Příjem > Příjem datových zpráv

V části Příjem, nabídce Příjem datových zpráv se stahují datové zprávy z datové schránky úřadu (organizace).

Po stažení datových zpráv zde zprávy čekají na své zaevidování do Spisové služby.

Po zaevidování je celá originální DZ (= po dekódování obsahu), včetně podpisu, uložena v úložišti KEO4 (z důvodů archivace).

Nad seznamem stažených datových zpráv má obsluha k dispozici tlačítka Detail, Filtr, Přijmout, Zaevidovat, K nahlédnutí, Vyřadit z evidence, Odmítnout datovou zprávu, Založit subjekt dle ID datové schránky.

Výběr datových zpráv se provede zaškrtnutím check boxu u příslušného záznamu. Může být vybráno více (nebo všechny) datové zprávy v seznamu najednou.

Již při příjmu datové zprávy (před jejím zaevidováním) je možné provést konverzi z moci úřední z elektronické do listinné podoby (tlačítkem Konverze datové zprávy v detailu datové zprávy).

Při použití pravého tlačítka na vybrané datové zprávě se zobrazí menu kontextových nabídek:

Detail

Zobrazí se detail vybrané datové zprávy.

Zaevidovat

Zaevidování datové zprávy na podatelně.

Založit subjekt dle
ID datové schránky Založení subjektu do Jmenného rejstříku dle ID Datové schránky.

Kopírovat

Zkopírování hodnoty daného údaje např. pro vyhledávání ve filtrech.

Hledat

Vyhledávání zásilek dle různých kritérií (dle data a času doručení, odesílatele, způsobu doručení, počtu dokumentů, komponent či vlastníka).

Třídit

Možnost setřídění zásilek (vzestupně či sestupně) podle vybraných sloupců.

Filtr

Možnost filtrování dle kritérií zadaných v okně filtru.

Filtrovat podle hodnoty

Možnost filtrovat podle vybrané hodnoty údaje ve vybraném sloupci bez nutnosti použití filtru (vyhledá všechny záznamy, ve kterých se vyskytuje hodnota údaje daného sloupce, na kterém aktuálně stojí kurzor myši).

Filtrovat mimo výběr

Inverzní výběr - vybere se vše mimo hodnoty údaje ve vybraném sloupci.

Označ vše

Odznač vše

Označit jako nepřečtené

Stažení nových datových zpráv

V Parametrech podatelny je možné nastavit automatické stahování datových zpráv. Poté se v určeném časovém intervalu budou automaticky stahovat datové zprávy.

Pro ruční stažení datových zpráv se stiskne se tlačítko Přijmout - dojde k aktualizaci seznamu doručených datových zpráv; obsluze je oznámeno, kolik nových datových zpráv bylo staženo.

Nově doručené datové zprávy jsou označeny tučným písmem. Po zobrazení detailu datové zprávy je označena jako přečtená (již není označena tučně). Při kliknutí pravým tlačítkem myši lze označit datovou zprávu jako nepřečtenou pomocí akce Označit jako nepřečtené.

Podrobnosti o každé datové zprávě se zobrazí tlačítkem Detail.

Formulář detailu vybrané datové zprávy:

Věc (z datové zprávy)	Přebírá se z datové zprávy, zde nelze upravit.
Odesílatel (z datové zprávy)	ID datové schránky odesílatele, adresa odesílatele DZ - přebírá se z ISDS, nelze změnit. U datových zpráv PFO a PO, které nelze spárovat se subjektem, se zobrazuje také IČO.
Adresát (z datové zprávy)	ID datové schránky adresáta, adresa odesílatele DZ - přebírá se z ISDS, nelze změnit.
Dodáno	Datum a čas dodání datové zprávy - nelze změnit. Doručení datové zprávy V případě, že obec vystupuje jako orgán veřejné moci (OVM), pak je datum dodání zároveň datem doručení. Pokud ale obec vystupuje v rámci správního řízení jako právnická osoba, pak je pro ni okamžikem doručení přihlášení oprávněné osoby do datové schránky. Jakmile by se oprávněná osoba do datové schránky obce vůbec nepřihlásila, dojde uplynutím 10 dnů k doručení fikcí. Obec sama musí rozhodnout, které datum je pro ni závazné – zda datum dodání nebo přihlášení do datové schránky.
ID zprávy	Identifikátor datové zprávy.
Celková velikost datové zprávy	Při příjmu datové zprávy se automaticky vyplní velikost datové zprávy v MB. Jedná se o součet všech příloh, které datová zpráva obsahuje.
ID schránky	ID datové schránky odesílatele. Pomocí tlačítka s ikonkou lupy je možné zobrazit si více informací o dané datové schránce.
K rukám	Doplní se z DZ, je-li uvedeno.
Věc (vzniklého dokumentu)	Přebírá se z datové zprávy, ale lze upravit pro nově zaevidovaný dokument, který vznikne z přijaté DZ.
Odesílatel (pro vzniklý dokument)	Adresa odesílatele tak, jak je evidována ve Jmenném rejstříku.. •Není-li adresa odesílatele nalezena ve Jmenném rejstříku, je datová zpráva označena červeně: "Adresa s daným spojením nenalezena" a je nutno Založit subjekt dle ID datové schránky. Takto se vyhledá datová schránka a vyplní se informace o odesílateli. Případně je možné zaevidovat subjekt ve Jmenném rejstříku skrze tlačítko s ikonkou listu papíru a zeleného znaménka "plus" . •Pokud jsou nalezeny duplicity - je datová zpráva v seznamu označena zeleně: "Nelze automaticky spárovat - nalezeny duplicity" a je nutno vybrat správný údaj pro odesílatele. •Pokud je nalezen subjekt s více adresami, útvary nebo kontakty - je datová zpráva v seznamu označena zeleně: "Nelze automaticky spárovat - subjekt s více útvary nebo kontakty" a je nutno vybrat konkrétního odesílatele (pomocí tlačítka se třemi tečkami).
Zpracovatel	Může se doplnit zpracovatel. Pokud se vyplní již zde, pak po zaevidování DZ se dokument dostane do nabídky Předávané. Určený zpracovatel si jej může převzít v modulu Referent ke zpracování. Pokud se zpracovatel nezadá, dokument se po zaevidování DZ přesune do nabídky Doplnit zpracovatele.
Záložka Přílohy	Tabulka s přílohami datové zprávy. Má-li zpráva více příloh, je jedna označená jako hlavní (main), další jako příloha. Pomocí dvojkliku anebo tlačítka Detail lze přílohy prohlížet. V případě, že se jedná o datovou zprávu do vlastních rukou, nejsou v modulu Podatelna přílohy vidět - uvidí je až určený adresát (zpracovatel) po převzetí dokumentu v modulu Referent.
Záložka Aut. konverze	Záznam o provedení autorizované konverze dokumentu (byla-li provedena).
Tlačítko Zaevidovat	Zaevidování datové zprávy.
Tlačítko Vybrat a další	Zpráva se označí zaškrtnutím check boxu v seznamu zpráv a otevře se detail další zprávy v pořadí.
Tlačítko Zobrazit	Možnost zobrazit originální datovou zprávu v prostředí Form Filleru 602.
Tlačítko Konverze datové zprávy	Možnost provedení autorizované konverze datové zprávy z elektronické do listinné podoby - lze provést již zde, před vlastním zaevidováním datové zprávy na podatelně.
Tlačítko K nahlédnutí	Možnost zpřístupnění dokumentu jiným uživatelům k nahlížení.
Tlačítko Vyřadit z evidence	Možnost vyřadit datovou zprávu z evidence, např. z důvodu spamu.
Tlačítko Odmítnout datovou zprávu	Možnost odmítnout datovou zprávu, pokud ji nechcete evidovat a chcete odeslat automatickou odpověď odesílateli, že nebyla datová zpráva zaevidována.

Založení subjektu dle ID datové zprávy

Pokud není adresa odesílatele evidována ve Jmenném rejstříku tzn. neexistuje adresa s daným spojením typu datová schránka je umožněno založit subjekt dle ID datové zprávy (hromadně pro více červeně označených datových zpráv) pomocí akce Založit subjekt dle ID datové zprávy nad seznamem přijatých datových zpráv či v detailu datové zprávy (jednotlivě) kliknutím na ikonku zeleného plus vedle kolonky Odesílatel a vybrat akci Založit subjekt dle ID datové zprávy.

Po dokončení této akce je založen subjekt ve Jmenném rejstříku s vyplněnými údaji, které jsou staženy z ISDS a adresa je vyplněna dle kódu adresního místa.

Může nastat situace, kdy subjekt již máte evidován ve Jmenném rejstříku, ale bez vyplněného spojení typu datová schránka. V tomto případě se pomocí této akce založí nový subjekt, tzn. dojde k zápisu duplicity ve Jmenném rejstříku, kterou ošetříte ručním sloučením daných subjektů v modulu Jmenný rejstřík (zanecháte nově založený subjekt a k němu sloučíte původní). Předcházet této situaci můžete, pokud si nejprve zkontrolujete zda daný subjekt máte založený ve Jmenném rejstříku.

Zaevidování datové zprávy

Zaevidování DZ se provede pomocí tl. Zaevidovat nebo výběrem nabídky Zaevidovat z menu na pravém tlačítku myši. Zpráva musí být vybrána - musí být zaškrtnutý příslušný check box. Může být vybráno více (nebo všechny) zprávy v seznamu najednou. Zaevidování datových zpráv probíhá na pozadí (je možné v programu dále pracovat) – po dokončení zaevidování se zobrazí informace o dokončení.

Při evidování datových zpráv se při výběru subjektu, který obsahuje více adres, útvarů či kontaktů zobrazí výběr všech dostupných adres, včetně útvarů a kontaktů k danému subjektu, s možností vybrat konkrétního odesílatele.

Zaevidovat je možno pouze takové DZ, u kterých je doplněna adresa z Jmenného rejstříku. Pokud není, obsluha je upozorněna a adresa se musí doplnit - vybrat z Jmenného rejstříku KEO4.

Je-li spárovaná adresa odesílatele s Jmenným rejstříkem KEO4 a není zadán zpracovatel, je zpráva zaevidována - přesune se do nabídky Doplnit zpracovatele. Z příloh se stává 1 dokument, ten má tolik komponent, kolik bylo u DZ příloh. Z přílohy "main" je hlavní komponenta.

Pokud je zadán zpracovatel, je zpráva zaevidována a přesune se do nabídky Předávané dokumenty.

U každé zaevidované datové zprávy ve formátu PDF při zaevidování proběhne automatické ověření elektronických podpisů. Toto ověření probíhá ihned při zaevidování datové zprávy a následně znovu po 24 hodinách, z důvodu možného zneplatnění podpisového certifikátu.

Datový formát se vždy automaticky ověří při zaevidování do spisové služby dle formátového registru PRONOM, který je doporučován Národním archivem. Zda je komponenta ve výstupním datovém formátu lze zobrazit v detailu komponenty na záložce Datový formát či v detailu dokumentu na záložce Komponenty.

V případě zaevidování datové zprávy se ukládá celá datová zpráva ve formátu zfo. jako samostatná komponenta. Tato komponenta se zobrazuje v rámci systémový komponent na záložce Komponenty v detailu dokumentu.

V případě, že přijatá datová zpráva bude obsahovat chybnou - nestaženou přílohu není umožněno ji zaevidovat.

Při zaevidování datové zprávy se automaticky vytvoří a zaeviduje i komponenta s obálkou datové zprávy. Toto PDF/A obsahuje:

• JID,

•Vlastník,

•Věc,

•ID zprávy,

•Stav zprávy,

•Dodáno,

•Přihlášení do DS,

•ID dat. schránky,

•Typ schránky,

•Zmocnění,

•Odstavec,

•Čj. odesílatele,

•Spisová značka odesílatele,

•K rukám,

•Do vlastních rukou,

•Doručeno fikcí,

•Čj. příjemce,

•Spisová značka, přílohy.

Příjem a zaevidování velkoobjemových datových zpráv (VoDZ)

Všem schránkám bude umožněno odesílat i přijímat tzv. Velkoobjemové datové zprávy (zkráceně VoDZ). Limit velikosti je nyní nastaven na 100 MB. Změna se týká nejen veřejnoprávních zpráv (komunikace s OVM), ale také soukromoprávních Poštovních datových zpráv.

Max. počet příloh v jedné datové zprávě není omezen.

V případě, že bude stažena zpráva typu VoDZ, tak se zobrazí uživateli dotaz zda chce uložit celou VoDZ ve formátu zfo. jako komponentu.

•Pokud zvolí "ANO" - stáhne se celé zfo. a uloží jako komponenta typu kontejner jako u běžné datové zprávy

•Pokud zvolí "NE" - zfo. se nestáhne a zaevidují se pouze přílohy datové zprávy a obálka datové zprávy. Je umožněno dodatečně stáhnout zfo. ve lhůtě do do 90 dnů pomocí tl. Zobrazit datovou zprávu ve Formfilleru v detailu zásilky.

K nahlédnutí

Dokumenty obsažené v datové zprávě mohou být zpřístupněny jiným uživatelům k nahlížení.

Po stisknutí tlačítka K nahlédnutí v detailu datové zprávy (anebo stejného tlačítka nad seznamem stažených datových zpráv) se nabídne okno pro výběr pracovních míst. Zde je možné vybrat jednoho či více uživatelů, kteří budou mít po zaevidování datové zprávy právo nahlížet do dokumentů v ní obsažených a provádět konverzi z moci úřední z elektronické do listinné podoby. Nebudou mít možnost dokumenty vyřídit.

Vyřazení datové zprávy z evidence

Může nastat situace, že se obsluha rozhodne staženou zprávu nezaevidovat (např. z důvodu spamu). Na označené zprávě použije tlačítko Vyřadit z evidence.

Zobrazí se okno pro zápis důvodu vyřazení zprávy z evidence - jeho vyplnění je povinné.

Vyřazenou zprávu lze následně najít v Evidenci datových zpráv - zde se dají zobrazit pomocí zaškrtnutého check boxu Pouze vyřazené a je možné je vrátit do evidence (tlačítkem Zaevidovat v detailu zprávy anebo použitím pravého tlačítka myši a volby Zaevidovat).

Odmítnutí datové zprávy

V případě, že nebudete chtít přijatou datovou zprávu evidovat, lze ji odmítnout pomocí akce Odmítnout datovou zprávu. Poté je povinné zadat důvod odmítnutí a následuje dotaz, zda chcete odeslat automatickou odpověď odesílateli. V případě, že budete chtít informovat odesílatele vyberete "Ano" a následně vyberete text automatické odpovědi pro odmítnutí. Odeslaná automatická odpověď je následně evidována v nabídce Evidence datových zpráv.