Oprávnění editovat spisový plán má uživatel s právem správce spisového a skartačního plánu či správce spisové služby.
Editace spisového a skartačního plánu probíhá v rámci průvodce. Nejprve je třeba vytvořit nový návrh s tím, že lze převzít aktuálně platné věcné skupiny. Následně je možné měnit skartační režimy, spisové znaky či vytvářet úplně nové věcné skupiny. Poté je třeba napárovat věcné skupiny, z aktuálně platného spisového plánu, které již nemají vazbu na nově vytvářený návrh. Tímto vás intuitivně provede průvodce. Aktivací návrhu se vytvoří nový spisový a skartační plán a původní plán se stane archivním.
V aktuálně platném spisovém a skartačním plánu lze měnit název věcné skupiny, popis nebo poznámku.
Stavy spisového a skartačního plánu
•Archivní,
•Platný,
•Návrh - příprava, kontrola.
V případě, že máte v aktuálně platném Spisovém a skartačním plánu duplicity ve spisových znacích, nepůjde vytvořit nový návrh Spisového a skartačního plánu. Je třeba nejdříve duplicity opravit přes akci Oprava duplicitních spisových znaků. Tuto akci naleznete v detailu aktuálně platného Spisového a skartačního plánu.
Vytvoření nového spisového a skartačního plánu - Průvodce
Nový Spisový plán lze vytvořit pomocí průvodce.
Nastavení a vytvoření nového spisového a skartačního plánu naleznete ve Společných parametrech SSL. Kliknutím na tlačítko Nastavit se otevře okno Spisový a skartační plán.
Nový Spisový a skartační plán lze vytvořit pomocí tlačítka Nový. Poté se otevře okno tzv. "Průvodce". Průvodce vytvářením spisového plánu je rozdělen do fází (příprava, kontrola, aktivace).
1.Příprava spisového a skartačního plánu
V této fázi provádíte přípravu spisového a skartačního plánu. V rámci přípravy vkládáte věcné skupiny či máte možnost je editovat.
Vložení věcných skupin do návrhu spisového a skartačního plánu
• Nová věcná skupina nadřazená (uzlová), která nemá žádnou svoji nadřazenou skupinu:
Ve spisovém plánu je třeba postavit se na jeho první řádek:
Použije se tlačítko Nový - zobrazí se přehledné dlaždice, kde je třeba zvolit, co bude nová věcná skupina obsahovat; zda další věcnou skupinu, dokumenty a spisy, popř. typové spisy.
•Pokud se zvolí dlaždice "Věcná skupina", znamená to, že vznikne "nadřazená" věcná skupina, která nebude ještě obsahovat dokumenty/spisy (nebude mít přiřazený skartační režim) a bude nadřazenou pro další věcnou(é) skupinu(y), tedy již koncové věcné skupiny se skartačním režimem, do kterých se budou vkládat dokumenty/spisy.
•Pokud se zvolí dlaždice "Dokumenty a spisy" nebo "Typový spis", vznikne věcná skupina, která bude mít přiřazený skartační režim a budou se do ní vkládat dokumenty/spisy, případně typové spisy.
Následně se otevře formulář pro pořízení nové věcné skupiny. V tomto případě se nevyplňuje nadřazená věcná skupina, pouze je nutné vyplnit název nové věcné skupiny, přiřadit jí spisový znak, a pokud se pořizuje věcná skupina pro dokumenty a spisy, pak i skartační režim. Tlačítkem Nastavit přístup je možné vybrat uživatele, kteří budou mít tuto věcnou skupinu přístupnou.
•Nová věcná skupina nadřazená, která má nadřazenou skupinu:
Je třeba postavit se na nadřízenou (uzlovou) věcnou skupinu, pod kterou bude patřit nová věcná skupina. Po stisknutí tl. Nový se zobrazí dlaždice, kde je třeba zvolit, co bude nová věcná skupina obsahovat - v tomto případě další věcné skupiny. Následně se otevře formulář pro vytvoření nové věcné skupiny. Ve formuláři bude předvyplněna nadřízená skupina. Stačí doplnit název nové skupiny a spisový znak. Tlačítkem Nastavit přístup je možné vybrat uživatele, kteří budou mít tuto věcnou skupinu přístupnou.
•Nová věcná skupina podřízená (koncová):
•Je třeba postavit se na nadřazenou (uzlovou) věcnou skupinu, pod kterou bude patřit nová věcná skupina. Po stisknutí tl. Nový se zobrazí dlaždice, kde je třeba zvolit dlaždici "Dokumenty a spisy". Zobrazí se formulář pro vytvoření nové věcné skupiny. Ve formuláři bude předvyplněna nadřazená skupina, je třeba doplnit název nové skupiny, spisový znak a skartační režim.
•Nebo pokud již existují nějaké podřízené věcné skupiny pro danou uzlovou VS, je možné stát na jakékoli podřízené VS a stisknout tl. Nový. Zobrazí se rovnou formulář pro vytvoření nové věcné skupiny.
Doplnění věcných do návrhu spisového a skartačního plánu
•Z distribučního spisového a skartačního plánu
Možnost převzít z distribučního číselníku, který je dodávaný ALISem (obec malá, obec s rozšířenou působností, příspěvková organizace - škola, příspěvková organizace). Označením vyberete požadované VS a pokračujete tlačítkem Převzít vybrané záznamy. Poté jsou vybrané věcné skupiny vloženy do návrhu spisového a skartačního plánu.
•Z xml
Možnost vložit věcné skupiny z xml. Pomocí tlačítka Nový lze vložit uložené xml. z úložiště na PC.
Převzetí věcných skupin z aktuálního spisového plánu
V případě existence Spisového a skartačního plánu v KEO4 máte možnost převzít věcné skupiny ze stávajícího spisového plánu pomocí tlačítka Převzít věcné skupiny z aktuálního plánu. Dále označíte věcné skupiny, které chcete vybrat do nového Spisového a skartačního plánu, lze označit i všechny věcné skupiny a vložit je najednou.
Změna skartačního režimu
V návrhu spisového a skartačního plánu je možnost změnit skartační režim u vložených Věcných skupin. Můžete si nejprve vyfiltrovat věcné skupiny dle stejného skartačního znaku a poté lze hromadně změnit skartační režim.
Označíte požadované věcné skupiny a pomocí akce Změna skartačního režimu vyberete požadovaný skartační režim. Potvrdíte tlačítkem OK. Poté je skartační režim změněn u vybraných věcných skupin.
Tisk spisového plánu
Po stisknutí tlačítka Tisk si může uživatel vybrat, jestli chce tisknout všechny věcné skupiny nebo pouze otevřené či pouze uzavřené. Kromě toho může ovlivnit zaškrtnutím zatržítka, jestli má sestava obsahovat sloupce Spouštěcí událost, Popis a Poznámka.
Úprava věcné skupiny
V detailu věcné skupiny je možné provádět některé změny:
•Změnit název věcné skupiny.
•Změnit jednoduchý spisový znak - tlačítkem Změna jednoduchého spis. znaku.
•Tlačítkem Smazat lze smazat věcnou skupinu.
•Tlačítkem Nastavit přístup povolit vybranému uživateli/uživatelům přístup k dané věcné skupině.
•Tlačítkem Změnit příznak oblíbená/neoblíbená přidat věcnou skupinu do "oblíbených" anebo naopak jí tento příznak odebrat.
Další akce
•Export spisového plánu - možnost exportovat návrh spisového plánu ve formátu XML. do úložiště v PC.
•Přepočítat pořadí - možnost přepočítat pořadí spisových znaků.
Pokud již máte návrh spisového plánu hotový lze přejít na druhou fázi a tou je kontrola spisového a skartačního plánu. Přejít na kontrolu spisového a skartačního plánu lze pomocí tlačítka Kontrola spisového a skartačního plánu.
Smazání návrhu spisového a skartačního plánu
Smazat návrh spisového a skartačního plánu lze v přehledu spisových a skartačních plánů pomocí tlačítka Smazat.
Smazat návrh lze pouze v případě, že bude ve fázi přípravy. V případě, že bude ve fázi kontroly smazání nelze provést. Lze použít tlačítko pro návrat zpět s přesunout se do fáze přípravy spisového plánu.
2.Kontrola spisového a skartačního plánu
Fáze kontroly slouží především ke spárování věcných skupin a šablon typových spisů v případě existence aktuálního spisového plánu v KEO4 a pokud v aktuálně platném spisovém plánu jsou věcné skupiny /šablony typového spisu, které nemají vazbu na věcné skupiny / šablony typového spisu z návrhu.
Vazbu lze doplnit pomocí akcí převodní můstek pro párování věcných skupin / převodní můstek pro mapování šablon typových spisů.
V případě potřeby se lze vrátit zpět na fázi přípravy pomocí tlačítka Návrat zpět.
Převodní můstek pro párování věcných skupin
Kliknutím na akci Převodní můstek pro párování věcných skupin se otevře okno s převodním můstkem. V základním zobrazení zde vidíte věcné skupiny s vazbou na otevřený dokument/spis a pouze koncové skupiny, které je potřeba spárovat. Dále lze vyfiltrovat na nespárované věcné skupiny zaškrtnutím zatržítka.
Je potřeba vyplnit na jakou věcnou skupinu z návrhu chcete napárovat:
•Doplnit věcnou skupinu dle stejného spisového znaku - je potřeba označit věcné skupiny a pomocí akce Doplnit věcnou skupinu dle stejného spisového znaku. Automaticky se věcné skupiny doplní v případě, že v návrhu byly nalezeny koncové věcné skupiny pro dokumenty a spisy se stejným plně určeným spisovým znakem.
•Editací v tabulce - kliknutím na kolonku "Název" lze přes našeptávač zvolit požadovanou věcnou skupinu.
•V detailu - otevřením detailu věcné skupiny lze zobrazit aktuální věcnou skupinu a také novou věcnou skupinu, kterou je potřeba zvolit buď pomocí našeptávače či pomocí tlačítka se třemi tečkami.
Všechny věcné skupiny, které vyhodnotí program je potřeba spárovat jinak nebude možné aktivovat nový Spisový a skartační plán.
Převodní můstek pro mapování šablon typových spisů
Kliknutím na akci Převodní můstek pro mapování šablon typových spisů se otevře okno s převodním můstkem. V základním zobrazení zde vidíte šablony typového spisu, které je potřeba spárovat, protože mají vazbu na otevřený díl typového spisu. Dále pomocí akce Mapování součástí typového spisu vyberete šablonu typového spisu z návrhu.
Poté je potřeba spárovat součásti typového spisu z aktivního spisového plánu na součásti typového spisu z návrhu:
•Editací v tabulce - kliknutím na kolonku "Název - návrh" lze přes našeptávač zvolit požadovanou věcnou skupinu pro danou součást typového spisu.
•V detailu - otevřením detailu věcné skupiny lze zobrazit aktuální věcnou skupinu a také novou věcnou skupinu, kterou je potřeba zvolit buď pomocí našeptávače či pomocí tlačítka se třemi tečkami.
Všechny šablony typového spisu, které vyhodnotí program je potřeba spárovat jinak nebude možné aktivovat nový Spisový a skartační plán.
Možnost přidat věcnou skupinu ve fázi kontroly
V případě, že v první fázi přípravy spisového plánu zapomenete přidat věcnou skupinu, lze i ve fázi kontroly spisového plánu přidat věcnou skupinu pomocí tlačítka Nový. Postup je stejný jako v první fázi přípravy spisového plánu.
V případě návratu do předchozí fáze přípravy spisového plánu bude potřeba napárované věcné skupiny napárovat znovu.
3.Aktivace nového spisového a skartačního plánu
Aktivovat nový Spisový a skartační plán lze pomocí akce Aktivovat spisový a skartační plán. Aktivací spisového a skartačního plánu dojde k otevření nového spisového a skartačního plánu a uzavření původního (v případě, že původní spisový a skartační plán existuje v KEO4). Z původního spisového a skartačního plánu se stane Archivní spisový plán.
Pokud chcete Spisový a skartační plán aktivovat 1. ledna, je nutné spustit akci Aktivovat spisový a skartační plán v tento den.