Spisový a skartační plán je přehled hierarchicky uspořádaných věcných skupin označených spisovým znakem.
Věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie obsahují skartační režim.
Dokumenty a spisy musí být zařazeny do věcných skupin nejpozději při vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu - toto je důležité pro následné skartační řízení.
Původce by měl konzultovat svůj spisový a skartační plán s příslušným archivem.
Důležité je správné zařazení do věcné skupiny a správně nastavený skartační režim.
Skartační režim se skládá ze:
•Skartačního znaku (A, V, S).
•Skartační lhůty (skartační lhůta začíná běžet 1. lednem následujícího roku po spouštěcí události).
•Spouštěcí události (počátek plynutí skartační lhůty).
Spouštěcí událost může být:
•Vyřízení dokumentu a uzavření spisu - datum spouštěcí události se nastaví automaticky.
•Externí událost - datum události musí vyplnit uživatel (v detailu dokumentu/spisu na záložce Skartační řízení).
Spisový a skartační plán je v programu k dispozici ve dvou podobách - ve stromové struktuře anebo v řádkovém seznamu věcných skupin.
Záložka Spisový a skartační plán - stromová struktura
Ve stromové struktuře spisového plánu má uživatel s právem správce spisového a skartačního plánu možnost editovat spisový a skartační plán. Běžný uživatel má spisový a skartační plán pouze k nahlížení.
Jsou zde k dispozici tlačítka:
| Detail | - zobrazení detailu věcné skupiny, |
| Filtr | - filtr pro vyhledávání věcných skupin, |
Přiřadit oprávnění - možnost nastavení oprávnění k věcné skupině vybranému uživateli/uživatelům,
Změnit příznak oblíbená/neoblíbená - často používané věcné skupiny je možné označit jako "oblíbené" - tyto věcné skupiny budou odlišené zeleným písmem a při výběru věcné skupiny pro nový dokument budou zařazené na začátku seznamu věcných skupin.
| Tisk | - tisk spisového plánu. |
Pro vyhledávání ve spisovém a skartačním plánu je zde k dispozici standardní filtr (tlačítko 
) a k tomu rychlé filtry:
| Oblíbené | - zobrazí se pouze věcné skupiny označené jako oblíbené. |
| Stav | - vyfiltrují se všechny otevřené nebo naopak uzavřené věcné skupiny. |
| Obsah věcné skupiny | - vyfiltrují se věcné skupiny, které obsahují buď věcné skupiny (nadřízené VS), dokumenty a spisy, typové spisy nebo součásti typových spisů. |
Spisový plán je možné upravovat pomocí tzv. "Průvodce".
Věcná skupina můře být nadřízená nebo podřízená.
•Nadřízená věcná skupina je taková, která neobsahuje dokumenty či spisy - obsahuje podřízené věcné skupiny. Nemá přiřazený skartační znak a lhůtu a nelze tudíž vybrat pro dokument/spis.
•Podřízené věcné skupiny již mají přiřazený skartační znak a lhůtu a je možné je vybírat pro dokumenty či spisy.
Detail věcné skupiny
Nastavit přístup - Povoluje vybranému uživateli/uživatelům přístup k dané věcné skupině.
Změnit příznak oblíbená/neoblíbená - Tímto tlačítkem lze přidat věcnou skupinu do "oblíbených" nebo jí tento příznak odebrat.
Zobrazit dokumenty a spisy s vazbou - Zobrazí seznam dokumentů a spisů dané věcné skupiny. K dohledání je tato akce jen přes Společné parametry SSL a je k dispozici pouze správci SSL (SSLJDR011) a posuzovateli skartační operace. V seznamu se nezobrazují znepřístupněné dokumenty a spisy.
Údaj |
Popis |
Obsah věcné skupiny |
Pokud se jedná o nadřízenou věcnou skupinu, obsahuje další věcné skupiny. Pokud se jedná o podřízenou-koncovou věcnou skupiny, jsou obsahem dokumenty a spisy. Vyplňuje se automaticky. |
JID |
Jednoznačný identifikátor věcné skupiny - automaticky předvyplněn, nelze změnit. |
Datum otevření |
Datum vzniku věcné skupiny. |
Datum uzavření |
Datum ukončení platnosti věcné skupiny. |
Nadřízená věcná skupina |
Obsahuje název nadřízené věcné skupiny. |
Název věcné skupiny |
Obsahuje název věcné skupiny. Název věcné skupiny by měl vystihnout, čeho by se měly týkat dokumenty a spisy, které by do ní měly být vkládány. Název věcné skupiny může upravovat jen správce SSL (SSLJDR011). |
Spisový znak |
Číselné označení věcné skupiny. |
Jednoduchý spisový znak |
U podřízených věcných skupin určuje číslo, které bude na konci spisového znaku (za tečkou). |
Skartační režim |
Skartační režim mají pouze koncové věcné skupiny. Skládá se ze skartačního znaku (A, V, S), skartační lhůty (doba po kterou je dokumentace uložena u původce) a spouštěcí události (počátek uplynutí skartační lhůty - např. uzavření spisu). Skartační režim může upravovat jen správce SSL (SSLJDR011). |
Trvalý skartační souhlas - Na obsah věcné skupiny je uplatněn trvalý skartační souhlas |
Umožňuje označit věcnou skupinu, na kterou byl příslušným archivem vydán trvalý skartační souhlas. Lze označit jen koncové věcné skupiny se skartačním znakem S. Jen správce SSL (SSLJDR011) a správce typového spisu (SSLJDR017) může tento parametr upravovat. Takto označené věcné skupiny se nezařazují do klasického skartačního řízení, ve spisovně je pro ně určena nabídka Skartace dle trvalého skartačního souhlasu, kde je možné tyto dokumenty a spisy s uplynulou skartační lhůtou smazat. |
Trvalý skartační souhlas - Kontrolovat výstupní datové formáty při uzavření spisu |
Po zaškrtnutí checkboxu jsou při uzavření spisu kontrolovány výstupní datové formáty i přes to, že je na tuto věcnou skupinu uplatněn trvalý skartační souhlas. Lze označit jen koncové věcné skupiny s trvalým skartačním souhlasem. |
Popis |
Přesnější popis věcné skupiny usnadní uživatelům správné řazení do věcných skupin. |
Poznámka |
Umožňuje zapsat poznámku k věcné skupině. |
Záložka transakční protokol |
Transakční protokol zaznamenává všechny úpravy věcné skupiny. |
Záložka Oprávnění |
Přes tlačítko Nastavit oprávnění se vybere organizační jednotka/jednotky nebo pracovní místo/místa, kterým bude přiřazeno nebo odebráno oprávnění k vybrané věcné skupině. Na záložce se zobrazí seznam uživatelů/pracovních míst, kteří mají oprávnění k dané věcné skupině. Pokud by měl uživatel nastaveno omezení přístupu k dané věcné skupině, bude u něj zelené zatržítko ve sloupečku Omezeno oprávnění. U podřízených věcných skupin lze ve sloupečku Převzato z vyhledat informaci o tom, z jaké věcné skupiny je oprávnění převzato. |
Záložka Omezení |
Správce SSL (SSLJDR011) přes tlačítko Nový vybere pracovní místo/místa, kterým bude omezen přístup ke věcné skupině, lze zadat období pro omezení přístupu. Přes tlačítko Detail lze prohlédnout nastavení omezení přístupu a nebo omezení upravit. Přes tlačítko Smazat lze omezení přístupu smazat. |
Tisk spisového plánu
Po stisknutí tlačítka Tisk si může uživatel vybrat, jestli chce tisknout všechny věcné skupiny nebo pouze otevřené či pouze uzavřené. Kromě toho může ovlivnit zaškrtnutím check boxu, jestli má sestava obsahovat sloupce Spouštěcí událost, Popis a Poznámka.
Záložka Spisový a skartační plán
Jiná varianta zobrazení spisového a skartačního plánu.
Dále je na této záložce možné nastavit přístupy k věcným skupinám pro vybrané pracovníky (tlačítko Přiřadit oprávnění).
Spisový a skartační plán je odsud také možné exportovat do Excelu - tlačítkem s ikonou Excelu .
Uživatel má možnost zobrazit pouze své "oblíbené" věcné skupiny.