaku týká celé ukládací jednotky (UJ), lze jej upravit hromadně pro všechny dokumenty a spisy.
Jestliže se změna skartačního znaku týká pouze konkrétního dokumentu či spisu v ukládací jednotce, pak je třeba dokument/spis přeřadit do jiné ukládací jednotky, která bude odpovídat novým požadavkům anebo se musí vytvořit nová ukládací jednotky s novým skartačním znakem, do které se dokument či spis nově zařadí. To se provede v detailu ukládací jednotky, na záložce Dokumenty - tlačítkem Přeřadit nebo Změna skartačního režimu.
Archiv zašle na základě zaslaných SIP balíčků rozhodnutí/ protokol o změnách skartačních znaků, které obsahuje tyto pokyny k jednotlivým entitám:
"vybrat za archiválii" - Jestliže je entita označena "vybrat za archiválii", pak bude mít daná entita skartační znak "A" a bude předána do archivu.
"zničit" - Entita označená slovem "zničit" bude mít skartační znak "S" a bude zničena.
"vyřadit z výběru" - Entita označená "vyřadit z výběru" bude automaticky vyřazena ze skartačního řízení.
"předložit k výběru" - Pokud ještě není o entitě definitivně rozhodnuto, je entita označena "předložit k výběru". V případě entit v digitální podobě lze tento výběr realizovat pouze v systému elektronické spisové služby původce.
Postup:
1. Zvolte tlačítko Nahrát změny rozhodnutí archivu v XML.
2. S pomocí tlačítka Nový vložte příslušné rozhodnutí ve formátu XML do eSSL. Vybrané XML lze zobrazit kliknutím na ikonku sponky ve sloupečku XML. Lze ho zobrazit i ve formě PDF dokumentu ve vedlejším sloupečku PDF.
3. V dalším kroku stiskněte tlačítko Provést změny dle rozhodnutí archivu. Skartační znaky entit označených "vybrat za archiválii" a "zničit" se automaticky změní v souladu s vybraným XML souborem. U entit označených "předložit k výběru" se skartační znak nezmění.
Do dalšího kroku skartačního řízení nelze pokročit, pokud jsou některé entity označeny příznakem "předložit k výběru".
•Stiskněte tlačítko Skartační návrh - Příprava SIP balíčku.
•Ve formuláři Příprava SIP balíčků vyberte entity označené zatržítkem ve sloupci "Předložit k výběru" a zvolte akci Kompletní SIP. SIP uložte a zašlete prostřednictvím Národního archivního portálu příslušnému archivu.
•Příslušný archiv zašle nové rozhodnutí/ Protokol o změnách skartačních znaků, je potřeba zopakovat předchozí postup s nově zaslaným XML - nahrát do spisové služby a provést změny dle rozhodnutí archivu.
Po posouzení archivu a určení skartačního znaku i u entit předložených k výběru lze postoupit k třetímu kroku. Použijte tlačítko Příprava dat pro archiv a skartaci. Skartační řízení přejde do stavu "Příprava pro archiv".
Je-li skartační řízení vedeno v listinné podobě, dokumenty a spisy se skartačním znakem A se fyzicky předají příslušnému oblastnímu archivu.
Příslušný archiv vystaví úřední záznam o převzetí archiválií. Součástí úředního záznamu je soupis předávaných dokumentů, spisů a úředních razítek vybraných jako archiválie.
V případě elektronického skartačního řízení se entity se skartačním znakem A předávají do digitálního archivu v podobě kompletních SIP balíčků. V této fázi skartačního řízení se pracuje pouze s entitami se skartačním znakem A.
Postup:
1. Zvolte tlačítko Data pro archiv a skartaci - Příprava SIP balíčků
2. Příprava SIP balíčků - označte všechny entity a zvolte akci Kompletní SIP - uložte tyto SIP balíčky.
Při vytváření SIP balíčku pro předání do archivu se kontroluje, zda jsou všechny komponenty ve výstupním datovém formátu nebo mají do výstupního datového formátu ztvárnění. V případě, že jsou nalezeny komponenty, které nejsou ve výstupním datovém formátu a nemají ztvárnění, zobrazí se uživateli tisková sestava s těmito komponentami. Na záložce Komponenty lze prostřednictvím tlačítka Konverze do PDF/A převést komponenty do výstupního datového formátu.
3. Kompletní SIP balíčky odešlete do Národního archivního portálu.
4. Po převzetí archiválií obdržíte z Národního archivního portálu (NARP) záznam o obsahující identifikátory převzatých entit ze SSL a identifikátory digitálního archivu.
5. Po předání archiválií do archivu se soubor XML s identifikátory digitálního archivu nahraje do SSL prostřednictvím tlačítka Záznam o převzetí archiválií v XML. V následně otevřeném okně pomocí tlačítka Nový vyhledejte a načtěte příslušný XML soubor.
Vybrané XML lze zobrazit kliknutím na ikonku sponky ve sloupečku XML. Lze ho zobrazit i ve formě PDF dokumentu ve vedlejším sloupečku PDF.
PDF soubor Záznam o převzetí archiválií se také automaticky uloží na záložce Přílohy ke skartačnímu řízení.
6. Ve formuláři Záznam o převzetí archiválií v XML zvolte tlačítko Převzít identifikátory archivu.
7. Je-li vše vypořádáno a uplynula 15 denní lhůta pro případné podání námitky proti rozhodnutí archivu, může se přistoupit k poslednímu kroku skartačního řízení - použije se tlačítko Smazání dat ze Spisové služby. Skartační řízení přechází do stavu "Ukončení řízení".
Po obdržení souhlasu se zničením entit označených skartačním znakem S zabezpečí organizace jejich zničení. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být entity zničeny, a to ani po provedeném skartačním řízení.
Veřejnoprávní původce postupuje při zničení entit, které nebyly vybrány za archiválie, a úředních razítek, která nebyla vybrána za archiválie tak, že entity v analogové podobě nebo úřední razítka znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu.
Rovněž musí dojít ke smazání dat i ze spisové služby.
Ze spisové služby se smažou i dokumenty se skartačním znakem A, a to nejdříve 15 dní po doručení záznamu o převzetí archiválií.
Metadata smazaných entit, spolu s identifikátory archivu, zůstanou v modulu Archiv SSL .
Postup:
1. Ve formuláři Skartační řízení doplňte číslo jednací/JID dokumentu pojednávajícího o skartačním řízení.
2. Zvolte tlačítko Smazání dat.
3. Zkontrolujte rekapitulaci entit určených ke smazání. Seznamy těchto entit je možné ještě zobrazit pomocí tlačítka Přehled.
4. Potvrďte dotaz "Chcete pokračovat?" Dojde k nevratnému smazání entit. Metadata o těchto entit budou přenesena do Archivu spisové služby.
Po smazání dat bude skartační řízení ve stavu "Ukončeno - smazáno".
V horní části formuláře Skartačního řízení ve fázi Příprava skartačního návrhu jsou umístěna tlačítka:
| Skartační návrh | - Příprava ukládacích jednotek |
| Kontrola křížových odkazů | - kontrola vazeb na jiné dokumenty či spisy. Pokud se u dokumentů/spisů zahrnutých do skartačního řízení vyskytují křížové odkazy na jiné dokumenty/spisy, které naopak nejsou zahrnuté do skartačního řízení, je nutné tuto situaci dořešit - např. vyjmutím dokumentů/spisů s vazbami z aktuálního skart. řízení. |
Ukončit přípravu skartačního návrhu - ukončí se příprava skartačního návrhu, návrh se odešle příslušnému oblastnímu archivu k posouzení. Skartační řízení přechází do další fáze - je třeba vyčkat na vyjádření archivu.
Na záložce Ukládací jednotky, Ukládací jednotky mimo SSL, Spisy a Díly jsou ve fázi Příprava skartačního návrhu a ve fázi Úpravy skartačního návrhu umístěna tlačítka:
| Nový | - pouze na záložce Ukládací jednotky - je možné založit novou ukládací jednotku. |
| Detail | - zobrazení detailu vybrané entity. |
| Filtr | - filtr pro vyhledávání. |
Změna skartačního znaku - u označených entit je možné hromadně změnit skartační znak.
Pozastavení skartační operace - možnost hromadně pozastavit skartační operaci a dočasně vybrané entity vyřadit ze skartačního řízení.
Vyřadit ze skartačního návrhu - Vyřadí vybranou entitu ze skartačního návrhu. Ukládací jednotka se vrátí zpět do spisovny. Je vyžadován zápis důvodu vyřazení.
Vložit do skartačního návrhu - Nabídnou se k vložení další entity, kterým uplynula skartační lhůta. Vybrané entity se vloží do skartačního návrhu. Tato akce je přístupná pouze ve fázi Příprava skartačního návrhu.
Na záložce Přílohy ke skartačnímu řízení se mohou pomocí tlačítka Nový připojit libovolné dokumenty, které se řízení týkají. U digitálního řízení se sem automaticky ukládají protokoly o změnách skartačních znaků a změny dle rozhodnutí archivu.
V horní části formuláře Skartačního řízení ve fázi Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí jsou umístěna tlačítka:
Návrat zpět - návrat do předchozí fáze skartačního řízení.
| Skartační návrh | - Příprava ukládacích jednotek |
| Kontrola křížových odkazů | - kontrola vazeb na jiné dokumenty či spisy. Pokud se u dokumentů/spisů zahrnutých do skartačního řízení vyskytují křížové odkazy na jiné dokumenty/spisy, které naopak nejsou zahrnuté do skartačního řízení, je nutné tuto situaci dořešit - např. vyjmutím dokumentů/spisů s vazbami z aktuálního skart. řízení. |
Nahrát změny rozhodnutí archivu v XML - umožní nahrát a provést změny dle rozhodnutí archivu.
Příprava dat pro archiv a skartaci - ukončí se úpravy skartačního návrhu, skartační řízení přechází do další fáze.
V horní části formuláře Skartačního řízení ve fázi Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí jsou umístěna tlačítka:
Návrat zpět - návrat do předchozí fáze skartačního řízení.
| Data pro archiv a skartaci | - Příprava ukládacích jednotek |
Záznam o převzetí archiválií v XML - umožní nahrát záznam o převzetí archiválií.
Smazání dat ze spisové služby - ukončí se převzetí archiválií, skartační řízení přechází do další fáze.
V horní části formuláře Skartačního řízení ve fázi Smazání dat ze spisové služby jsou umístěna tlačítka:
Návrat zpět - návrat do předchozí fáze skartačního řízení.
| Skartační návrh | - Příprava ukládacích jednotek |
| Data pro archiv a skartaci | - Příprava SIP balíčku |
Smazání dat ze spisové služby - ukončí se převzetí archiválí, skartační řízení přechází do další fáze.
Na záložkách Dokumenty, Spisy a Díly ve formuláři Příprava SIP balíčků lze pro jednotlivé dokumenty/spisy/díly nebo hromadně pro všechny označené provádět následující operace - tlačítko Akce:
Kontrola metadat - kontrola struktury metadat dokumentů.
SIP pro skartační návrh - vytvoření a uložení datových balíčků (bez komponent) jako souborů XML do zvoleného místa na disku počítače.
Kompletní SIP - vytvoření a uložení datových balíčků včetně komponent (např. v případě, že si digitální archiv vyžádá předložení kompletního SIP balíčku pro posouzení hodnoty určitého dokumentu).
Export SIP balíčků - export SIP balíčků pro skartační návrh, pokud ještě SIP balíčky nebyly vytvořeny, pak se vytvoří a uloží.
Smazat XML se skartačním návrhem včetně ZAF - umožní smazat XML se skartačním návrhem.
Zrušit příznak ´Předložit k výběru´ - umožní odstranit příznak "předložit k výběru."
Na záložce Komponenty jsou k dispozici tato tlačítka:
Konverze do PDF/A s doložkou nebo pro vlastní dokumenty bez doložky.
Ověřit datový formát
Ověřit zajišťovací prvky
Detail
Filtr
Na záložce Ukládací jednotky, Ukládací jednotky mimo SSL, Spisy a Díly na formuláři Skartační řízení je možné provést:
Vyřadit ze skartačního návrhu - Vyřadí vybranou entitu ze skartačního návrhu. Ukládací jednotka se vrátí zpět do spisovny. Je vyžadován zápis důvodu vyřazení.
Vložit do skartačního návrhu - Nabídnou se k vložení entity, kterým uplynula skartační lhůta. Vybrané entity se vloží do skartačního návrhu.
Změna skartačního znaku - Umožní změnit skartační znak pro celou entitu.
Pozastavení skartační operace - Umožní pozastavit skartační operace u vybraných entit.
Jestliže je potřeba změnit věcnou skupinu dokumentu či spisu v ukládací jednotce, pak je třeba tento dokument/spis přeřadit do jiné ukládací jednotky, která bude odpovídat novým požadavkům anebo se musí vytvořit nová ukládací jednotka s novým skartačním znakem, do které se dokument či spis nově zařadí. To se provede v detailu vložené ukládací jednotky, na záložce Dokumenty - tlačítkem Přeřadit. Nebo na záložce Spisy tlačítkem Přeřadit nebo Přeřadit mezi samostatné digitální spisy.